2023-08-11 6:21
イベント運営の流れ｜企画から開催後まで、運営マニュアル作成方法
イベントの運営を任されたものの、どのように企画・運営を進めたら良いか悩む人は少なくないでしょう。
この記事を読めば、企画の立て方から運営マニュアル作成、成功するイベント運営のコツまで基礎からマスターできます。またイベント運営会社を利用するメリットについても解説していますので、ぜひ参考にしてください。
また、イベント開催のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
目次
1.イベント運営の基本的な流れ5ステップ
まずはイベント運営の全体像を把握しましょう。
ここでは、以下のようにイベント運営の基本的な流れを5つのステップに分けて解説します。
イベント運営ステップ① 目的の明確化と企画書作成
イベント運営は、開催目的・ターゲットなどを明確にすることから開始します。
開催目的は企業によりさまざまなことが考えられますが、株式会社GENEROSITYが行った調査によると、企業がイベントを通して達成したいこと・ゴールは以下のグラフの通り、「ブランドへの好意獲得」や「ブランド認知獲得」で計73％を占めており、「イベントを通じた売上貢献」は22％でした。
目的等を明確にしたら、それを元に以下のような内容を十分に検討し、企画書を作成します。
| ●イベントの開催方法（オンライン・オフライン・ハイブリッド）及び会場 ●開催日 ●人員配置 ●プログラム ●イベントを開催するまでの日程 |
【企画書の例】
イベントの企画立案は企画者のみで担当する場合もありますが、企画者がいない場合にはチーム全員で相談しながら決めていきます。開催目的からターゲットを絞り、ターゲットに見合った開催場所・日時・内容などを検討します。
会場選定については以下の記事も参考にしてください。
また、オンラインイベント・オフラインイベント・ハイブリッドイベントのどれにするかも、開催目的やターゲットに照らして決定します。
オンラインイベントはコロナ禍以降、以下のグラフのように実施回数が急激に増加し、63.0％が満足しているという調査結果も出ています。
上記のグラフから、イベントの開催方法としてオンラインイベントはかなり一般化していると言って良いでしょう。
また、開催方法によって予算や必要な機材なども大きく変わります。
会場を借りる場合は、規模にもよりますがある程度の費用がかかります。オンラインイベントなら会場費はもちろん、当日の人件費などかなりコストを減らすことが可能です。
一方で、オンラインやハイブリッドでのイベントは、パソコン・スピーカー・カメラなどの機材の検討も必要になります。
開催方法や会場の候補を決めたら、希望の日時に空きがあるかも確認します。
さらに、当日のプログラムを検討し、企画書を仕上げます。
企画書作は以下の６W２Hについて明確にすることで、具体的かつ誰が見てもイベントの方向性や全体像が理解できるものを作成することができます。
| WHO【誰が】 | 主催者は誰か、スタッフは誰か、参加者（ターゲット）は誰かを明確にします |
| WHEN【いつ】 | 開催日と、それに向けた準備のスケジュールを明確にします |
| WHERE【どこで】 | イベント会場候補を明確にします |
| WHAT【何を】 | イベントの内容、プログラムを明確にします |
| WHY【なぜ】 | イベントの目的や、プログラムがターゲットにとってメリットがあることを明確にします |
| HOW【どのように】 | イベント運営方法を明確にします |
| HOW MUCH【いくら】 | イベントの予算を明確にします |
| WITH WHOM【誰と】 | スポンサーやイベントを共同で運営する団体・会社などを明確にします |
イベント運営ステップ② 運営マニュアル作成と準備
具体的な企画が立案できたら、企画書に沿って会場の手配、運営マニュアルの作成にとりかかります。運営マニュアルを作成することで、イベント運営に必要な機材やスタッフの数など具体的なことが明確になります。（運営マニュアルについては次章で詳しく解説しています。）
運営マニュアルに沿って準備をを進めましょう。
また、イベントのコンテンツに合わせた準備も必要です。
表彰やビンゴ大会などのお楽しみプログラムがある場合には賞状や景品、セミナーなどを行うのであればパワーポイントなど内容の準備も必要です。
コンテンツの担当者をイベント運営者とは別に依頼しても良いでしょう。
また、イベント後に振り返りを行い次回に繋げられるよう、アンケートも準備しておきます。イベントのターゲットに合わせて、紙面で準備するか、Googleフォームなどネットを活用するか、両方準備するかなどを検討しましょう。また、アンケートの回収率を高めるためにプレゼントなどを用意するのもおすすめです。
イベント運営ステップ③ 集客
企画立案でターゲットを定めたら、集客方法を検討します。
ターゲットに合った媒体を使って、効果的な告知を行いましょう。
集客媒体は、SNS・Webサイト・メールマガジン・雑誌広告などさまざまな種類がありますが、求めるターゲットに対して直接的に宣伝・訴求ができるSNS・動画広告の利用がおすすめです。ＳＮＳで拡散することで、参加の有無に関わらずイベントや会社・サービスなどについての口コミが広がり、ブランドの周知や好感度アップにつながる可能性があります。
イベント中にFacebookやInstagram、X（旧Twitter）などのSNSへの投稿をしてくれた人にプレゼントを用意するなどの工夫をしても良いでしょう。
特に、ターゲットを絞って広告を出稿するターゲティング機能を利用することで、低コストで高い集客効果を望めます。
心理的に惹かれる言葉や具体的な数字を盛り込むなどの文章テクニックを磨くと、さらに集客効果を高められます。
集客はイベント成功のために重要である一方、ノウハウがないと難しい場合が少なくありません。集客について不安がある場合は、集客が得意なイベント会社に相談することも検討すると良いでしょう。
イベント運営ステップ➃ イベント開催
実際にイベントを開催し、円滑に進行させるステップです。
イベント当日は参加者への対応に追われるため、スタッフ同士の連絡が難しくなることがあります。
また、当日はイベント全体を把握できているスタッフだけでなく、当日のみのスタッフもいるかもしれません。
イベント運営マニュアルをスタッフ全員がよく確認しながら動くことが重要です。
イベント運営ステップ⑤ イベント結果の調査・分析
イベント終了後は、イベントの目的に照らし合わせて結果を調査・分析し、改善点を見つけましょう。
株式会社GENEROSITYが行った調査によると、イベントが成功したかどうかを測る指標は以下のグラフのように、「ＳＮＳ拡散数」が35％で最も多く、続いて集客数、コンテンツ体験数、配布物の配布数が続いています。
また、参加者からアンケートをとれば、感想などから結果を客観的に見つめることで改善点を見つけやすくなります。
参加者と連絡が取れるのであれば、イベント参加のお礼を伝えつつ感想や意見を直接聴くことで、参考になるだけでなく営業など次につながる良い機会にもなるでしょう。
次回のイベントで改善すべきポイントなどを、スタッフと共有しましょう。
2.イベント運営マニュアルとは？載せるべき11のポイント
ここではイベント運営マニュアルについて紹介します。
①イベント運営マニュアルとは
イベント運営マニュアルとは、イベントに関わるスタッフが知っておくべき情報をまとめたものです。
スタッフが知っておくべき情報とは、参加者に知らされているイベントの日時や会場、当日のプログラムはもちろん、スタッフの役割分担や、緊急時の対応方法や責任者の連絡先など運営に欠かせない内容です。
担当業務だけでなく、スタッフ全員が統一した内容を把握しておくことで、スムーズな運営が期待でき、イベントの質の向上、お客様の満足度アップなどにつながるでしょう。
イベント運営マニュアルの作成で注意すべき点は、以下の通りです。
| 最新情報であること | 変更のたびに最新のマニュアルをスタッフ全員で共有します。 |
| 情報漏洩に注意を払う | 運営マニュアルには個人情報をはじめ外部に漏れてはならない情報があります。マニュアルが更新された際や、イベント終了後には必ず回収します。 |
| マニュアルの不備や改善点を記録に残す | 実際のイベントではマニュアルの不十分な点が見つかるかもしれません。記録に残しておくことで次回のイベントに活かすことができます。 |
②イベント運営マニュアルに載せるべき11のポイント
ここではイベント運営マニュアルに載せるべき項目を解説します。
（1） イベント概要
イベント概要には、以下の項目を載せます。
| ●イベントタイトル ●開催日時 ●会場（住所、地図、サイトURL、代表電話など） ●主催者 ●実施内容・登壇者 ●参加者数 ●参加費用 ●イベント公式サイトURL |
さらにイベントの目的・ゴールも記載しておくと、イベントスタッフとしてのやる気を引き出しやすくなります。
また、共催や外部の関係者などがいる場合には、その情報も記載しておくと運営しやすくなります。
（2）会場までの主要な交通手段・所要時間・道順
会場までの主要な交通手段・所要時間・道順などをイベント運営マニュアルに記載しましょう。
運営メンバーが現地に集合しやすくなり、イベント参加者に質問された際にも便利です。
近隣のコンビニエンスストア・飲食店・自動販売機・ホテルなどの記載もあれば、遠方からの参加者がいる場合でもよりスムーズな案内ができるでしょう。
オンラインでイベントでは、イベントのURLやパスワード、操作方法などがあると良いでしょう。
（3）イベント運営スタッフの組織図
イベント運営マニュアルには、スタッフの組織図も記載します。
リーダーや各担当者をわかりやすくしておくことで、スタッフが動きやすくなります。
また、メンバーの組織図がマニュアルに組み込まれているとイベントを仕切っている方へ質問や確認が集中せずに済んだり、担当間で連携しやすくなり、円滑なイベント運営が期待できるでしょう。
（4）当日のスケジュール表
当日のスケジュール表は、イベントの進行状況の把握・確認に欠かせません。
それぞれの担当業務だけでなくイベント全体の進行を把握できることで、参加者によりきめの細かい対応もできるでしょう。
また、スケジュール表は分単位で詳細に記述し、進行が遅れたときにスケジュール通りの時間に戻せるだけの余裕を持たせておくとスムーズです。
人の流れや場所の移動、メンバーの休憩時間なども踏まえて作成しておきましょう。
スケジュール表を作成すると、時間的に厳しい箇所やメンバーが足りないタイミングなどが見つかることもあるため、早めに作成しておくと対策を練る時間的余裕を持つことができます。
（5）使用する機材・備品のリスト
イベント運営マニュアルには、当日使用する機材・備品のリストも記載ましょう。購入すべきものや、社内申請が必要なもの、外注するものなど、事前に準備しておくものを把握できます。
項目ごとに数量・配置場所・手配責任者・管理者などを記載しておくことで、会場に搬入するタイミングや、搬出の仕方などが把握でき、当日慌てなくて済みます。
（6）会場の見取り図・ステージレイアウト
会場の見取り図やステージレイアウトもイベント運営マニュアルに記載します。
受付・控え室・トイレ・駐車場など基本的な設備のほか、来場者の動線も記載しておくと、案内が必要な際にも重宝します。
ステージのレイアウトを途中で変える場合は、すべてのパターンをタイムスケジュールと併せて記載しましょう。
(7)イベント運営メンバーの配置図
イベント運営マニュアルには、イベント運営メンバーの配置図も記載します。
駐車場の整理・会場内の誘導・参加者対応などの対処を円滑にでき、誰がどこで何を担っているかを把握できるため連携がスムーズになります。
指揮系統図も入れておくと、わからないことを誰に質問したらよいのかも明確になります。
(8)受付フロー
受付で行うべきことやレイアウト、導線などをまとめておくことで、ミスなくスムーズにお客様を案内することができます。
受付が混雑し時間がかかってしまったり、ミスがあるとイベントの進行にも関わるため、詳細にマニュアル化することが重要です。
(9)参加者フロー
会場入り口から受付、着席、退場までの導線をまとめます。
特に、混雑時に待機列をどこに作るのか、化粧室への案内方法、イベント終了時の退場の流れなどは念入りにスタッフ間で確認する必要があります。
(10)緊急連絡先
緊急連絡先もイベント運営マニュアルに必ず記載します。
イベントにトラブルは付きものです。
運営統括や各チームのリーダー、各外部の担当者などの連絡先を入れておくことでトラブルの際に焦らずに対応できます。
(11)トラブルシューティング
イベント運営マニュアルには、トラブルシューティングを記載しましょう。
予測できるトラブルはあらかじめ対処法を記載し、スムーズなイベント運営を目指しましょう。
3.よくある失敗例から学ぶイベント運営3つのコツ
イベント運営でよくある失敗例から、スムーズなイベント運営のコツを解説します。
① 集客で失敗｜企画段階からターゲットに合わせて検討することが重要
いくら質の高いコンテンツを用意しても、参加者が少なければ目的は達成されません。
参加者を集めるには企画の段階から、参加したくなる・参加しやすい内容を考え、参加したい人に届きやすい方法で周知することが重要です。
ここでは集客で失敗するよくある原因から、対策を考えます。
原因（１）内容がターゲット層にとって魅力的でない
企画の段階で、ターゲットに合った内容が十分に検討されていない可能性があります。
SNSなどから生の声を拾ったり過去のイベントのアンケートなどがあれば参考にするなど、開催者が行いたいコンテンツでなくターゲットが求めている・魅力的に感じるコンテンツを調査しましょう。
原因（２）日時・場所などがターゲット層にとって参加しづらい
例えばファミリー向けのイベントであれば夕方以降の開催は集客しづらいかもしれません。
学生向けイベントであれば夏休みなどの長期休暇が参加しやすいでしょう。
また、参加しやすい場所は大都市圏が有力ですが、地方の方を考慮してハイブリッドで実施すればさらに便利です。
どのような日時・場所・方法で実施したら参加しやすいのか、よく検討しましょう。
ハイブリッドイベントについては以下の記事で詳しく解説しています。参考にしてください。
原因（３）イベントの周知が不十分で、ターゲットに届いていない
参加してもらいたい人たちに届けるにはどのような媒体が効果的なのかを検討しましょう。
若い人ならばメール・動画共有サイトなど、インターネットを活用して告知を行うと届きやすいですが、高齢の方に参加してほしいならばハガキのダイレクトメールなど紙面で周知した方が効果的かもしれません。
またビジネスパーソンが対象なら、InstagramよりもFacebookが適しているでしょう。
届けたい人に合わせた周知方法がとられているかをよく確認しましょう。
② ターゲット選定で失敗｜自社サービスのターゲットは誰なのかを明確に
イベントのターゲットが、自社サービスのターゲットに重なっていなければ成果につながらない可能性が高いでしょう。
サービスを開始するときやアイテムを開発時には、どのような方に使ってもらいたいかを明確にしていたはずです。
イベントの目的にもよりますが、自社サービスのターゲットに喜んでもらえる内容とすることで、ブランドのファンが増え、新規リードにつながります。
③ 予算オーバーで失敗｜企画書の段階で予測される費用を徹底的に洗い出す
どんなに理想的なイベントを考えても、予算オーバーでは実現が難しくなります。
企画書の段階で、予測される費用を徹底的に洗い出しましょう。
イベントの内容によりますが、以下のようにさまざまな費用がかかります。
| ・会場費 ・人件費 ・機材レンタル代 ・飲食費 ・講演者への謝礼 ・参加者へのノベルティグッズ代 ・資料作成費用 |
過去に同様のイベントを行っている場合には、資料からどの程度の予算で行えそうか確認しましょう。また、見積もりは複数の業者に早めに依頼しましょう。
もしイベント運営会社への依頼を検討している場合、会社によってサービスの範囲も費用もさまざまです。
予算内でどこまで依頼することができるのか、早めに相談すると良いでしょう。
４.イベント運営会社に依頼するメリット
イベント開催は、自社の力だけで運営するのではなくイベント運営会社に協力してもらう方法もあります。
その分費用はかかりますが、それだけメリットも大きくなります。
ここでは、イベント開催を運営会社に依頼するメリットを紹介します。
① 希望に沿ったイベントを企画・運営してくれる
希望に沿ったイベントを企画・運営してもらえることは、イベント運営会社に依頼する大きなメリットです。
イベント運営会社には企画・開催の経験が豊富にあり、イベント成功のために何が必要かを熟知しています。
また、見積もりをお願いしたり依頼の相談してみると、予算内で何ができるのか、できないのかが見えてきます。
イベントの目的や予算が決定したら、複数のイベント運営会社に見積もりを依頼し、自社のみで運営するかイベント運営会社に協力してもらうか検討してみると良いでしょう。
② イベント運営に労力をとられずにすむ
自社でイベントの企画から運営までを行うと、不慣れな点も多く、作業に膨大な時間や労力がかかる可能性があります。
イベント運営会社に協力してもらうことで自社スタッフの作業量を減らすことができ、自社サービスについての配布資料の充実など力を入れたい部分に集中することができます。
② オリジナリティの強いイベントを企画してもらえる
オリジナリティの強いイベントを企画してもらえることも、イベント運営会社に協力してもらうメリットです。
株式会社GENEROSITYが行った調査によると、KPI達成のために必要と思われる要素は「企画の目新しさ」が40％を占めています。
自社で毎年イベントを開催していると、企画がマンネリ化しがちです。
イベント運営会社に依頼することで、過去に行ったイベント経験を生かしながらオリジナリティの強いイベントを作ることができるでしょう。
イベント運営会社選びは以下の記事が参考になります。
まとめ
１．イベント運営の基本的な流れを知ることが大切。特に企画は綿密に。
２．イベント運営マニュアルはスムーズな実施のために重要。ポイントを外さずに作成しよう。
３．イベント運営でよくある失敗を知り、その対策を知ることが成功への近道。
おわりに
イベントは、目的の設定・企画・スケジュールの立案・準備・イベント開催・振り返りが一連の流れになります。
イベント終了後は、アンケートの分析や課題抽出などを行い、次回のイベントに役立てられるよう、最後までしっかり行いましょう。
一方で自社でイベントを運営すると、業務の負担にもなります。
イベント運営会社へ相談すれば、負担は少なくインパクトの大きいイベントを企画・運営できるかもしれません。
一度検討してみてはいかがでしょうか。
また、イベント開催のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
