2023-08-13 10:02
社員総会とは？目的・コンテンツ・準備の進め方と実例6選
社員総会とは、一般社団法人において年に1度実施することが義務付けられている社内イベントで、法律に基づき、前期・当期の事業報告や今後の会社の運営方針、必要に応じて役員人事の発表などを共有・議論をします。
一方、一般企業に実施義務はなく、従業員のモチベーションや相互連携を向上させるための会として開かれることが多いです。
この記事では、社員総会とはなにか？目的やコツ、6つの事例について解説します。
また、イベント開催のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
１．社員総会とは
まずは社員総会の意味や法的な位置づけを確認しましょう。
社員総会は、一般社団法人において、前期・当期の事業報告や今後の会社の運営方針、必要に応じて役員人事の発表などを共有・議論する集会で、全社員が参加して行われます。
最低でも年に1回、前期事業の終了日から3か月以内に開催するよう定められています。
一般社団法人における社員総会は、一般企業における株主総会に似ているので、その違いについても簡単に紹介します。
社員総会と株主総会の違いは、以下の通りです。
| 社員総会 | 株主総会 | |
| 企業の形態 | 一般社団法人など | 株式会社 |
| 参加者 | 社員 | 株主 |
| 根拠法 | 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（第35条） | 会社法（第295条） |
株主総会では、配当金などの利益分配に関する内容も含まれることから、ビジネスライクな内容が中心となります。
一方で社員総会は、一般社団法人では決議を行わなければならないだけでなく、年に1度、社員全員が集まって親睦を深めるというニュアンスも含まれています。
そのため、社員総会は以下のような役割も担っています。
・会社の雰囲気・結束力の向上
・従業員のモチベーションアップ
・経営陣と従業員の意思疎通・相互理解の促進
特に一般企業の社員総会では法律上の義務がないため、上記のニュアンスが強くなることが多いです。
また、社員総会には一般的な対面方式のものに加え、以下のような形式のものも増えています。
・ウェビナー等を使用したオンライン形式
・オンライン形式と対面形式を融合させたハイブリッド形式
いずれの場合でも、基本的には全社員の参加が求められます。
２．社員総会の目的
2022年に行われたアンケートによると、社員総会が行われている背景は以下の通りでした。
出典元：株式会社オージャスト「社員総会のマンネリ化に関する実態調査」
一般社団法人における社員総会の目的は、前期・当期の事業報告や今後の会社の運営方針、必要に応じて役員人事などを全社員で共有・議論することですが、一般企業において社員総会は義務ではありません。
一般企業では以下のような目的で社員総会が行われることが多いです。
・組織のエンゲージメント（組織力）強化
・従業員のモチベーションアップ
・部署の垣根を越えたコミュニケーションの促進
以下で詳しく解説します。
①組織のエンゲージメント（組織力）強化
一般社団法人に限らず、仕事を進めていくと、内容によっては業務が属人化しやすくなることがあります。
また、複数人でまとまってひとつの仕事に取り掛かっている場合でも、それぞれの進捗に応じて業務量に差が生まれるなど、不平・不満が溜まることがあります。
これらの結果として従業員として会社への満足度が低下しやすくなります。
これらを改善して愛社精神を高められるチャンスのひとつが、社員総会です。
従業員が「この企業に勤めていて良かった」「この企業でもっと働きたい」と思えるプログラムを用意しましょう。
②従業員のモチベーションアップ
仕事は、決して楽しいことばかりではありません。
毎日業務を続けていくと、従業員の中にはやる気を失ってしまい、転職・退職を考える人も出てくるかもしれません。
不満が溜まっている職場で退職者がひとり現れると、その分の業務負担が増えて悪循環に陥るケースもあります。
もちろん、日々不満を溜め込まないようにする業務改善は重要ですが、社員総会などの公的な場を利用して、従業員それぞれのモチベーションを改善するのもひとつの方法です。
③部署の垣根を越えたコミュニケーションの促進
通常業務では部署ごとに業務が分断され、業務上で必要な最低限のコミュニケーションしか取られていないケースが大半です。
社員総会では基本的に全従業員が参加するため、部署ごとの垣根を超えた交流が図りやすくなります。
部署を超えたコミュニケーションが促進することで、業務時の報・連・相が円滑に行われやすくなり、トラブルの減少、業務の円滑化が期待できます。
また、業務に対するモチベーションが低下していた従業員も、社内での人事異動を考えられるなど、不満解消のステップにつなげられます。
これらを実践するために、以下のような内容についてよく検討し、最大の効果が上がるよう工夫しましょう。
・功労賞などの表彰
・従業員が面白いと感じられる催し物
・企業理念の再確認
・座席の工夫
これらの目的を達成した先に、生産性の向上や離職・退職率の低下につながることが期待できるでしょう。
３．社員総会のコンテンツ実例
では、実際に社員総会ではどのようなことが行われているのでしょうか。
具体的に確認していきましょう。
①社員総会の基本的なコンテンツ実例
まずは、多くの企業で行われている一連の流れを簡単にまとめます。
（１）代表挨拶
法人の代表者が挨拶を行います。
業績報告など、前期事業結果の細かい内容については、後段の別プログラムで行いましょう。
飲食を伴う形式の社員総会であれば、そのまま乾杯のあいさつに繋がりますので、ある程度簡潔にまとめることがおすすめです。
【ポイント】
・ここでは概略として「良かった」「悪かった」「前々期並み」などの評価を述べる程度に留めましょう。
・当期計画について発表する際も、後段に別プログラムを用意しておき、挨拶では「気を引き締めて頑張りましょう」など、具体的数値に言及しない鼓舞に留めておくのが無難です。
（２）業績報告
社員総会では、前期の事業報告が行われます。
ここでは、具体的な業績の推移、新規の成功事例や失敗事例などを取り上げ、具体的に前期の事業がどうだったのかを振り返ります。
【ポイント】
・オンライン・オフラインにかかわらず、グラフや動画を用いて、視覚的に分かりやすい資料を用意しましょう。
・同じ業績を示すものでも、表形式を用いて数字で表示されているのと、棒グラフや折れ線グラフを用いて図で表示されているのでは、後者のほうが見やすくなります。
・要点をできるだけ簡潔にまとめ、押さえておくべき「良かった点」「改善すべき点」をクリティカルに示せるように工夫します。
（３）表彰
多くの社員総会では、前年度の成績優秀者などに対して表彰が行われます。
【ポイント】
さまざまな理由で表彰を行うと従業員は前向きな気持ちを持つことができ、エンゲージメントの向上や業績アップが期待できます。
・一定期間勤続している従業員
・営業成績優秀者
・すばらしい取り組みをおこなった従業員
（４）方針の共有
当期、そして当期以降の企業活動について、どのようなことを行っていくかを共有します。
【ポイント】
・具体的な数値目標を掲げましょう。
・超長期的な企業運営という視座に立ち、企業がどのような社会的役割を果たすかなどの理念を共有し、従業員の勤労意欲向上や、業務の新しい展開を考えるきっかけにします。
②社員総会の魅力的・個性的なコンテンツ実例
こうした社員総会の一般的なコンテンツ以外にも、独創的なプログラムを準備するケースも少なくありません。
特に参加者にとって楽しいイベント要素の強い内容を実施すると、社員総会に対して前向きな気持ちになったり社員どうしのコミュニケーションが促進するなどの効果が期待できます。
具体的な実例を3つ紹介します。
（1）服装指定
社員総会の場には、スーツ、もしくはオフィスカジュアルな服装で臨むのが一般的です。
しかし、取引先などがいないクローズドな社員総会であれば、ファッションでも楽しさを演出できます。
業種などを考慮し、例えば以下のようにテーマを決めるのも面白いかもしれません。
・テーマカラーを決める（赤を基調としたコーディネート）
・SFチックなコーディネート
・アニメやゲームのコスプレ（仮装）
服装の話題がコミュニケーションのきっかけとなる効果も期待できるでしょう。
【事例：個性溢れるオリジナルTシャツを作成し社員総会で着用したログリー株式会社】
引用：ログリー株式会社
後日回収したアンケートでは、以下のような好評コメントをたくさんいただきました。
・選んだTシャツにも個性が現れていて誰が何を選んだのか見るのも楽しかった。
・個性が出つつもログリーTシャツで一体感も感じられてTシャツでの参加は今後も良いなと感じました。
・オリジナルTシャツで一体感もでるので今回の方が好きでした。
詳しくはこちらをご覧ください。
（2）余興の工夫
余興では、景品付きビンゴ大会などが王道かもしれません。
ただ、ビンゴでは「当たった」「はずれた」という点でしか会話が起こりにくく、従業員同士で何かそれ以上の会話を促進するには物足りないかもしれません。
例えば、会社の昨年の事業実績をクイズ形式で紹介するなど、会社の経営状況や理念について楽しみながら理解を深めてもらう方法もあります。
余興を単なる余興で終わらせるのではなく、そこからどのようなものをくみ取ってもらうかを考慮して企画を立てると、大きな効果が得られるでしょう。
【事例：ゲーム人材事業を手掛ける株式会社コンフィデンス・インターワークスでは、社員総会でゲームのチーム戦を実施】
株式会社コンフィデンス・インターワークスの社員総会では、○✕クイズに勝ち残ったチームで『大乱闘スマッシュブラザーズ』のトーナメント戦を実施しました。
ゲーム画面は会場の大きなスクリーンにも映し出され、一体どのチームが優勝するのか、一同声を上げて応援しました。
対戦したチーム同士熱い握手を交わす姿や、チームメンバー同士で勝利のハイタッチをするシーンもあり、1日のうちにすっかり打ち解けた様子も見られました。
詳しい様子はこちらからご覧ください。
（3）サプライズメッセージ動画
サプライズメッセージ動画も、社員総会を大きく盛り上げることができます。
例えば以下のような動画はいかがでしょうか。
従業員にとって大きなモチベーションアップに繋がるでしょう。
・お客様の感謝の声を営業部署から集めてもらい動画にする
・各部署から各部署への感謝の思いを動画にする
・事業に関係があったり同様の理念の基に活動する著名人からのメッセージ動画
・社員の家族からのメッセージ動画
【事例：メンバーのご家族からのメッセージムービーを放映した、株式会社リアブロードの社員総会】
引用：Wantedly
23年新卒メンバー紹介やチーム目標報告、表彰式、豪華景品ありのクイズ大会などが行われました！代表のサプライズで、メンバーご家族からのメッセージムービーを放映し涙する場面も。
社員総会の様子をYouTubeで見ることもできます。
４．担当者必見！社員総会の準備の進め方
社員総会の準備の手順は以下の通りです。
①開催方法決定（リアル、オンライン、ハイブリッドなど）
②会場の決定および打合わせ（レイアウト、機材、食事など）
③プログラムおよびタイムスケジュール決定
④社員総会開催を知らせる
⑤プログラムの準備
⑥当日の分担決めおよび担当者への連絡
⑦リハーサル
⑧開催
⑨振り返り
以下で詳しく解説します。
①開催方法決定（リアル、オンライン、ハイブリッドなど）
最初に決めなくてはいけないのは、どのような形式で社員総会を開催するかです。
コロナ禍においては各種の配信ツールを利用したオンライン形式の社員総会が広がりました。
また最近は、リアルとオンラインを組み合わせた「ハイブリット形式」での開催も増加しています。
社員総会の目的に沿って、効果的な開催形式を検討しましょう。
以下に、対面形式とオンライン形式、ハイブリッド形式についてそれぞれのメリットとデメリット等をまとめます。
【実例：オンラインで社員総会を開催したベイシス株式会社】
引用：ベイシス株式会社
全国で事業を展開している株式会社ベイシスは、社員同士のコミュニケーション促進や会社への帰属意識を高める目的でオンラインでの社員総会を実施しました。
「支店クイズ」と題した、各支店の人やモノを視聴者参加型のクイズ形式での紹介では、Zoomのコメント欄を回答欄とし、双方向でのやり取りによって、参加している感覚をベイシスのメンバー全員に味わってもらうなどの工夫を凝らしています。
詳しくはこちらをご覧ください。
【事例：ハイブリッド形式で社員総会を開催したJCSグループ】
引用：JCS
JCSグループの社員総会は、会場参加が難しい社員や産休・育休中の社員には、会場の模様をオンラインでライブ配信しました。
また、自主的にメンバーとなった社員たちが企画・運営を担い、日頃の業務ではあまり関わることがない社員同士の交流や連携が生まれる場にもなりました。
詳しくはこちらをご覧ください。
リアル・オンライン・ハイブリッドなどさまざまな開催方法がある中で、どの手法が良いかは企業によって異なります。
よく検討し、自社にとって最良の方法を選びましょう。
②会場の決定および打合わせ（レイアウト、機材、食事など）
従業員数が多い会社がリアル形式で開催する場合は、ホテルの宴会場やコンサートホールのような空間を借りるのが一般的です。
そこまでの人数でなければ、事業所内の会議室や公共施設の会議室を利用する方法も考えられます。
プロジェクターなどの投影機材、マイクやスピーカーなどの音響機材のほか、役員席用のイス・テーブル、従業員席用のイス・テーブルなどを用意する必要があります。
飲食を伴う形式にする場合は、オードブルの手配も求められます。
会場の手配に伴って、イスやテーブルを用意する関係上、どのような座席構成にするのかも、この時点で大枠は決めておく必要があります。
オンラインやハイブリッド形式で実施する場合は、どのツールを使って配信するかを決定しておく必要があります。具体的な選定基準は以下の通りです。
・オンラインでの参加人数
・ツールの使い勝手（参加しやすさ・画面操作など）
※オンラインイベントやハイブリッドイベントについて詳しく知りたい方は以下の記事もどうぞ。
③プログラムおよびタイムスケジュール決定
場所・機材・飲食物の手配が完了したら、より詳しい社員総会の内容（プログラム）を決定していきます。
社員総会の開催時間内にすべてのプログラムが収まるように、各プログラムの時間を調整し、全体のタイムスケジュールを決定します。
この時点で、理事などの役職者に挨拶やプログラムの一部を頼む場合は、あらかじめ配分時間を伝えておくことで、円滑に進めやすくなります。
【プログラム例：YouTubeライブ配信で社員総会を開催した株式会社オロ】
引用：株式会社オロ
プログラム
１．全社・各事業部の発表
２．昇格社員・新入社員紹介
３．コーナー企画「ZACハック」
自社製品「ZAC」はプロジェクトの損益管理や、業務の一元管理が出来るホワイトカラーの生産性向上には欠かせないシステムです。
コーナー企画ではZACのユーザーでもある株式会社オロの社員によって、
・生産性が爆上がりする小ワザ
・操作や入力がラクになるテクニック
・オリジナルの分析方法
…など、様々な知見を社員から募り、その中でも選りすぐりの技が「ZAC ハック」として紹介されました。
詳しくはこちらをご覧ください。
④社員総会開催を知らせる
社員総会は原則として「1週間前までに通達しなくてはならない」とされています。
社員総会は、基本的に全社員の参加が求められる（例外的に、現場の従業員の参加が難しく免除される場合もあります）ため、参加者が変更不可能な予定を組んでしまう前に開催日時を伝える必要があります。
一般社団法人では1〜2ヶ月前、一般企業だと3〜6ヶ月程度前には開催日を伝えておかなければ、スケジュール調整が難しい方がいるかもしれません。
一般社団法人における定時社員総会は「事業年度終了後3か月以内に開く」と法的に定められています。
毎年ある程度決まった月・決まった週に行うなど、年間計画としてあらかじめ決定しておくと見通しが立ちやすいでしょう。
⑤プログラムの準備
プログラムの中には、前年度の事業内容をまとめてスライドショー化したり、動画を撮影・編集したりといった、準備に時間のかかるものもあります。
プログラムが決まり次第、各担当者には余裕をもって連絡を行いましょう。
表彰を行う場合は、表彰対象者の選定や副賞品の発注なども必要になります。
⑥当日の分担決めおよび担当者への連絡
開催の1週間ほど前になったら、再びリマインドを行いましょう。
挨拶をしてくれる方、業績をまとめた資料を作ってくれる方、催し物の担当者など、社内の相手にはもちろんのこと、飲食物を発注している業者や会場先など、手配漏れがないかを再度確認しておくことも重要です。
⑦リハーサル
前日には、一度リハーサルを行いましょう。
全プログラムを通して実施するのではなく、省略できるところは省略して実施します。
特にオンライン形式で実施する場合、当日に機器の操作で手間取らないよう、操作担当者はタイミングやスイッチ、ボタンなどの位置をしっかり把握しておきましょう。
リアル形式の場合は、会場によっては機器操作のサポートをしてくれる方が補助に入ってくれるケースもあるので、事前にその方とも打ち合わせを持っておきます。
⑧開催
リハーサルにのっとって、プログラムを実行します。
飲食を伴う形式であっても、社員総会の担当者は不測の事態に備えて、飲酒は控えておくのが無難です。
⑨振り返り
社員総会終了後は、今回の内容を振り返り、社員総会として良かった点、改善すべき点をまとめておきます。
参加した感想などを広くアンケートでとると良いでしょう。
企業が存続する限り次年度も社員総会は開催されますので、この振り返りを残しておくことで、来期の社員総会をより良いものにできます。
使用した会場や飲食店、ツールに加え、窓口になってくれた担当者の名前も記録しておくと、円滑に話を進めやすくなります。
※イベントの運営についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
５．成功する社員総会のポイント
具体的に、以下のようなポイントに留意することで、社員総会をより充実したものにできます。
①社員総会の目的が明確であること
一般社団法人における社員総会は、前期・当期の事業報告や今後の会社の運営方針、必要に応じて役員人事などを全社員で共有・議論することを目的とした、法律で定められた場です。
一方で一般企業にとって社員総会は義務ではなく、社員の結束を強めたり、企業に対する従業員の理解を深める機会と捉えられている場合が多いです。
社員総会によって
・従業員にどのような感情を持ってもらいたいか
・会社はどのように運営を進めていきたいか
という目的意識を明確化しておきましょう。
それにより、プログラム構成や発表内容についてもある程度まとまりのある、充実した内容の社員総会となることが期待できます。
②準備段階からさまざまな部署の社員を巻き込んで進める
プログラムの詳細を決める段階から、社内のさまざまな意見を取り入れるチャンスは多数あります。
例えば以下のように、各部署や個人を巻き込んで多くの魅力を発掘する機会になると良いでしょう。
・それぞれの部署から社内に向けてアピールしたいことを募集する
・社員みんなで楽しめる企画を広く募集し、社内投票で決定する
従業員一人ひとりを社員総会の主役にすることで、社員総会をより盛り上げることができます。
③プロのサポートを導入して社員総会をさらに魅力的なイベントに
社員総会開催の担当者となった人も、通常業務を行いながら、並行して社員総会の準備を進めることとなります。
多忙な中、手落ちや思いもよらないミス・トラブルの発生やキャパオーバーの可能性も考えられます。
また、新しいアイデアがなかなか出ずにマンネリ化することもあるでしょう。
2022年に行われた「社員総会のマンネリ化に関する実態調査」によると、実は80％以上の人が社員総会のマンネリ化を感じていることがわかります。
出典元：株式会社オージャスト「社員総会のマンネリ化に関する実態調査」
こうした問題点を解決しやすくするのが、イベント会社などの存在です。
一部のお手伝いを行ってくれるサービスから、社内のイベントを完全に代行してくれるサービスまで、幅広い業者があります。
イベント会社に社員総会を依頼すれば、開催に伴ってかかる担当者個人への負担が大幅に軽減されるほか、盛り上がりやすいプログラムの立案、企画制作の社内への割り振りなども実施してもらえるため、社員総会そのもののクオリティが大幅に向上しやすくなります。
自社内で社員総会の開催準備をうまくできそうにない、負担に感じる場合は、イベント会社に協力してもらうのもひとつの方法です。
まとめ
１．定時社員総会は一般社団法人などに法律で開催が義務付けられた意思決定機関です
２．社員総会は、前期事業報告や当期以降の事業見込みなどを共有する、企業の運営に必要な会です
３．催しものなどを盛り込んで、従業員の士気を高め、連携感を向上させるためにも重要な社内イベントです
おわりに
社員総会は、社員が一堂に集まる絶好の機会です。
一般社団法人においては、法律で定められた内容を行うことももちろん大切ですが、法律の有無にかかわらず、企業の理念を再度従業員に理解してもらい、従業員のモチベーションをアップさせ、普段は行いにくい部署間の交流を図るなど、様々な効果が上げられるよう、十分な準備を行いましょう。
また、イベント会社などへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
