2023-06-05 11:53
Zoomイベントを実施する際に知るべきポイントとは？配信ノウハウを徹底解説
■この記事でわかること
- zoomイベントの開催手順の理解
- zoomイベントを成功させるポイントの理解
- zoomイベントで活かせる機能の理解
近年さまざまなサービスのオンライン化が加速するなか、Zoomを活用したイベントやセミナーなどが増えています。
一方で、Zoomを活用したオンラインイベントの開催方法や事前準備などは多岐に渡るため、不安に感じてる開催者は少なくありません。
本記事ではZoomでオンラインイベントを開催するうえで必要な準備やポイントを解説します。
ポイントを押さえることで運営の負担を減らしながら、効果的なオンラインイベントを開催できます。
また、イベントの制作やライブ配信をエキスパートに依頼して
・イベントの企画や進行、台本制作をサポートしてほしい
・装飾を制作して会場を華やかにしてほしい
・音響や照明、映像、撮影などの技術周りを対応してほしい
・予算内でできる限り良いイベントを実施してほしい
などのご希望がある場合、株式会社ストラーツをオススメします。
1．Zoomでイベントを開催する2つの方法
Zoomでオンラインイベントを開催するには、「Zoomミーティング」と「Zoomウェビナー」の二つの方法があります。
それぞれの特徴や使用方法を理解して使い分けることで、効果的なイベントが実施できます。
詳しく見てみましょう。
①Zoomミーティング
Zoomミーティングとは、ミーティング形式での配信のことを指します。
会議や打ち合わせ、双方のコミュニケーションを重視したイベントなど、少人数での利用に適しています。
ビデオとマイク機能をオンにしておくことで意見交換を行ったり、画面共有をすることで参加者全員がお互いの資料を見せ合うことや用意した動画を視聴することができるので、双方向性の高いイベントがおこなえます。
また、参加者を少人数グループに分ける機能（ブレイクアウトルーム機能）も搭載されており、お互いが近い距離でイベントを実施できるのが特徴です。
②Zoomウェビナー
Zoomウェビナーとは、オンラインセミナーを開催する際の専用機能であり、Zoomミーティングの有料プランを追加することで利用が可能になるサービスです。
ZoomウェビナーはZoomミーティングより多くの参加者が集まるような大型のオンラインイベントに適した音声機能や画面共有機能が備わっています。
一方で、Zoomウェビナーは登壇した一人の発言内容を大勢の参加者が聞くことを想定されているため、参加者同士のコミュケーションが取れるような機能は備わっていません。
そのため、Zoomミーティングと異なり、一人が壇上に登壇して話す内容を大勢の参加者が聞いているようなセミナー形式に近いイベントに適しています。
2．Zoomでイベントを開催するメリット
近年はコロナウイルスの収束もありオフラインでのイベントも以前のように開催されているのが目立ちます。そんな
なか、Zoomでイベントを開催するにはどのようなメリットがあるのか理解をしたうえで実施しなければなりません。
Zoomでイベントを開催するにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
①大勢の参加者を集めやすい
Zoomでイベントを開催するメリットの一つとして、大勢の参加者を集めやすい点が挙げられます。
オンラインイベントは、現地に足を運ばなくても参加することができます。
また、Zoomは日本ではシェア率が半数以上を占めているツールになるため、参加者をスムーズにオンライン会場に招待することが可能です。
オンラインイベントは会場確保や人員手配などの従来必要な工程をする必要がなく、予算や時間的コストを他の業務に当てられるため効率的にイベントを開催できます。
②参加のハードルが低い
Zoomでイベントを開催することは、参加者の参加ハードルが低くなる点もメリットと言えるでしょう。
従来のイベントやセミナーであれば、申し込みをおこない会場に出向いて参加するといった方法が一般的です。
しかし、Zoomでのイベントでは申し込みから参加まですべてオンライン上で完結でき、自宅にいながらでもイベントに参加することができます。
休日にイベントに参加することは、参加者たちの時間を多く拘束してしまうため、参加に対してハードルが高くなります。
イベント時間だけ参加することができるZoomイベントは、参加者たちのハードルを低くでき、参加人数の増加に繋がります。
それでも時間の都合がつかない方のために、Zoomイベントを録画しアーカイブ配信することも可能です。
以下で詳しく解説しています。
③コスト削減になる
Zoomでイベントを開催することは、イベント開催におけるコスト削減にも繋がります。
従来のイベントは、会場を借りて設備を準備したうえで運営側の人員確保もおこなわなければならず、費用コストや人的コストが多く必要でした。
しかし、Zoomでイベントを実施する際は会場を必要としないため会場費も人員も削減できます。
オンライン上で参加者たちの多くの行動を完結できるため、イベントを実施するうえでのコストは大幅に減少します。
Zoomの料金プランについて、さらに詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
3．Zoomでイベントを開催する際のポイント
クオリティの高いZoomイベントを開催するには、事前準備が重要です。
ここでは、Zoomでイベントを開催する際のポイントを７つ紹介します。
①必要機材を揃えておく
Zoomでイベントをおこなう際は、イベントで必要となる機材を事前に揃えておきましょう。
Zoomイベントではインターネットが繋がる環境が必須であり、オーガナイザーとなるパソコンなどの機器も必要となります。
また、イベント形式によりますが多くの場合でマイクやカメラなども必要になるでしょう。
機材に関しては最新のものではなくても問題はありませんが、音質や画質などには注意が必要です。
参加者にとってストレスの少ない、ある程度のスペックの物を準備しておきましょう。
②登録フォームをカスタムしておく
登録フォームをカスタムしておくことで、イベント開始前に参加者の情報を確認できるためおすすめです。
登録フォームはイベント内容によって自由に設定することができ、住所や電話番号、会社名や役職などといった項目が用意されており、必要項目をチェックするだけで設定できます。
また、オリジナルの質問も用意することができ、単一回答や複数回答などの回答形式も選ぶことができるので、別で質問フォームを作成する手間も省けます。
しかしZoomの登録フォームはプルダウン機能や説明文の記載などができない、デザインに自由性がないなどの理由から実際に使用している事例は少なく、独自のウェブサイトやGoogleフォームなど別サービスを使用しているケースが多いです。
③開場時間を踏まえて開催時間を設定しておく
Zoomでイベントを開催する際には、開場時間を計算に入れたうえで開催時間の設定をおこないましょう。
例えば、イベント開始時間を開場時間に設定してしまった場合、参加者は時間にならなければ参加することができず、イベント開始自体が遅れてしまいます。
一般的には15分程度の時間差があればスムーズに進みます。
イベントをおこなう際は、開場時間を加味したうえでスケジュール登録をおこなうようにしましょう。
④実施セッションを有効にして予行練習をする
Zoomでのイベントやセミナーでは、予行練習を行うと良いでしょう。
Zoomでは、実施セッションという機能があり、有効にしておくことで登壇者の予行練習が簡単にできます。
実施セッションを実行中は他のイベント参加者が入ることはできないため、画面上の立ち位置やマイクチェックなどのテストにも活用できます。
イベント中の機材トラブルなどを防ぐためにも、事前の確認が大切です。
⑤イベントのリマインドメールを設定しておく
イベント実施の際は、リマインドメールの設定もしておきましょう。
リマインドメールの設定もZoom内ででき、自動送信するタイミングも決めることができるので、1週間前や1日前など数回に分けて送信することが可能です。
しかし、Zoomに備わっているリマインドメール機能はメールヘッダーにZoomの説明文などリマインド以外の必要ない情報も一緒に送信されてしまい、閲覧しにくいメールになります。
そのため、多くの企業では独自のメール配信システムでリマインドメールを送信しています。
オンラインイベントは参加ハードルが低くなった反面、申し込み後の離脱率が高くなる傾向にあるため、リマインドメールは参加予定者の離脱率を低下にも役立ちます。
⑥投票アンケートや質疑応答を用意しておく
Zoomイベントで参加者の意見を聞きたいと想定している場合は、投票アンケートや質疑応答機能を準備しておきましょう。
Zoomの投票アンケート機能では、イベント開催中に参加者に向けてリアルタイムで投票してもらうことが可能です。
また、投票結果は画面に表示されるため、投票結果を参考にイベントコンテンツを作成することもできます。
質疑応答機能は、匿名でテーマに対して質問を送信することができるので、対面では聞きにくい質問も受けることができます。
また参加者が他の人の質問を見たりコメントしたりできる設定も可能で、質問に対してリアルタイムで回答することができます。
質疑応答機能についてさらに詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
⑦迷惑行為の対策を決めておく
参加者による迷惑行為の対策を決めておくことも、Zoomでイベントを実施するうえで重要です。
参加者のなかには、音声を切り忘れてしまいイベント中にノイズが発生してしまうケースがあります。
運営側はこういったトラブルへの対策を事前に決めておき迅速に対応することで、円滑なイベント進行をおこなうことができます。
事前アナウンスで音声OFFを呼びかけることや、イベント中の定期的な案内をマニュアルに入れ込むなどの対策が効果的です。
4．Zoomのイベントの質を高める方法
Zoomイベントでは、Zoomの機能をある程度活用できればイベントの開催はできます。
しかし、参加者の満足度アップやリピートなどを想定すると、イベント全体の質向上は欠かせません。
ここではZoomイベントで質を高める６つの方法をご紹介します。
①コンテンツの準備をする
Zoomイベントの質を高めるには、コンテンツの事前準備をおこないましょう。
イベントでは、参加者が途中で離脱せずに最後まで聞きたくなるような内容にすることが大切です。
そのため、参加者が求めている内容や喜んでもらえるコンテンツを提供する必要があります。
（１）参加者が求めている情報の分析と提供
コンテンツを準備するには、参加者が求めている情報を分析し、コンテンツとして形にし提供する必要があります。
もちろんイベントは、ある程度大きなテーマを設定したうえで開催するため、参加者たちもイベントのジャンルに対しては興味を示しています。
しかし、ありきたりなコンテンツでは参加者の離脱やリピートの減少に繋がります。
運営側は参加者が本当に知りたい情報を分析し、把握したうえでコンテンツとして提供することが重要です。
（２）登壇者のキャスティング
参加者に喜んでもらえるコンテンツとして、登壇者などのキャスティングの工夫が挙げられます。
Zoomイベントでは提供内容も重要ですが、誰が伝えるかも参加を決めるポイントとなります。
テーマに合った著名人や実績を残した人物をキャスティングすることで、イベント全体の質が高くなります。
②オープニングなどの演出を取り入れる
Zoomイベントの質を上げる方法として、オープニング映像を流すといった方法も効果的です。
オフラインでのイベントの多くは、オープニングといったコンテンツが用意されています。
オンラインイベントでもオープニングを取り入れることで、イベント全体が華やかになり、今から始まるんだといった参加者たちの気持ちをイベントへ向けることができます。
③待ち時間などのBGMを用意する
イベントの開場時間から開始時間までの待ち時間などでは、無音ではなくBGMを流しておくことも、質を上げる方法の一つです。
無音の時間が長い場合、イベント全体にたるんだ空気が広がってしまい、いざ開始した際に参加者たちの気持ちをつかむことが難しくなるかもしれません。
参加者の感情をうまくストーリ化してつかみ取ることも、運営をおこなううえで重要なポイントです。
④ブレイクアウトセッションなどの機能を活用する
Zoom内の機能を効果的に活用することも、イベントの質を上げることに繋がります。
Zoomではブレイクアウトセッションといった機能があり、大人数の参加者をグループ分けできる機能があります。
Zoomウェビナーの弱点でもある参加者同時のコミュニケーション不足を解消できるため、意見交換など交流をより深められる能動的なイベントの実施も可能になります。
⑤音響や映像の環境を整える
音響設備の構築や映像のクオリティーを高めることも、イベント全体の質向上に期待できます。
Zoomイベントは、端末を通じて参加者に声や映像が届くため、機材の性能が高いほど質の良い情報を届けられます。
より質の高いイベントを求める場合には、機材の機能面も見直しましょう。
⑥プロの運営会社に依頼する
Zoomイベントを開催する際には、プロの運営会社に依頼するのもおすすめです。
普段イベントに着手していない人材でイベントを開催するには、多くの手間がかかり本業に支障が出てしまうことも珍しくありません。
どのような内容のイベントにするかによりますが、プロに任せて参加者の満足度を上げることも選択肢の一つとしてあります。
まとめ
- イベントの内容や目的から、ZoomミーティングとZoomウェビナーのどちらが適切であるか検討する
- 機材の準備や設定など事前準備をしっかり行うことで、スムーズにイベントを開催できる
- Zoomイベントの成功には、Zoomの操作だけでなく参加者の満足度が高くなるようなコンテンツや演出も重要
おわりに
本記事ではZoomイベントを開催するうえでのメリットやポイントについて解説しました。
新型コロナウイルスの影響でオンラインイベントはより身近なものとなり、今後もZoomを活用したオンラインイベントが多く開催されると予想されます。
しかし、Zoom内の機能性を深く理解したうえで開催しなければ、参加者の離脱などマイナスのイメージもつきかねません。
Zoomでオンラインイベントの実施を検討している際は、是非本記事を参考にしてください。
また、イベントの制作やライブ配信をエキスパートに依頼して
・イベントの企画や進行、台本制作をサポートしてほしい
・装飾を制作して会場を華やかにしてほしい
・音響や照明、映像、撮影などの技術周りを対応してほしい
・予算内でできる限り良いイベントを実施してほしい
などのご希望がある場合、株式会社ストラーツをオススメします。
