2023-08-17 10:22
Zoomでオンラインイベント！事例や開催方法・成功のポイント
■この記事でわかること
１．Zoomでのオンラインイベントは、ミーティング・ウェビナーのどちらで開催するかよく検討する必要がある
２．Zoomオンラインイベントを成功させるには、Zoomの操作だけでなくイベントの集客にも気を配る必要がある
３．Zoomでオンラインイベントを開催する際は参加者が離脱しないようさまざまな機能を利用したり、配信環境も整える必要がある
Zoomでオンラインイベントを行う際、「どのような手順で準備を進めたらよいのか？」「Zoomの操作方法が心配」などお悩みの方は多いでしょう。
Zoomは多機能で便利な反面、慣れるまでは使い方がわかりにくい部分もあります。
この記事ではZoomを使ってオンラインイベントを開催する手順や開催方法、成功のポイントなどについて画像を用いて詳しく説明します。
記事を読めば、Zoomでのオンラインイベントの準備を具体的に進めることができるでしょう。
また、イベント開催のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
目次
１．Zoomでオンラインイベント！Zoomミーティングとウェビナーどちらを使う？
Zoomでオンラインイベントを開催する場合、以下の2通りの方法があります。
１．Zoomミーティングを使用する
２．Zoomウェビナーを使用する
まずは、開催しようとしているオンラインイベントはどちらが適しているかを検討しましょう。
①Zoomミーティングでオンラインイベントを開催
Zoomミーティング形式で開催すると、開催者（ホスト）・参加者に関係なくコミュニケーションをとることができます。
参加者全員に発言権があるため、どちらかと言うと少人数向けの方法です。
Zoomミーティングはウェビナーと比べて以下のような特徴・メリットが挙げられます。
１．参加者全員、カメラやマイクの操作が可能
２．参加者全員、画面共有が可能
３．少人数のセッションに分けられる「ブレイクアウトルーム」機能がある
参加者全員が発言や画面共有可能なため、全員で意見を出し合うような場に適しています。
参加者が多い場合でも、ブレイクアウトルーム機能を使用して少ない人数のグループに分けて話し合いや参加者同士の交流が可能です。
一方で、デメリットは以下の3つが挙げられます。
１．回線が重くなりやすい
２．参加者の雑音が気になりやすい
３．不特定多数の参加者を呼ぶイベントには不向き
Zoomミーティングでは参加者全員が多くの機能を使えるため、参加者が増えると回線が重くなります。
また、発言以外でマイクをオフにしていない参加者がいると、雑音が入りやすいです。
不特定多数の参加者を呼ぶイベントの場合は、荒らしなどを目的として発言しようとする参加者が現れる可能性もあります。
関係者のみが参加する少人数の会議などでの使用や逆に広く参加者を募集する場合など、セキュリティに注意が必要です。
②Zoomウェビナーでオンラインイベントを開催
Zoomウェビナー形式で開催すると、発言権は基本的にホスト（主催者）とパネリストにのみ認められます。
不特定多数の参加者を呼ぶ場合でも統制が取りやすく、大人数でのオンラインイベントに向いています。
Zoomウェビナーはミーティングと比べて、以下のような特徴・メリットが挙げられます。
１．参加者が大人数でも開催できる（ライセンスのグレードにより最大50,000人まで参加可能）
２．録画済み動画の配信も可能
３．発言権は基本的にホストとパネリストのみなので、話を進めやすい
ウェビナー形式では、大人数が参加しても回線の問題が起こりにくいよう設計されています。
外部の配信ツールと連携も可能なので、不特定多数のたくさんの人に向けて配信したい場合は最適です。
一方で、デメリットは以下の2つが挙げられます。
１．ホストやパネリストと参加者間のコミュニケーションが取りにくい
２．参加者同士のコミュニケーションが取りにくい
Zoomウェビナーでは、基本的にホストやパネリストのみカメラやマイクの操作が可能で、一時的に参加者へ発言権を渡すことも可能ですが、常に全員に発言権があるわけではありません。
チャットやQ＆A機能、投票機能などのさまざまな機能を使って、参加者とのコミュニケーションをとることが大切です。
２．Zoomオンラインイベントの開催事例
Zoomを使ったオンラインイベントにはどのようなものがあるのか、事例を見ながらご紹介します。
①Zoomを使ったオンライン社内イベントの開催事例
【株式会社note】参加者120人の大規模懇親会「夜会（やかい）」（Zoomミーティング使用）
引用：note株式会社
note社では、会社のミッションやビジョンの理解や社員どうしの横のつながりを作ることを目的とした「夜会（やかい）」と呼ばれる大規模な懇親会イベントが、Zoomミーティングを使用して開催されました。
コンテンツは次の通りです。
・note7周年の振り返りとこれから
・note社員必読のカルチャーやあらゆるノウハウが詰まった「カルチャーブック」最新版の紹介
・課題の本質を広く・深く整理するためのワークショップ
・オンライン懇親会（食事とクイズ大会）
「つながりをつくる」という目的には、お互いの顔が見えて発言もできるZoomミーティングが合っています。
Zoomでオンライン社内イベントの開催例はほかにも以下のようなものがあります。
・オンライン社員総会
・オンライン表彰式
・オンラインシャッフルランチ会
・オンラインゲーム大会
社員総会について詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
②Zoomを使ったオンラインB to Cイベントの開催事例
【紀伊國屋書店】Peatixで視聴チケットを販売するオンライン読書会（Zoomウェビナー使用）
引用：紀伊國屋書店
紀伊國屋書店では、作品の訳者をお招きし、物語の魅力はどんな細部（テクニック）に隠されているのかについてたっぷり語っていただくZoomウェビナーを使ったオンライン読書会を企画しました。
視聴チケットの販売は、対面・オンライン両方含め、常時1万5000以上のイベントが掲載されているイベント・コミュニティプラットフォーム「Peatix（ピーティックス）」を利用しています。
数人のスピーカーの話を参加者が聴くという形式には、Zoomウェビナーがピッタリです。
Zoomを使ったオンラインB to Cイベントはほかにも以下のようなものがあります。
・オンラインスポーツ観戦
・オンラインフィットネス講座
・オンラインコンサート
・オンライン観劇
③Zoomを使った公的なオンラインイベントの開催事例
【株式会社コミュカル】スピーカーにインフルエンサーを依頼した女性限定イベント（Zoomミーティング使用）
引用：【女性限定】女性のキャリアストーリー 変化の中でも私らしく働く方法
株式会社コミュカルは国際女性デー特別企画として、各界で活躍する女性をスピーカーとして招き、女性が「わたしらしい働き方」を考えるきっかけ作りを目指すイベントをZoomミーティングを使って開催しました。
スピーカーは、SNSの総フォロワー数が10万人超えの「ちょまど」さんに依頼。
選定のポイントは以下の通りだったそうです。
・フォロワーが多い
・「働く女性として自身のキャリア人生」について話していただける
・大手外資企業で働きながら、個人の活動も活発という個性的なキャリアをもっている
・最近はご結婚もされたので、ライフステージの変化に伴ったキャリアの考え方の変化もお聞きできる
（引用：株式会社コミュカル「女性限定のオンラインイベントで準備したこと・意識したことのアレコレ。」）
登壇者を誰にするかは、集客に大きく影響します。
選定方法は、イベントの内容に合っていることはもちろんですが、書籍などの著作物から探したり、今はYouTubeやInstagramなどで多くのフォロワーをもつインフルエンサーを登壇者として選ぶことも少なくありません。
集客したいターゲット層に合った人を選びましょう。
３．Zoomでオンラインイベントを開催する手順
ここではZoomを使用してオンラインイベントを行う手順を説明します。
Zoomでオンラインイベントを開催する手順は、以下の通りです。
①オンラインイベントの企画
②Zoomにてミーティングまたはウェビナーを設定
③オンラインイベントの招待状を送る
④オンラインイベントを開始
⑤イベント終了後にアンケートを実施
①Zoomでオンラインイベントを企画する
オンラインイベントを企画するときには以下の3点に留意しましょう。
（１）目的を明確にする
営業用のイベントならリードの獲得、社内イベントなら社員どうしのコミュニケーションをはかることなどオンラインイベントを行う目的を明確にしましょう。
（２）ターゲットを明確にする
目的を達成するためには、どんな人をターゲットとしたオンラインイベントが必要なのかをよく検討しましょう。
（３）オンラインイベントに参加することで得られる利益を明確にする
ターゲットはどのような利益があったらオンラインイベントに参加したくなるかを考えます。
ここまで明確にすると、イベントのコンテンツはどのようなものが良いかがかなりはっきりしてくるので、Zoomミーティングが適しているのか、Zoomウェビナーが適しているのかも検討しやすくなるでしょう。
また、企画の段階から集客を意識して検討することも大切です。
ターゲットとしている人が参加したくなるには、どんなコンテンツが良いのか、ゲストやパネリストを呼ぶなら誰が適任なのか、参加しやすい日時はいつなのか、どのような告知方法が適しているのかなどをよく考えましょう。
本記事中のZoomオンラインイベントの開催事例や集客方法のコツで詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
②ZoomミーティングまたはZoomウェビナーを設定する
オンラインイベントをZoomミーティングで開催するかZoomウェビナーで開催するかを決定したら設定を行います。
開催方法に合ったZoomのプランやライセンスについて知りたい方は、以下の記事で詳しく解説していますのでご確認ください。
（１）Zoomミーティングの設定方法
まずはZoomにて新規ミーティングを作成しましょう。
・Zoomトップページから「ミーティング」→「ミーティングをスケジュール」をクリックします。
・作成画面に沿って、詳細を設定しましょう。
・セキュリティはいずれか一つ設定します。関係者以外の入室のリスクを下げることができます。
・設定が全て終了したら「保存」をクリックし、設定完了です。
（参加者を招待する方法はこちらからどうぞ）
（２）Zoomウェビナーの設定方法
Zoomにて新規ウェビナーを作成します。
・Zoomトップページから「ウェビナー」→「ウェビナーをスケジュールする」をクリックします。
・作成画面に詳細を入力していきます。
特に、以下の項目を有効にしておくことをおすすめします。
登録を「必須」にする
登録を必須とすると、参加のためにあらかじめ氏名やメールアドレスの登録が必要になります。
パスコードを設定する
参加にパスコードが必要になるため、安全性が高まります。
Q＆Aを設定する
ウェビナー中の質疑応答が可能になります。
練習セッションを有効にする
ホストとパネリストだけでウェビナーの事前練習、操作方法や機材の動作確認などができます。
・設定が全て終了したら、ページ下部の「スケジュール」をクリックし、設定完了です。
③Zoomオンラインイベントの招待状を送る
社内イベントなど参加者が決まっていて招待したい相手のメールアドレスがわかる場合は、Zoomの機能を使ってメールで招待状を送ることができます。
招待状にミーティングやウェビナーのURLやパスコードが添付されるため、招待状を受け取った参加予定者はURLをクリックするだけでオンラインイベントに参加できます。
参加者に招待状を送る方法を解説します。
（１）参加予定者をに招待状を送る（Zoomミーティングの場合）
・スケジュール済みのミーティング管理画面下部の「招待状をコピー」を選択します。
・「ミーティング招待状をコピー」し、メールやSNSに貼り付けて参加してほしい人や対象者に送信します。
（２）参加予定者をに招待状を送る（Zoomウェビナーの場合）
・スケジュール済みのウェビナー詳細画面下部の「招待状」をクリックします。
・右下の「招待状をコピー」をクリックし、メールやSNSに貼り付けて共有し、参加者を招待します。
招待状はそのまま送っても良いですが、そのままでは不要な情報も多く入っています。
「参加者の招待状をコピー」したものを送信前に編集してオリジナルの文面を加えたり、不要な情報を削除した上で送信すると、内容がより伝わりやすくなります。
メールアドレス等がわかっている招待客以外にも広く集客したい場合には、招待状を送る方法以外にも効果的な集客を行うことが重要です。本記事中で解説していますのでご覧ください。
④Zoomオンラインイベントを開始する
（１）Zoomミーティングを開始
・ミーティングの管理画面を開き、「開始」を選択します。
自動的に画面が起動し、ミーティングがスタートします。
・ミーティングを終了するには、右下の「終了」をクリックします。
（２）Zoomウェビナーを開始
Zoomウェビナーでは、練習セッションを行ってから開始することをお勧めします。（設定方法はこちら）
・ウェビナー詳細画面から「練習セッションを始める」をクリックします。
自動でZoomが起動し、画面に「練習セッションに参加しています」の表示が出ます。
・「ウェビナーを開始」をクリックしてZoomにてウェビナーを開始（参加者が入室できます）
「ウェビナーが開始されました」の文字が表示され、本番に切り替わります。
・ウェビナーを終了するには、「終了」をクリックします。
※ウェビナーのさらに詳しい使用方法は以下の記事をご覧ください。
⑤オンラインイベント終了後にアンケートをとる
（１）Zoomミーティングでアンケートをとる方法
Zoomでは、終了したタイミングで参加者へアンケートを実施できます。（有料プランのみ）
アンケートを実施するには、Zoomでミーティングを開始する前に作成・設定しておく必要があります。
・アンケートを作成・設定するには、ミーティング管理画面から「アンケート」を開きます。
・アンケート画面から「新規アンケートを作成」をクリックし、作成します。
・Zoomミーティングが終了すると、自動的にアンケートの画面に移動します。
※サードパーティのアンケートを利用したい場合は以下の記事を参考にしてください。
（２）Zoomウェビナーでアンケートをとる方法
アンケートを実施するには、Zoomでウェビナーを開始する前に作成・設定する必要があります。
アンケートの設定は以下の通りです。
・ウェビナー詳細画面の「アンケート」をクリック
・「＋新規アンケートを作成」から作成します。
※サードパーティのアンケートを利用したい場合は上記記事を参考にしてください。
アンケートを作成したら、アンケートの表示タイミングを選びます。
・「アンケートオプション」の右にある「編集」をクリックし、アンケートの表示タイミングを選択します。
・「保存」したら、事前設定は完了です。
これでZoomウェビナー終了後に設定したタイミングで、アンケートが自動的に現れます。
「フォローアップメールにリンクを表示します」を選択した場合は、アンケートとは別に、フォローアップメールの設定も忘れずに行いましょう。
アンケートについてさらに詳しい解説は以下の記事をご覧ください。
４．Zoomのオンラインイベントを成功させるポイント
Zoomのオンラインイベントを成功させるポイントは、以下の４つです。
①集客に力を入れる
②さまざまな便利機能を使いこなして、参加者が退出してしまわない工夫する
③予行練習を必ず行う
④イベント会社やオンラインイベントプラットフォームなどプロの手を借りる
①集客に力を入れる
どんなイベントでも集客は重要です。
ここではイベントを広く周知したい場合の集客方法について説明します。
※社内イベントなど参加者が決まっている場合はZoomで招待状を送ることができます。こちらをご覧ください。）
・Peatixに掲載する
Peatix（ピーティックス）は、リアルイベントや・オンラインイベントが常時1万5000以上掲載されていイベント・コミュニティプラットフォームです。（引用：Peatix）
Peatixに掲載することで、イベントを探している人の目に触れやすくなります。
・PR TIMESでPRを掲載する
PR TIMESは、メディア・生活者に最もよく活用されている国内シェアNo.1のプレスリリース配信サービスです。（引用：PR TIMES）
PR TIMESに掲載することで、イベント情報を多くの人に見てもらうことができます。
・SNSで拡散してもらう
FacebookやInstagram、X（旧Twitter）などを普段から運用しフォロワーを増やしておくと、イベントの周知でも役立ちます。ビジネスならFacebook、若者向けならInstagramなど、行うイベントのターゲットに合ったSNSを運用しましょう。
・顧客リストにメールを送る
顧客リストがある場合には、メール等を使って積極的に周知しましょう。先に解説したZoomの招待メールの送信方法も参考にしてください。
②さまざまな便利機能を使いこなして、参加者が退出してしまわない工夫をする
Zoomは離脱率が高い傾向があるため、さまざまな便利機能で参加者が離脱してしまわない工夫が必要です。
おすすめの便利機能は、以下の6つが挙げられます。
１．投票
投票機能は、参加者からZoom上で回答を募ることができる機能です。
無料プランでは使えないため注意してください。
投票機能について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
２．Q＆A
Q＆Aは、Zoom上のチャットで質疑応答ができる機能です。
配信中に質問すると、スレッド形式で画面に表示されていきます。
Q＆A機能について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
３．チャット
チャットは、Zoomで配信を行っている際、文字でやり取りできる機能です。
ミーティングとウェビナー、どちらでも使用できます。
４．ブレイクアウトルーム
ブレイクアウトルームは、Zoomミーティングのみの機能で、参加者を少人数のグループに分けることができます。
ホストは全てのルームの管理を画像のような画面で行うことができ、ルームにも自由に出入り可能です。
５．ホワイトボード
ホワイトボードは、Zoom上で書いたものをリアルタイムでホストや参加者皆で見ることができる機能です。
ミーティングとウェビナー、どちらでも使用できます。
６．画面共有
画面共有は、任意の画面を全員で見ることができる機能です。
画面を共有しながら説明が必要な時などに活用できます。
Zoomミーティングではホストでも参加者でも画面を共有することができますが、Zoomウェビナーでは画面を提示できるのはホストとパネリストだけで、参加者は共有された画面を見ることはできますが提示はできません。
Zoomウェビナーのさまざまな便利機能についての詳細は以下の記事をご覧ください。
③予行練習を必ず行う
オンラインイベントを開催する際は、練習セッションなどを活用し、事前に必ず予行練習を行いましょう。
Zoomには便利な機能も多くありますが、操作に慣れていないと手間取り、参加者の離脱につながってしまうこともあります。
特にZoomウェビナーにはスムーズな進行のために「練習セッション」機能が付いています。
ホストとパネリストだけで操作方法の確認などの予行練習ができ、そのままウェビナー本番を開始することもできます。
Zoomミーティングでのオンラインイベントの際は、あらかじめ主催者だけで練習用のZoomミーティングを行うなどして練習しておくと安心です。
④イベント会社やオンラインイベントプラットフォームなどの利用を検討する
オンラインイベントに不慣れであったり、開催に不があったりする場合は、イベント会社やオンラインプラットフォームの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
イベント会社ならイベントの企画から運営・配信、必要な機材の準備や万が一の対応なども任せることもできます。
また、オンラインイベントプラットフォームを利用すれば、顧客情報の管理や、整った配信環境、高い操作性など、オンラインイベントの準備から実施、データ分析まで効率的かつスムーズに進めることができます。
そのぶん、主催者はオンラインのイベントの内容の充実などに集中することができるでしょう。
オンラインイベントプラットフォームについて知りたい方は以下の記事もご覧ください。
イベント会社に依頼しない場合はイベント運営を自力で行わなければなりません。
イベント運営の流れや、運営マニュアルの作成方法については以下の記事もご覧ください。
５．質の高い配信にするために必要な環境
質の高い配信にするために必要な環境として、重視すべき部分は以下の3つです。
①パソコン
②マイク・カメラ
③通信環境
以下で詳しく解説します。
①パソコン
Zoomで配信を行うには、パソコンが必須です。
Zoomでの使用を快適に行えるようなスペックのものを準備すると良いでしょう。
また、モニターを設置して、画面をパソコンとモニターの2つ用意しておくと便利です。
デュアルモニターを準備しておくと、画面共有しながらもう一つの画面では参加者の様子を見ることができたり、画面共有しながらホワイトボードをもう一つの画面で表示するなどが可能になります。
②マイク・カメラ
マイク・カメラは、パソコン付属のもので問題ないことがほとんどです。
それでも画質・設置場所などを確認するために、早い段階でテストを行っておきましょう。
特にパソコン内蔵のカメラは、カメラの位置や角度の微調整がうまくいかないこともあります。
パソコンスタンドを使ってカメラの位置を高くしたり、別のカメラを使用した方が良い場合もあるので、早めにチェックして必要な物を揃えておきましょう。
また、マイクの音質やカメラの位置・画質に特にこだわりたいイベントの場合は、外付けのものを検討すると良いでしょう。
③通信環境
オンラインイベントを開催する際、データをアップロードする速度であるインターネット回線の上り速度は配信側にとって特に重要です。
配信側は音声や動画データをアップロードするためです。
Zoomの場合は、上り・下りともに10Mbpsから30Mbpsが目安となっています。
仕様上では上り・下り3Mbpsほどで問題ないとありますが、快適な通信を行うためには10Mbps程度は最低限あった方が安心でしょう。
参加人数が多い場合などは、上り・下り30Mbps程度ある方が安心です。
まとめ
１．Zoomのオンラインイベントでは、ミーティングとウェビナーの特性を見極めて適切なものを選ぶ
２．Zoomでオンラインイベントを成功させるためには、便利機能を使いこなすべき
３．Zoomで質の高い配信を行うには、配信環境も確認しよう
おわりに
Zoomは、オンラインイベントを行うためには最適なツールです。
機能もたくさんあり、参加人数の規模や目的によってさまざまな使い方ができます。
一方で、Zoomでのオンラインイベントを成功させるためには多くのツールを使いこなすためのノウハウや配信機材・環境の用意が必要です。
この記事を参考に、Zoomのオンラインイベントの準備をしっかり行いましょう。
また、イベント開催のプロへの依頼を検討する際、
・スキルの高いイベントのエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。
