2023-09-20 5:45
企業イベントを９事例で解説！企画書実例・開催手順・成功のコツ
株式会社JTBの調査によると、2022年度のイベント開催予算の例年比較ではどの社外向け企業イベント種別においても40％以上が予算を増加させており、ビジネスイベントの拡大傾向が推測されます。
引用：株式会社JTB | ビジネスイベントに関するアンケート調査
また、株式会社JTBコミュニケーションデザインによる調査で社内イベント実施後の職場の変化について聞いたところ、全体では、「職場の中でコミュニケーションが増えた」（45％）が最も高く、以下、「他の部門と仕事がしやすくなった」(42％)、「仕事に対するモチベーションが上がった」（42％）が上位に挙がっています。
これらの調査から今後も企業イベントの需要は大きいと思われますが、一方で企業イベントを実際に作り上げるとなると何から手を付けたらよいのか迷う方も多いでしょう。
この記事では、まずはさまざまな種類の企業イベントの成功例をたくさん知っていただき、その上で具体的な進め方や成功のポイントを解説しています。
また、苦手な方が多いと思われる企画書の実例も載せていますので、企画書作成の一助になります。
イベントをより成功に近づけるため、ぜひ参考になさってください。
もし、社内イベントをエキスパートに依頼して
・適切な会場、アイディアを提案してほしい
・司会進行、有名人のキャスティング、音響・照明・映像などを手配してほしい
・予算内で最大限楽しめるイベントを実施してほしい
などのご希望がある場合、株式会社ストラーツをオススメします。
１．企業イベントとは？事例で解説
企業イベントは、「企業が開催するイベント」の総称です。
目的によって、社外向けのイベントと、社内向けのイベントに大別されます。
それぞれについて、詳細に解説します。
①社外向けの企業イベント
ここでは社外向け企業イベントの主な種類を実例を踏まえてご紹介します。
（１）新商品/サービスのPR
一般ユーザーを会場に招待して開催する、BtoC型の企業イベントです。
商品の実演や、芸能人などを呼んで宣伝協力をしてもらうケースや、新聞・テレビ・インターネットなどのメディアに取り上げてももらってさらに広いユーザーに訴求する方法もあります。主な目的は販促です。
【事例 | トヨタ自動車株式会社の新型プリウス発表会】
2022年11月に、新型プリウスの発表会が行われました。
「トヨタ・プリウス」は1997年に発売されて以来多くのユーザーに支持されている、言わずと知れた名車のひとつです。
電気自動車（EV車）への転換が叫ばれ、トヨタも水素エンジンを研究する中で発表されたこの新型プリウスですが、当初から一貫したハイブリットエンジンを搭載しています。
新型プリウスの発表会では、商品の魅力を紹介するだけでなく、なぜハイブリットカーが必要なのか、トヨタの企業としての考え方も同時に伝える役割を果たしました。
引用：https://toyotatimes.jp/toyota_news/1012.html
（２）展示会
複数企業が新商品などのPRを行う、BtoB型がメインの企業イベントです。
中古車をユーザーに向けて販売するBtoC型のイベントもあります。商談ブースが設けられていることもあり、参加者がその場で商品を体験して、ビジネス上のつながりを持ったり、契約をしたりします。
【事例 | アイブリッジ株式会社の展示会】
画像はセルフ型アンケートツールFreeasyを手掛けるアイブリッジ株式会社の展示会の様子です。
アイブリッジ株式会社では展示会に出展するにあたり、以下のような工夫を行いました。
・色は記憶に結びつきやすいため、来場時はもちろん、後日フライヤーやサービスサイトを見たときにイメージが一致するようFreeasyのブランドカラーである水色を活かしたブース設計
・ブース内ではFreeasyの紹介動画を流す
・ブースの雰囲気に合わせたフライヤーデザインやロゴTシャツの刷新
・通路から文字がしっかり読めること（視認性）や、興味を引いたら直ぐにサービスを体験できるような導線となるような工夫
デザイナーや営業担当者をはじめとする展示会チームが一丸となって、数か月前からアイデアを出し合い、最高のブースが作ることができました。
引用：https://freeasy24.research-plus.net/blog/c261
（３）株主総会
自社の株式を保有している資本家を対象にした社外向け企業イベントです。
前期の成績や今期の目標、経営計画、配当金などについての提案と議決、質疑応答などを行います。株式会社では株主総会を年に1度以上開くことが義務付けられており、株式会社の健全な企業運営のために必要なイベントでです。
【事例 | 三菱UFJフィナンシャル・グループ の株主総会】
2022年に行われた株主総会では以下について説明がなされ、株主からのさまざまなご質問に回答しました。
・前年度の実績報告
・次年度の業績目標
・中期経営計画の進捗
・サステナビリティへの取り組み
・資本政策
また、株主とのコミュニケーションを深めるために、株主総会前に事前質問を受け付け、総会当日に一部回答を行うとともに、当日の模様を自宅等でも見ることができるよう、インターネットによるライブ配信を実施しました。
引用：https://www.mufg.jp/ir/stock/meeting/2023/index.html
（４）授賞式
一企業や複数企業が協力して、業界全体を盛り上げる目的で実施する企業イベントです。
有名なものであれば、『日本レコード大賞』などが挙げられます。規模を大きくする場合は、協賛をもらうなどしてメディアミックスするのが一般的です。
【事例 | 東京コピーライターズクラブの授賞式】
東京コピーライターズクラブ（TOKYO COPYWRITERS CLUB : TCC）では、前年度に実際に使用された広告の中から優秀作品を選出し、授賞式を行っています。
新型コロナウイルスの感染拡大中は状況を鑑み、会場には受賞された方のみお集まりいただきました。会員および関係者のみなさまには、オンライン中継を通して、授賞式の模様をお届けしました。
内容は以下の通りです。
・会長より開会のあいさつ
・審査委員長による講評
・各賞の表彰および受賞者あいさつ
・祝辞
引用：https://www.tcc.gr.jp/newsletter/133036/
（５）企業説明会
就職希望者に向けて情報を発信することを主目的とした企業イベントです。
自社の魅力や競合他社・業界に対する理解を深めてもらい、就職後のミスマッチを減らします。自社が単独で企業説明会を開催する方法や、合同企業説明会に参加するという方法もあります。
【事例 | 旭化工株式会社が参加した合同企業説明会】
画像は、旭化工株式会社が合同企業説明会に参加した様子です。
旭化工㈱はBtoB企業です。CMやテレビでの宣伝が少なく世間一般的には知名度が低いため、合同企業説明会においては就活生が集まりにくいという不利な点があります。
そのため、以下のような点に気を配ったそうです。
・装飾は旭化工㈱のイメージカラーの青でパネルや椅子カバーなど統一
・清潔感のあるブース
・会社説明では、BtoBのプラス点や真面目な社風と安定企業である事をアピール
・詳しい仕事内容を説明する為、営業部や技術部の方々も参加
引用：https://ameblo.jp/asahi-kakou/entry-12770153511.html
②社内向けの企業イベント
社内向けの企業イベントは社員の傾向に合わせてイベントの内容を決めることができるので、社外向けの企業イベントに比べて自由度が高く、それぞれの企業の特色を出すことができます。
社内向けの企業イベントには、以下のようなものがあります。
（１）社員総会・キックオフミーティング
社員総会とは、一般社団法人において年に1度実施することが義務付けられており、事業報告や今後の会社の運営方針、必要に応じて役員人事の発表などを共有・議論する企業イベントです。
一方、一般企業に実施義務はありませんが、従業員のモチベーションや相互連携を向上させるための会として開かれることが多いです。「キックオフミーティング」と呼ばれることもあります。
【事例 | 株式会社オークファンの社員総会】
株式会社オークファンでは、社員総会でシャッフルランチも開催しました。
社員総会の内容は以下の通りです。
・方針発表
・各事業の業績発表
・新規事業の説明
・授賞式
シャッフルランチでは、社員総会後には部署関係なくランダムに分かれて昼食をとりました。
社員総会はどうしても硬い内容になりがちですが、シャッフルランチを取り入れたことで社員どうしのコミュニケーション促進効果が期待できます。
引用：https://www.wantedly.com/companies/aucfan2/post_articles/524383
社員総会については以下の記事でも詳しく解説しています。
（２）周年イベント
企業創立から10年や20年など、区切りのいいタイミングで行う企業イベントです。
自社の社員対象に開かれるもの、取引先の上役や社員の家族なども参加できるもの、顧客まで巻き込んだものまで、目的に合わせたさまざまな形式があります。
周年イベントは、社内パーティー形式で行われるものからこちらの事例のようにお客様も巻き込んだイベントにするものまでさまざまです。
また、周年限定のノベルティの作成やイメージキャラクターの作成、ホームページのリニューアルなど、個性的なアイデアを練る企業もあります。
【事例 | 松坂屋上野店の周年イベント】
松坂屋上野店では「おかちまちパンダ広場」10周年の記念イベントとして、ファーマーズマーケットやさまざまなアーティストによる音楽ステージ、芸術体験ワークショップなどを3週連続で行いました。
引用：https://shopblog.dmdepart.jp/ueno/detail/?cd=088470&scd=003235
（３）スポーツ・ゲームイベント
従業員同士の結束を強めることを主目的として、運動会やゲーム大会などのレクリエーションを開催することもあります。
部署の垣根を超えたコミュニケーションを促すと同時に、体を動かすことで健康の維持増進も図れます。
ほかにも、ゲームやクイズ大会などのイベントも、コミュニケーション促進やモチベーションアップを目的として人気があります。
【事例 | トヨタ自動車株式会社の社内駅伝大会】
トヨタ自動車株式会社では毎年12月に「社内駅伝」が開催されています。
毎回、500チーム以上・ランナーは数千人・応援も含めると全参加者は３万人超となる超大規模スポーツイベントです。
2022年には初めてYouTubeを利用したオンライン配信で遠隔の人ともつながれるようなチャレンジをしました。
引用：https://toyotatimes.jp/toyotatimes_live/238.html
（４）社員旅行/食事会
慰安目的で、社員同士の旅行・食事会・飲み会などを企業イベントとして実施することもあります。
旅行先や食事の内容などは、社内でアンケートをとったり社内投票などで決めるのも、準備段階から盛り上がって良いでしょう。
【事例 |株式会社羅針のバーベキュー】
株式会社羅針では、社内レクリエーションの一環として、バーベキューを開催しました。
参加者どうしのコミュニケーションがはかれるよう、中央にコンロ全てを置き、火おこしからみんなが顔を合わせて談笑できる工夫を行っています。
また、バーベキューだけでなく、ビンゴ＆じゃんけん大会も恒例で、ギフト券、ディズニーチケット、ゲーム機などなどかなり良い景品が用意されているので参加者の満足度も高いことでしょう。
引用：https://rasin.jp/blog/event/bbq-2019/
以下の記事では社内イベントの事例を豊富に紹介しています。さらに知りたい方はぜひ参考にしてください。
２．2023/2024年 最新の企業イベント情報
ここではこれから開催する最新の企業イベント情報をご紹介します。
自社企業のイベントの参考に、実際に参加してみるのも良いでしょう。
①ad:tech tokyo
世界の主要都市で開催されるマーケティング・カンファレンスの『アドテック』が、2023年10月19日、20日の2日間日程で、東京ミッドタウン、ザ・リッツカールトン東京にて開催されます。
アドテック東京は2015年から毎年開催されており、過去にはアドテック関西やアドテック九州なども開催された実績があります。
自社サービスやブランドの認知拡大、既存顧客とのコミュニケーションの場などとして利用可能です。
アドバイザリーボード（諮問委員会）としてイオン、ソフトバンク、サントリー、日本マクドナルド、日本マイクロソフト、アマゾンジャパンなどの大企業の役員級が名を連ねており、さらに国家機関である人事院の人事官も参加しています。
②デジタルマーケティングEXPO
デジタルマーケティングEXPOは、2023年10月25日（水）～10月27日（金）に幕張メッセで開催されるデジタルマーケティングに関する製品が多数出展する展示会です。
来場者は個別の出展をチェックして、自社が抱えている課題の相談や、具体的な見積もり、導入までのスケジュールなどを打ち合わせできます。
加えて、日本マイクロソフトやアリババなどの大手企業で役員やエリアマネージャークラスのトップランナーによる併催セミナーも実施されます。
③調達DXカンファレンス｜Procurement DX Summit 2023
2023年10月18日(水)開催。
企業の調達・購買部門の方々を対象に、日本、そして企業の未来にとって重要な役割を担う「調達DX」をテーマとして、過去最大級となるオンラインカンファレンスです。
オンライン開催なので気軽に参加しやすいです。
④XR Kaigi 2023
2023年12月18日(月)〜12月22日(金)開催。
「さらに未来に近づく10年へ」をテーマに、バーチャル領域（XR/メタバース/VTuber）の担い手がノウハウや技術をシェアし、繋がり、高め合うことを目的に開催されるハイブリッド型イベントです。
⑤彩の国ビジネスアリーナ2024
2024年1月17日(水)～1月31日(水)開催。
中小企業の受注拡大・販路開拓、技術力向上を促進するため、リアル・オンライン双方のメリットを生かした、広域的な企業間連携等による新たなビジネスチャンス創出の場を目指すハイブリッド型のイベントです。
ほかにも数多くの企業イベントが開催されます。
以下の記事では200のオンライン・ハイブリッド型のイベントをご紹介していますので参考にしてください。
３．企業イベントを開催するための手順
ここでは企業イベントを開催する手順を解説します。
①企画の構想
まずは、どのような企画を開催するかを決定する必要があります。
企画を考える際には、いきなり具体的な構成をつくるのではなく「誰を対象として」「何を目的として」実施するのかをはっきりさせておくことが大事です。
目的を明確にすることで、対象が、社員なのか、取引企業なのか、一般ユーザーなのかがはっきりします。
そして同じ新商品の発表会であっても、
・既存の顧客層に対して販売促進を目的とする発表会
・新規の顧客層に対して自社商品を知ってもらうことを目的とする発表会
では、紹介したい内容、手厚く解説したいポイントが変わってきます。
イベントの目的と対象をできる限り詳細に描いておくことで、どんな企画が効果的であるか検討しやすくなります。
また、対象者と目的が決まったら、そのイベントの目玉となるものを決定します。
有名人を招待したり、自社内での発表会など、そのイベント内で最もインパクティブな点について、目的と対象に照らし合わせながら構想を練りましょう。
②（外部の人に協力を依頼する場合）企画の打診・会場の空き状況の確認
講師や芸能人など外部の人に参加してもらうような企画を考えている場合、企画書を完全に作り上げる前に、開催日時が決まった段階で打診しましょう。
依頼を受けてもらえない内容である場合や、すでにスケジュールが埋まっていたり予算オーバーなど、依頼できないこともあります。
ただし、この打診時はあくまでも「打診」であり、「依頼」ではない点に注意が必要です。
企画書が通らなかった場合にはあらためてお断りの連絡を入れなくてはいけません。
依頼料についても確認し、企画書に盛り込めるように準備しておきます。
同様に、会場を借りる場合はその空き状況や会場費についても確認しておきましょう。
③企画書の作成
対象者・目的・企画が決まったら、実際の企画書にその内容を記述していきます。
企画書は、立案者の頭の中にあるものを文書化してイメージを共有するためのものです。
「～かもしれない」や「～だと思う」のような、曖昧な語句を使うのは極力避けましょう。
企画書の作成に際しては、以下の「6W2H」を意識することで、抜けや漏れのない、伝わりやすくまとまりのある企画書が作成できます。
・When（いつ）：開催日時
・Where（どこで）：開催場所
・Who（誰が）：主催者
・Whom（誰に）：対象者
・What（何を）：具体的に実施する企画
・Why（どうして）：イベントの開催目的
・How（どのように）：イベントの開催に向けたスケジュール・当日の動き
・How much（いくらで）：予算
これらをイメージしながら企画書を構成すると、下のような構成の企画書が作成できます。
企画書作成の参考になさってください。
④（外部の人に協力を依頼する場合）依頼先との打ち合わせ
外部の人に協力を依頼する場合、企画書が通ったら、実際にその方へ再度連絡をして、スケジュールを押さえてもらいます。
日時や場所、イベントの主目的、イベントでしてほしいこと、衣装などについて伝えておき、あとはそれらの内容に変更があった際にはすぐに連絡を取れるようにしておきます。
⑤会場・オンラインシステム・飲食物の手配
実際に使用する会場や飲食物の手配を進めます。
オンラインやハイブリッドでイベントを実施する場合は、使用するオンラインシステムを準備します。
会場については、例年同時期に同じ場所を借りているのであれば、1年前のイベント時点で翌年度分の施設利用を打診しておくとスムーズにイベントの計画を進められます。
また、イベントに伴って旅費交通費の支給が必要になる人員の移動が発生する場合は、移動手段の予約も早めに行います。
⑥（必要な場合は）人材派遣会社などへの連絡
イベントの規模が大きく自社の人員だけでは無理がある場合は、イベントスタッフの派遣を依頼する必要があります。
⑦イベントの企画担当者の決定と打ち合わせ
イベント内で行うさまざま企画などについて話し合います。
まずは企画の担当者を決め、それぞれの担当者がプロジェクトチームを作る形式で進めると抜け漏れが減らせます。
企画の担当者にもイベントの趣旨・目的を伝え、目標を共有することはイベントの成功のためにとても重要です。「社内の人間だからわかっているはず」と思わず、丁寧に伝えましょう。
また、役員など社内での地位が高い人や招待客などに挨拶等を依頼する場合は、数か月～半年前のできるだけ早い段階で依頼しましょう。
⑧運営マニュアルの作成
企業イベント当日は、社内・社外のさまざまなスタッフが関わります。
スタッフ全員が最低限共有しておくべきことを運営マニュアルにまとめておくことで、スムーズなイベント運営が期待できます。
運営マニュアルには以下の内容を盛り込むと良いでしょう。
１． イベントのタイトル・日時・会場・主催・登壇者など
オンラインでイベントでは、イベントのURLやパスワード、操作方法などの解説があると良いでしょう。
また、イベントの目的・ゴールも記載しておくと、イベントスタッフのやる気を引き出しやすくなります。
２． 会場までの主な交通手段・所要時間・道順
近隣のコンビニなども記載しておくとお客様に質問されたときにスムーズです。
３． スタッフ組織図・配置図
スタッフは誰なのか、リーダーや各担当者をわかりやすくしておくことで、スタッフが動きやすくなります。
４． 当日のスケジュール
早めに作成することで、時間的に厳しい部分やスタッフが不足している部分などが見つけやすくなります。
５． 使用する機材・備品のリスト
数量・配置場所・手配責任者・管理者などを詳細に記載しておくことで、会場に搬入するタイミングや、搬出の仕方などをスタッフ全員で共有できます。
６． 会場の見取り図・ステージレイアウト
会場についての質問には、どのスタッフも答えられるようにしておくとスムーズです。
７．緊急連絡先
チームのリーダーやイベント責任者などの連絡先を入れておけば、トラブル発生時にもスムーズに対応しやすくなります。
８．トラブルシューティング
予測できるトラブルについて対応策を明記しておくことで、各担当である程度は処理できることが期待できます。
⑧リハーサル
当日までにさまざまな企画打ち合わせを行って作ったものを、前日までに一度リハーサルします。
詳細な内容は省略しても差し支えありませんが、機器トラブル時の対処など、不測の事態への対応も含めて打ち合わせを行います。
⑨当日の進行
当日は、リハーサルで確認した手順通りにイベントを進行していきます。
⑩会計処理・フィードバック
イベント終了後は、経費計算を行います。
外部への依頼などを行っている場合には、相手への謝礼の支払いも行います。
また、イベント全体を通しての総括を行います。
スタッフや来場者にアンケートを記入してもらうなどして、成功した内容や失敗した内容（今後の課題）について参加者目線・スタッフ目線のそれぞれをまとめられると良いでしょう。
同時に、今回のイベント開催で達成したかった目標がどの程度達成されているかも確認します。
イベント運営については以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
４．企業イベント成功のためのポイント
企業イベントを成功させるためには、次のような点が重要です。
①目的・対象者をはっきりさせる
企画書作成前に必ず目的と対象者を確認します。できるだけ具体的・詳細に設定することが大切です。
これがあいまいになっていると、「何のためにイベントを開催しているのか」が判然とせず、目的からずれたイベントになってしまう可能性があります。
毎年定例的に行っているイベントであっても、何を目指して、どのような効果を期待してイベントを実施するのか、再確認してからスタートするよう心がけましょう。
②費用対効果は適当かを考える
イベントを実施するとなると、会場費・飲食費・機材代など、かなりの費用がかかります。
それらの支出を行ってでも得られるメリットを明確化しておきましょう。
例えば新商品の発表会の場合、その発表会を行ったことによって得られる将来的な売上額の増加が、イベントの開催費用を上回らなくてはいけません。
よりコストをかけてでもイベント規模を大きくすべきなのか、コストを抑えて確実な利益を狙いに行くのかを、3C分析やSWOT分析などから検討していく必要があります。
また、決められた予算の中で最大の効果を得ることが可能な内容であるかをよく検討することも重要です。
③イベント制作のプロに依頼することを検討する
自社イベントを社員の手で作り上げることはメリットもありますが、通常業務に支障が出るなど無理があるならばイベント制作会社などに代行してもらうかを検討することも重要です。
イベント制作会社なら、豊富な知識と経験から円滑で効果の大きなイベントの企画・運営が期待できます。
費用は自社ですべてを手配する場合よりもかかりますが、イベント開催のために割かれる人員コストや実際に開催されるイベントのクオリティを考えると、イベント制作会社に一度見積りをお願いしてみるのも良いのではないでしょうか。
まとめ
１．社内企業イベント・社外企業イベントには、さまざまな種類がある。まずはさまざまな事例を知ることが企業イベント開催の第一歩
２．企業イベントの実施で企画構想と企画書作りは非常に重要
３．イベントを成功させるためには目的意識・コスト意識をしっかり持つ
おわりに
企業イベントは、誰に向けて行うか、規模はどの程度かなど、種類も性質もさまざまです。
どのような相手に、どのような目的で、どのような費用対効果でイベントを実施するのかを大切にすることで、イベントの質や効果は大幅にアップするでしょう。
もし、社内イベントをエキスパートに依頼して
・適切な会場、アイディアを提案してほしい
・司会進行、有名人のキャスティング、音響・照明・映像などを手配してほしい
・予算内で最大限楽しめるイベントを実施してほしい
などのご希望がある場合、株式会社ストラーツをオススメします。
