2023-08-11 6:21
成功するイベント運営を基礎から徹底解説｜運営マニュアル作成も説明
イベントの運営を任されたものの、どのように企画・運営を進めたら良いか悩む人は少なくないでしょう。
この記事を読めば、企画の立て方から運営マニュアル作成、成功するイベント運営のコツまで基礎からマスターできます。
またイベント運営会社を利用するメリットについても解説していますので、ぜひ参考にしてください。
また、イベント開催のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
1.イベント運営の基本的な流れ5ステップ
まずはイベント運営の全体像を把握しましょう。
ここでは、以下のようにイベント運営の基本的な流れを5つのステップに分けて解説します。
イベント運営ステップ① イベントの目的・ターゲットなどを決める
イベント運営は、開催目的・ターゲットなどを明確にすることから開始します。
イベントの企画段階は、イベントの方向性を決める非常に重要なステップです。
株式会社GENEROSITYが行った調査によると、企業がイベントを通して達成したいこと・ゴールは「ブランドへの好意獲得」や「ブランド認知獲得」で計73％を占めており、「イベントを通じた売上貢献」は22％でした。
自社のイベントの目的・ゴールは何かをまずは明確にしましょう。
そして目的等を明確にしたら、それを元に以下のような内容を十分に検討し、企画書を作成します。
- イベントの開催方法（オンライン・オフライン・ハイブリッド）及び会場
- 開催日
- 人員配置
- プログラム
- イベントを開催するまでの日程
【企画書の例】
引用：株式会社ストラーツ
イベントの企画立案は企画者のみで担当する場合もありますが、企画者がいない場合にはチーム全員で相談しながら決めていきます。
開催目的からターゲットを絞り、ターゲットに見合った開催場所・日時などを検討します。
また、オンラインイベント・オフラインイベント・ハイブリッドイベントのどれにするかも、開催目的やターゲットに照らして決定します。
オンラインイベントはコロナ禍以降、以下のグラフのように実施回数が急激に増加し、63.0％が満足しているという調査結果も出ています。
引用：株式会社博報堂プロダクツ
上記のグラフから、イベントの開催方法としてオンラインイベントもかなり一般化していると言って良いでしょう。
また、開催方法によって予算や必要な機材なども大きく変わります。
会場を借りる場合は、規模にもよりますがある程度の費用がかかります。
オンラインイベントなら会場費はもちろん、当日の人件費などかなりコストを減らすことが可能です。
一方で、オンラインやハイブリッドでのイベントは、パソコン・スピーカー・カメラなどの機材の検討も必要になります。
開催方法や会場の候補を決めたら、問い合わせて希望の日時に空きがあるかも確認しておきましょう。
企画書はできるだけ具体的に記述し、誰が見てもイベントの方向性・全体像が理解できるようにしましょう。
イベント運営ステップ② 会場の手配および必要な機材の用意、コンテンツの準備をする
具体的な企画が立案できたら、企画書に沿って会場の手配、機材の準備を進めましょう。
また、イベントのコンテンツに合わせた準備も必要です。
表彰やビンゴ大会などのお楽しみプログラムがある場合には賞状や景品、セミナーなどを行うのであればパワーポイントなど内容の準備も必要です。
コンテンツの担当者をイベント運営者とは別に依頼しても良いでしょう。
イベント運営ステップ③ ターゲットに合った媒体を使い効果的な告知を行う
企画立案でターゲットを定めたら、集客方法を検討します。
ターゲットに合った媒体を使って、効果的な告知を行いましょう。
集客媒体は、SNS・Webサイト・メールマガジン・雑誌広告などさまざまな種類がありますが、求めるターゲットに対して直接的に宣伝・訴求ができるSNS・動画広告の利用がおすすめです。
特に、ターゲットを絞って広告を出稿するターゲティング機能を利用することで、低コストで高い集客効果を望めます。
心理的に惹かれる言葉や具体的な数字を盛り込むなどの文章テクニックを磨くと、さらに集客効果を高められます。
イベント運営ステップ➃ 実際にイベントを開催して円滑に進行させる
実際にイベントを開催し、円滑に進行させるステップです。
イベント当日は参加者への対応に追われるため、スタッフ同士の連絡が難しくなることがあります。
また、当日はイベント全体を把握できているスタッフだけでなく、当日のみのスタッフもいるかもしれません。
イベント運営マニュアルがあるとスタッフは動きやすくなり、トラブルが発生してもマニュアルに沿って対応できるため安心して運営できるでしょう。
（イベント運営マニュアルについては次章で詳しく解説します。）
イベント運営ステップ⑤ イベント結果を調査・分析して改善点を見つける
イベント終了後は、イベントの目的に照らし合わせて結果を調査・分析し、改善点を見つけましょう。
それによって次回のイベントをより良くすることができます。
株式会社GENEROSITYが行った調査によると、イベントが成功したかどうかを測る指標は以下のグラフのように、「ＳＮＳ拡散数」が35％で最も多くなっています。
ＳＮＳで拡散することで、参加しなかった人にもイベントや会社・サービスなどについての口コミが広がり、ブランドの周知や好感度アップにつながる可能性があります。
イベント中にFacebookやInstagram、X（旧Twitter）などのSNSへの投稿をしてくれた人にプレゼントを用意するなどの工夫をしても良いでしょう。
イベント終了後はSNSでどの程度イベントが拡散しているのかを確認しましょう。
また、参加者からアンケートをとれば、感想などから結果を客観的に見つめることで改善点を見つけやすくなります。
次回のイベントで変更すべきポイントなどを、スタッフと共有しましょう。
2.イベント運営マニュアルに載せるべき8つのポイント
イベント運営マニュアルとは、イベントについての詳細や組織図など、スムーズな進行のためにスタッフが知っておくべき情報がまとめられたものです。
ここではイベント運営マニュアルに載せるべきポイントを8つ解説します。
① イベントのタイトル・日時・会場・主催・登壇者など
イベント運営マニュアルには、イベントのタイトル・日時・会場・主催・登壇者などをはじめに記載します。
さらにイベントの目的・ゴールも記載しておくと、イベントスタッフとしてのやる気を引き出しやすくなります。
また、共催や外部の関係者などがいる場合には、その情報も記載しておくと運営しやすくなります。
② 会場までの主要な交通手段・主要時間・道順
会場までの主要な交通手段・主要時間・道順などをイベント運営マニュアルに記載しておきましょう。
運営メンバーが現地に集合しやすくなり、イベント参加者に質問された際にも便利です。
近隣のコンビニエンスストア・飲食店・自動販売機・ホテルなどの記載もあれば、遠方からの参加者がいる場合でもよりスムーズな案内ができるでしょう。
オンラインでイベントでは、イベントのURLやパスワード、操作方法などがあると良いでしょう。
③ イベント運営スタッフの組織図
イベント運営マニュアルには、スタッフの組織図も記載します。
リーダーや各担当者をわかりやすくしておくことで、スタッフが動きやすくなります。
また、メンバーの組織図がマニュアルに組み込まれているとイベントを仕切っている方へ質問や確認が集中せずに済んだり、担当間で連携しやすくなり、円滑なイベント運営が期待できるでしょう。
➃ 当日のスケジュール表
当日のスケジュール表は、イベントの進行状況の把握・確認に欠かせません。
それぞれの担当業務だけでなくイベント全体の進行を把握できることで、参加者によりきめの細かい対応もできるでしょう。
また、スケジュール表は分単位で詳細に記述し、進行が遅れたときにスケジュール通りの時間に戻せるだけの余裕を持たせておくとスムーズです。
人の流れや場所の移動、メンバーの休憩時間なども踏まえて作成しておきましょう。
スケジュール表を作成すると、時間的に厳しい箇所やメンバーが足りないタイミングなどが見つかることもあるため、早めに作成しておくと対策を練る時間的余裕を持つことができます。
⑤ 使用する機材・備品のリスト
イベント運営マニュアルには、当日使用する機材・備品のリストも記載ましょう。
購入すべきものや、社内申請が必要なもの、外注するものなど、事前に準備しておくものを把握できます。
項目ごとに数量・配置場所・手配責任者・管理者などを記載しておくことで、会場に搬入するタイミングや、搬出の仕方などが把握でき、当日慌てなくて済みます。
⑥ 会場の見取り図・ステージレイアウト
会場の見取り図やステージレイアウトもイベント運営マニュアルに記載します。
受付・控え室・トイレ・駐車場など基本的な設備のほか、来場者の動線も記載しておくと、案内が必要な際にも重宝します。
ステージのレイアウトを途中で変える場合は、すべてのパターンをタイムスケジュールと併せて記載しましょう。
⑦ イベント運営メンバーの配置図
イベント運営マニュアルには、イベント運営メンバーの配置図も記載します。
駐車場の整理・会場内の誘導・参加者対応などの対処を円滑にでき、誰がどこで何を担っているかを把握できるため連携がスムーズになります。
指揮系統図も入れておくと、わからないことを誰に質問したらよいのかも明確になります。
⑧ 緊急連絡先
緊急連絡先もイベント運営マニュアルに必ず記載します。
イベントにトラブルは付きものです。
運営統括や各チームのリーダー、各外部の担当者などの連絡先を入れておくことでトラブルの際に焦らずに対応できます。
⑨ トラブルシューティング
イベント運営マニュアルには、トラブルシューティングを記載しましょう。
予測できるトラブルはあらかじめ対処法を記載し、スムーズなイベント運営を目指しましょう。
3.よくある失敗例から学ぶイベント運営3つのコツ
イベント運営でよくある失敗例から、スムーズなイベント運営のコツを学びましょう。
- 集客で失敗｜企画段階からターゲットに合わせて検討することが重要
- ターゲット選定で失敗｜ターゲットとなる方に喜んでもらえるものを提供する
- 予算オーバーで失敗｜企画書の段階で費用のかかるものを徹底的に洗い出す
詳細は以下のとおりです。
① 集客で失敗｜企画段階からターゲットに合わせて検討することが重要
いくら質の高いコンテンツを用意しても、参加者が少なければ目的は達成されません。
参加者を集めるには企画の段階から、参加したくなる・参加しやすい内容を考え、参加したい人に届きやすい方法で周知することが重要です。
ここでは集客で失敗するよくある原因から、対策を考えます。
原因（１）内容がターゲット層にとって魅力的でない
企画の段階で、ターゲットに合った内容が十分に検討されていない可能性があります。
SNSなどから生の声を拾ったり過去のイベントのアンケートなどがあれば参考にするなど、開催者が行いたいコンテンツでなくターゲットが求めている・魅力的に感じるコンテンツを調査しましょう。
原因（２）日時・場所などがターゲット層にとって参加しづらい
例えばファミリー向けのイベントであれば夕方以降の開催は集客しづらいかもしれません。
学生向けイベントであれば夏休みなどの長期休暇が参加しやすいでしょう。
また、参加しやすい場所は大都市圏が有力ですが、地方の方を考慮してハイブリッドで実施すればさらに便利です。
どのような日時・場所・方法で実施したら参加しやすいのか、よく検討しましょう。
原因（３）イベントの周知が不十分で、ターゲットに届いていない
参加してもらいたい人たちに届けるにはどのような媒体が効果的なのかを検討しましょう。
若い人ならばメール・動画共有サイトなど、インターネットを活用して告知を行うと届きやすいですが、高齢の方に参加してほしいならばハガキのダイレクトメールなど紙面で周知した方が効果的かもしれません。
またビジネスパーソンが対象なら、InstagramよりもFacebookが適しているでしょう。
届けたい人に合わせた周知方法がとられているかをよく確認しましょう。
② ターゲット選定で失敗｜自社サービスのターゲットは誰なのかを明確に
イベントのターゲットが、自社サービスのターゲットに重なっていなければ成果につながらない可能性が高いでしょう。
サービスを開始するときやアイテムを開発時には、どのような方に使ってもらいたいかを明確にしていたはずです。
イベントの目的にもよりますが、自社サービスのターゲットに喜んでもらえる内容とすることで、ブランドのファンが増え、新規リードにつながります。
③ 予算オーバーで失敗｜企画書の段階で予測される費用を徹底的に洗い出す
どんなに理想的なイベントを考えても、予算オーバーでは実現が難しくなります。
企画書の段階で、予測される費用を徹底的に洗い出しましょう。
イベントの内容によりますが、以下のようにさまざまな費用がかかります。
・会場費
・人件費
・機材レンタル代
・飲食費
・講演者への謝礼
・参加者へのノベルティグッズ代
・資料作成費用
過去に同様のイベントを行っている場合には、資料からどの程度の予算で行えそうか確認しましょう。
また、見積もりは複数の業者に早めに依頼しましょう。
もしイベント運営会社への依頼を検討している場合、会社によってサービスの範囲も費用もさまざまです。
予算内でどこまで依頼することができるのか、早めに相談すると良いでしょう。
４.イベント運営会社に依頼するメリット
イベント開催は、自社の力だけで運営するのではなくイベント運営会社に協力してもらう方法もあります。
その分費用はかかりますが、それだけメリットも大きくなります。
ここでは、イベント開催を運営会社に依頼するメリットを紹介します。
① 希望に沿ったイベントを企画・運営してくれる
希望に沿ったイベントを企画・運営してもらえることは、イベント運営会社に依頼する大きなメリットです。
イベント運営会社には企画・開催の経験が豊富にあり、イベント成功のために何が必要かを熟知しています。
また、見積もりをお願いしたり依頼の相談してみると、予算内で何ができるのか、できないのかが見えてきます。
イベントの目的や予算が決定したら、複数のイベント運営会社に見積もりを依頼し、自社のみで運営するかイベント運営会社に協力してもらうか検討してみると良いでしょう。
② イベント運営に労力をとられずにすむ
自社でイベントの企画から運営までを行うと、不慣れな点も多く、作業に膨大な時間や労力がかかる可能性があります。
イベント運営会社に協力してもらうことで自社スタッフの作業量を減らすことができ、自社サービスについての配布資料の充実など力を入れたい部分に集中することができます。
② オリジナリティの強いイベントを企画してもらえる
オリジナリティの強いイベントを企画してもらえることも、イベント運営会社に協力してもらうメリットです。
株式会社GENEROSITYが行った調査によると、KPI達成のために必要と思われる要素は「企画の目新しさ」が40％を占めています。
自社で毎年イベントを開催していると、企画がマンネリ化しがちです。
イベント運営会社に依頼することで、過去に行ったイベント経験を生かしながらオリジナリティの強いイベントを作ることができるでしょう。
まとめ
１．イベント運営の基本的な流れを知ることが大切。特に企画は綿密に。
２．イベント運営マニュアルはスムーズな実施のために重要。ポイントを外さずに作成しよう。
３．イベント運営でよくある失敗を知り、その対策を知ることが成功への近道。
おわりに
イベントは、目的の設定・企画・スケジュールの立案・準備・イベント開催・振り返りが一連の流れになります。
イベント終了後は、アンケートの分析や課題抽出などを行い、次回のイベントに役立てられるよう、最後までしっかり行いましょう。
一方で自社でイベントを運営すると、業務の負担にもなります。
イベント運営会社へ相談すれば、負担は少なくインパクトの大きいイベントを企画・運営できるかもしれません。
一度検討してみてはいかがでしょうか。
また、イベント開催のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
