2023-07-27 6:52
ハイブリッドイベントとは？事例、企画から開催の手順、成功のコツ
この記事ではハイブリッドイベントの概要やメリットとデメリットなどの基本を押さえつつ、成功するハイブリッドイベントのポイントを徹底解説します。
また、ハイブリッドイベントの企画・運営をプロへ依頼することを検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合は、株式会社ストラーツにご相談ください。
目次
１．ハイブリッドイベントとは？
ハイブリッドイベントとは、会場とオンライン両方で同時に開催し、どちらでも参加できるイベントです。
例えば、セミナーイベントを会場でのリアル開催とライブ配信の両方で行い、どちらかを選んで出席するような形式が挙げられます。オンラインの参加者には参加用のURLを案内し、参加者は定刻となったらパソコンやタブレット、スマートフォンなどでサイトに入ります。
講演などイベントを視聴するだけのものや、会場と意見交換等コミュニケーションをとることができるタイプなどがあります。
オンラインイベントには場所を問わず参加可能であることなどリアルイベントよりも有利な面がいくつもありますが、一方で、イベントを五感で感じることが難しいなどリアルイベントにかなわない部分も存在します。
そんな中で、両方の良さを活かすことができる「ハイブリッドイベント」の開催は根強いです。
以下は、JTB Communication Designによる調査の一部で、ハイブリッド開催の社内イベントについて良かった点をまとめたものです。
ハイブリッドイベントは、オンラインイベントとリアルイベントのメリットを上手に組み合わせることで、互いの欠点を補完し合い、イベント自体の体験価値を高められる可能性があります。
ハイブリッド形式で開催されることが多いイベントは、1時間程度のセミナー、全国展開している企業における全社総会や周年イベントが挙げられます。
オンラインイベントについては以下の記事も参考にしてください。
２．ハイブリッドイベントのメリットとデメリット
ハイブリッドイベントはリアルとオンラインの良いとこ取りも可能ですが、デメリットもあります。
ここではその両方について確認していきましょう。
①ハイブリッドイベントのメリット
まずはメリットをご紹介します。
メリット（１）オンラインとリアル双方の強みを活かせる
ハイブリッドイベントの最大のメリットは、オンラインとリアル双方の強みを活かせるという点です。
それぞれの強みは以下の通りです。
ハイブリッドイベントではこれらのメリットを十分に活かせるよう企画・設計することがポイントです。
前出の調査でも以下のグラフの通り、オンラインでのイベント開催は参加のしやすさという点で、リアルのみのイベントと比べて圧倒的に有利であることが示されています。
逆にリアルのみで開催するイベントは、参加方法に選択肢がなく、遠方であったり移動も含めた十分な時間がとれなければ参加は難しいでしょう。
また主催者側の利点としては、イベントの録画データを残しておくことでアーカイブして、新規リード獲得に活かしたり、時間の都合がつかないなど興味はあるけれど参加できなかった顧客に対してアプローチできるツールとしても活用できる点などが挙げられます。
ハイブリッドイベントなら参加者の満足度やイベント全体の効果アップだけでなく、アイデア次第でイベント後でもさまざまな場面で活かすことが可能です。
メリット（2）参加者の多様な参加ニーズに応えられる
ハイブリッドイベントの大きなメリットのひとつは、参加形式を自由に選べる点です。
実際に会場に足を運んでその場の雰囲気を感じたい人もいれば、自宅から気軽に参加したい人もいます。また、会場が自宅から遠方であることでイベント参加をあきらめる必要もありません。
興味の程度によっては、とりあえずオンラインで様子を見てみようという場合もあるでしょう。
内容次第で参加形式を決める参加者もいるでしょう。
ハイブリッドイベントは参加者の多様なニーズに応えられるため、集客に有利に働きます。
メリット（3）アンケートやデータの収集がしやすい
アンケートや顧客に関するデータを収集しやすい点も大きなメリットです。
リアルイベントでは、アンケートを書いてもらうことはできますが、ブースへ訪問している時間や再訪回数といった定量的なデータは取得が難しいケースが多いです。
しかしハイブリッドイベントなら、リアル参加でもオンライン参加でも訪問時間やどういったコンテンツを見ているかといった、顧客行動に関する定量的なデータが格段に集めやすくなります。
特にハイブリッドイベントプラットフォームを活用すると、リアル参加・オンライン参加を問わず参加者の情報を簡単に効率よく収集できます。
イベント運営の手間が少なることで、営業により集中できるでしょう。
メリット（4）イベントの記録を残しやすい
ハイブリッドイベントなら、オンラインでの配信と同時にレコーディングしておくことで簡単に記録を残せます。
記録は次回のイベントに向けた資料となるだけでなく、アーカイブ配信をおこなうことで、その内容をさらに広く知ってもらうことも可能です。
メリット（5）リアルイベントの中止リスクへの備えになる
リアルイベントは天候や災害、交通や会場の都合などさまざまな原因から、イベントが中止になるリスクが考えられます。
ハイブリッドイベントとして開催準備を進めておくことで、万が一のトラブルでリアル開催が難しくなった場合でも、オンラインイベントとして開催することが可能です。
②ハイブリッドイベントのデメリット
ハイブリッドイベントのデメリットは以下の通りです。
デメリット（1）運用工数の増大と複雑化
ハイブリッドイベントはリアルイベントをライブ配信する形なので、カメラやスイッチャー、操作するスタッフ、リハーサルの工数などが増えます。
オンラインとリアルを連携させる工夫なども必要になり、運用は複雑化する可能性が大きいでしょう。
また、スタッフもその分多く必要になることが一般的です。
自社のマンパワーや経験などを考慮し、無理なく開催できるリソースの確保が重要です。
自社だけで不安な場合は、プロの手を借りることも検討しましょう。
デメリット（２）リアルの参加者が減る可能性がある
ハイブリッドイベントでは、自宅などからでも参加できる気軽さから、オンラインの参加者が増え会場の参加者が減る可能性があります。
参加者とのコミュニケーションをとることが目的のイベントなどは、リアルの参加者が多い方が目的に合っているかもしれません。逆にセミナーなど内容を伝えることが目的であれば、オンラインの参加者が多くても問題ないでしょう。
できるだけ会場で参加してほしい場合には、特典を付けるなど参加者にとってメリットが大きくなるような工夫が必要でしょう。
デメリット（３）オンラインでの参加者にイベントの雰囲気を伝えづらい
オンラインでの参加者へは、リアルでの参加者と比べてイベントの雰囲気を伝えることが難しいかもしれません。
リアルイベントならではの空気感は、参加者が場に集中しやすく開催者にとっては商品の紹介などを行いやすいなどのメリットがあります。
一方で、ハイブリッドも含め、オンラインを利用したイベントでの「良くなかった点」として「一方的に聞くだけで退屈した」という項目が以下のように高くなっています。
特に、操作が分かりにくかったり音声が聞き取りづらいなどのストレスがあると、オンラインでの参加者は集中力が途切れやすくなります。
操作性の良いハイブリッドイベントプラットフォームを採用するなど、オンラインでの参加者が余計なストレス無くイベントの雰囲気を楽しめる工夫や仕掛けが必要でしょう。
デメリット（4）リアルとオンラインの両方を準備するため費用がかかる
イベントをリアル開催するには運営スタッフなどの人件費や会場費、会場で使用する機材などさまざまな費用がかかります。
また、オンラインで開催するためには配信のための機材や配信システム、配信スタッフなどの費用がかかります。
ハイブリッドイベントではこれら双方が必要であるため、その分、費用は高くなる傾向があります。
３．ハイブリッドイベントを開催するための手順
ここではハイブリッドイベントの開催までの流れを紹介します。
①目的を明確にする
まずはイベントの目的を定め、スタッフ間で共有することが大切です。
目的が明確になることで、参加してほしいターゲットが明確となり、それに伴ってイベント内容や適した日時、会場などの条件も決まってくるでしょう。
また、一般的にハイブリッドイベントはリアルイベントやオンラインイベントよりも準備が煩雑になります。そのため、ハイブリッド開催が必要である理由についてスタッフ間で共有しておくことも重要です。
②内容を企画する
目的やターゲットに適した内容を検討します。
ハイブリッドイベントは、会場とオンラインの両方の参加者が楽しめることが重要です。
特にオンラインでの参加者は集中が途切れやすく、イベントからの離脱率が高いと言われています。カメラワークの工夫などでテレビ番組のような飽きさせない映像作りが必要です。
また、企画が決定したら、運営マニュアルを作成します。
運営マニュアルについては以下の記事で詳しく解説しています。
③会場の決定・手配
イベントの目的や内容によって、リアル参加とオンライン参加の人数や割合がどの程度になりそうか検討します。
また、リアル参加が見込まれる層を明確にすることで、会場の立地や雰囲気などが決められるでしょう。
また、ハイブリッドイベントではインターネット環境の確認も重要です。
イベント会場をお探しの方は以下の記事も参考にしてください。
④イベントの宣伝方法を決定・実行
広く参加者を募る場合には、イベントのPRは非常に重要です。
集客には以下のような方法があります。
| 自社サイトでイベントを告知 | 閲覧数が多いサイトであれば効果的ですが、閲覧数が少ないサイトで広告効果を得ることは難しい。日ごろから閲覧数の多いサイト作りを意識しておくことが重要。 |
| 専用のLP（ランディングページ）を作成 | イベントの告知を見て詳細を知りたくなった人が訪れるページ。まずはイベントの存在を知ってもらわなければ閲覧数は伸びない。 |
| ハウスリストにメール・DMなどで告知 | 効率よくイベントを周知するのに良い方法。参加したくなる、詳細を知りたくなるようなメリットを伝える。メールにLPへのリンクを貼っておく。 |
| SNS広告やプレスリリースを活用 | 特にFacebookは企業やビジネスパーソンが活用しているケースが多いため、集客に重要。イベント告知を投稿するのはもちろん、広告を出すことを検討しましょう。 Facebookの広告はターゲティングの精度が高い上に、Instagramにも広告可能。その分幅広くさまざまな層に働きかけることができ新規リード獲得にもつながりやすい。 |
| スポンサーや登壇者、出展社にも告知してもらう | イベントに関係するさまざまな人に告知を依頼することで、広く周知することができる。 |
| 有名人をキャスティング | 費用はかかりますが、広告効果はかなり高い。SNSから興味を持つ人が増える。 |
| 集客代行サービスを活用 | 集客が苦手、そこまでのマンパワーが無い場合などは、プロに依頼する方法も。 |
集客が不安な場合は、集客を得意とするイベント会社に相談する方法もあります。
集客を得意とするイベント会社については、以下の記事を参考にして下さい。
⑤配信方法の確認・リハーサル
ハイブリッドイベントでは、会場でのリハーサルはもちろん、配信についての確認も重要です。
たとえば以下のような点について確認しておきましょう。
| ●音声はクリアか ●オンラインの参加者とのやりとりはスムーズか ●インターネット環境は十分か ●プラットフォームの操作は十分に理解しているか |
⑥イベント実施
運営マニュアルに沿って、実施します。
リアルの参加者が多いイベントでは、オンライン参加者への配慮が不足しがちな傾向があります。
どちらで参加しても十分に楽しめたと感じてもらえるよう、注意しましょう。
⑦イベント後
イベント終了後はアンケートを実施しましょう。
イベントの目的は達成できたか、良かった点や反省点などを明確にすることで、次回のイベントに繋げます。
また、展示会や販促イベントであれば、参加のお礼を兼ねて後日メール等でイベントの感想を聞いたりアンケートの質問に回答する、次回のイベントの案内など、お客様とのつながりを作ることも重要です。
４．ハイブリッドイベントを成功させるポイント
ここからはハイブリッドイベントを成功させるためのポイントについて、3点ご紹介します。
①オンラインイベント・リアルイベントそれぞれの強みを把握する
ハイブリッドイベントの最大のメリットは、オンラインとリアル双方の強みを活かせることです。
それぞれの主な強みと弱点は以下の通りです。
| リアルイベント | オンラインイベント | |
| 強み | ●五感に訴える体験を提供できる ●顧客の反応に応じて臨機応変な販促活動に繋げられる ●顧客とのコミュニケーションが取りやすい ●顧客同士の交流も生み出せる | ●時間や場所の制約がなく、遠方の顧客にもアプローチができる ●参加へのハードルが低く、集客しやすい ●顧客の行動データなどを簡単に取得できる ●データに基づいてコンテンツの改善ができる |
| 弱点 | ●会場費が必要 ●時間的、心理的に参加のハードルがある場合も | ●一方的に進行しがち ●場の雰囲気を共有しにくい ●配信トラブルに対応できるスタッフが必要 |
それぞれの強みと弱点を意識してハイブリッドイベントを開催することで、高品質のイベントに仕上がるでしょう。
②オンラインとリアルそれぞれの目的や目標を明確化する
イベントはオンライン開催・リアル開催に関わらず、その目的を明確にした上で企画することが重要です。
もちろんハイブリッド開催でも、オンラインイベントにおける目的とリアルイベントにおける目的の両方を明確にします。
たとえば、会社説明会をオンラインで開催するとしたら、その目的は「採用の効率化」が挙げられるでしょう。会場の広さを気にする必要がない上に少ない人数で運営できるため、労力は少なく多くの参加者を募ることができます
一方でリアル開催での就活イベントなら、「参加者の雰囲気を直接感じたり会社の熱意を直接伝える」といった目的があるかもしれません。
そしてハイブリッドイベントでは両方の目的が達成できるようそれぞれ適した役割を持たせたコンテンツを企画しましょう。
③参加方法に関わらず満足できるよう工夫する
オンライン参加は、ともすれば「見ているだけ」となりやすい傾向があります。たとえばオンラインの参加者と会場の参加者の意見交換の場や、オンライン参加者が質問しやすい仕組み作りなど、どちらの参加者も満足できるよう工夫することが重要です。
また、ハイブリッドイベント用のプラットフォームの利用も検討することをおすすめします。
ハイブリッドイベントプラットフォームとは、ハイブリッドイベントを運営する上で必要な機能が搭載されているツールで、オンラインイベントの開催やリアルイベントとの連携などを効率よく行うことができます。
効果測定をするための機能や、顧客とのコミュニケーションをスムーズに行うための機能なども搭載されているため、イベントマーケティング全体の効率化が可能です。
費用はかかりますが、運営・参加者双方にとって操作がしやすく、参加からアフターフォローまでを一元化できるなどのメリットがあり、参加者の満足度アップと営業活動の効率化の双方に強みがあります。
ハイブリッドイベントプラットフォームを利用する際は、EventBASEがおすすめです。
EventBASEは一社での小規模なイベントから数百社が出展する大規模な展示会まで、そしてオンラインイベントにもハイブリッドイベントにも対応可能なプラットフォームです。本格的な機能と迷わず使える操作性の両立で、満足度の高い顧客体験と来場者とのつながりを実現できます。
代表的な機能は以下の通りです。
●イベントの臨場感を生むウェビナー配信
●出展者から動画を集めて出展者の収録セミナーを配信
●来場者の動きをリアルタイムで分析
●様々な知見から発見を生む交流ラウンジ
●1クリックで即通話開始できるブースビデオ通話
●複数同時配信（マルチトラック）
また、以下の記事ではEventBASEの他にもさまざまなオンラインイベントプラットフォームを紹介していますので、参考にして下さい。
５．ハイブリッドイベントのおすすめ事例 ５選！
ここでは、ハイブリッドイベントの事例を紹介します。
①日本分子生物学会年会
引用：https://www.aeplan.jp/mbsj2024/index.html
日本分子生物学会は、2024年の年会をハイブリッドで実施しました。
すべてのシンポジウム、ミニシンポジウムおよび一部の企画についてライブ配信を行い、特設サイトから視聴可能としました。また、展示会スタンプラリーをデジタル化して、スマホなどでポイントを貯める「ポイントラリー」を行いました。貯めたポイントで、グルメチケットなどの豪華賞品があたる抽選会に参加することができました。
②千葉商科大学オープンキャンパス
引用：https://www.cuc.ac.jp/prospective/event/opencampus/
千葉商科大学は、2024年のオープンキャンパスをハイブリッド形式で開催しています。
オープンキャンパスをオンラインやハイブリッドで行うことで、感染症対策だけでなく遠方の学生でも気軽に参加でき、入学希望者の増加が期待できるでしょう。
③STSフォーラム2022第19回年次会議
新型コロナウイルス感染症の世界的流行により、オンラインでの開催が続いていたSTSフォーラムですが、2022年はハイブリッドで開催されました。80を超える国、地域、国際機関から1,000人近くのリーダーが参加し、活発な議論が行われました。
④キックオフイベント | 株式会社コムニコ
株式会社コムニコではキックオフイベントをハイブリッド形式で開催しました。事前にリアル参加・オンライン参加の希望をとり、リアル参加の人数に合った会場を手配しました。
内容は、代表取締役からの業績などの報告や、2022年度上期のテーマ発表、表彰式など。会場での参加者は、懇親会も行われました。
⑤株式会社LIXIL住宅研究所 アイフルホームカンパニー｜全国大会
株式会社LIXIL住宅研究所 アイフルホームカンパニーは「2022年度アイフルホームＧＲＡＮＤ ＦＣ ＣＯＮＶＥＮＴＩＯＮ」をハイブリッド開催しました。会場には200 名、オンライン上では1000名を超える参加のもと、表彰式が行われました。
⑥日本成人脊柱変形学会｜第12回成人脊柱変形学会
日本成人脊柱変形学会は2020年から、新型コロナウイルス感染症の拡大により、ハイブリッド形式で学会を開催しています。今回の2022年の学会も、会場、オンライン共に多くの方が参加されました。
⑦Supershipホールディングス株式会社｜内定者懇親会
Supershipホールディングス株式会社では、内定者懇親会をハイブリッド形式で開催しました。
内定者一人ひとりが主体的に参加形態を選ぶことができるよう、オンライン参加でもリアル参加と変わらない体験となるよう工夫しました。実際にオンラインで参加した方は「オンラインで参加したが、とても楽しい時間を過ごすことができた。楽しさゆえに会があっという間に感じ、別れが名残惜しかった」という感想を述べています。
以下の記事でもハイブリッド型の社内イベント事例を紹介していますので、参考にしてください。
まとめ
- ハイブリッドイベントとはオンラインとリアルのイベントを連携させたイベント形式
- ハイブリッドイベントはオンライン・リアルの双方の強みを活かせる
- ハイブリッドイベントを成功させるためには自社に合ったプラットフォームを活用しよう
おわりに
今回はハイブリッドイベントとは何か、その概要やメリット、成功のポイントなどをまとめて解説しました。
ハイブリッドイベントは、リアルとオンラインのそれぞれの強みを組み合わせることができる半面、運営側にとっては負担が大きくなりがちですが成功すればその分大きな結果を得られる可能性があります。また、ハイブリッドイベントプラットフォームを利用すると、イベント全体の体験価値を高めたり、顧客獲得や顧客満足度の向上など先につながる成果を上げやすくなるでしょう。
ハイブリッドイベントの企画・運営のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合は、株式会社ストラーツにぜひご相談ください。
