オンライン展示会のやり方は？具体的な手順を利用パターンごとに紹介

オンライン展示会とは、その名のとおり、オンライン上で開催される展示会です。

今も続く新型コロナウイルス感染症の影響から、多くの企業が取り入れつつあります。現状を見ると、利用パターンは主に次の3つです。

パターン	補足
他社主催のオンライン展示会に出展	他社が開催している展示会に出展するパターン。 出展や企画の手間は少ないものの、集客やプラットフォームUI等が開催者に依存するため、思ったような効果が得られない場合も
1社での自主開催	自社カンファレンスなどに近いイメージ。比較的手間は少ないが、自社の企画力・集客力が求められる。
複数社での合同開催	グループ企業や協業企業などと合わせて、複数社で開催するパターン。 複数社合同で実施することにより集客数を高めたり、クロスセルの提案に繋げたりすることが可能。 一方で、出展社規模が増えるほど管理・運営コストが増大する

この記事では、オンライン展示会のやり方を、各利用パターンごとにわけてご紹介しています。開催前から開催後までの基本的な手順や、各フェーズごとにやるべきことを把握したいときの参考としてください。

株式会社ストラーツでは、オンライン展示会プラットフォーム「Event BASE」を提供しています。

・展示会を開催したいが何から始めていいのかわからない
・開催までの時間が限られている
・ほかでは見られないオリジナルの展示会を開催したい

と考えている場合は、ぜひお問い合わせください。プラットフォームの提供だけでなく、集客やマッチングのサポートをいたします。

１．他社主催のオンライン展示会に出展するやり方

最初に、他社が開催するオンライン展示会に出展するときのやり方をご紹介します。

①オンライン展示会参加の目的・予算を決める

オンライン展示会に参加するときは、それを通して参加者から問い合わせがほしいのか、とにかく自社製品・サービスを知ってもらいたいのかなど、オンライン展示会に参加する目的を明確にしておきましょう。

目標を数値化（例：お問い合わせ獲得数◯件）しておくと、参加の予算が決めやすくなります。

オンライン展示会への参加には無料のものがしばしばあるが、すべてがそうとは限りません。また、無料でも人的・時間的なコストはかかります。

展示会に参加したけど損するだけだった……とならないように、費用対効果は事前に計算しておくことが大切です。

②オンライン展示会を選定する

オンライン展示会を選定するときは、まずはネット検索やダイレクトメール、営業案内、Web広告などから、自社の業界をテーマにしたオンライン展示会を探します。

ネット検索するときは、オンライン展示会は業界ごとに分かれていることがほとんどなので、「◯◯業 オンライン展示会」と検索するといいでしょう。

オンライン展示会をいくつかピックアップできたら、自社に適した展示会かどうかを確認します。特に見ておきたいのは次の5つです。

• 参加することでどんなベネフィットがあるのか
• 必要な機能は揃っているのか
• 参加費用はいくらか
• 申し込み期限はいつか
• リアル展示会は同時開催されているか

（1）参加することでどんなベネフィットがあるのか

どんな参加者が来るのか、リード獲得数やアポ獲得数はどのくらい見込めるのかなどをチェックし、自社の目的と照らし合わせてみましょう。Webサイトのほか、プレスリリースに記載されていることもあるので見てみることをおすすめします。

（2）どんな機能・サービスがあるのか

その展示会では、どんなことができるのか見てみましょう。

他社が開催される展示会は、基本的にその業界の製品・サービスをPRするのに必要な機能を搭載しているので、機能不足で満足のいく営業ができなかった……とはなりにくいと考えられます。

ただ、もし自社に適した機能を事前に確認して、そのオンライン展示会にはあるかチェックしたいという場合には、類似の業界の開催事例を見てみるといいでしょう。

（3）参加費用はいくらか

予算に見合うかどうか確認します。一部の機能を有料オプションとしているところもあるので、Webサイトで確認しきれない場合は問い合わせるのもいいでしょう。

（4）申し込み期限はいつか

展示会によっては、展示会開催日の数ヶ月前に締め切るところもあります。

（5）リアル展示会は同時開催されているか

リアル展示会の同時参加が必須の展示会もあるので、事前に確認しておきましょう。

③オンライン展示会参加の準備

当日のブース担当者は誰にするのか、Webセミナーには誰が出演するのか、必要な資料の執筆や動画の制作は誰が行うのか、具体的な部分を詰めていきます。ダイレクトメールやプレスリリース、SNS、LP、Web広告などを使って集客を行うのも大切です。

資料や広告文などのコンテンツ制作に関しては、自社でクオリティが高いものを作成する自信がないのであれば外注をおすすめします。クラウドソーシングサイトのクラウドワークスやLancersで外注先を探すのもいいでしょう。

また、忘れがちなのが、リハーサルと操作確認です。動画の配信や参加者からの問い合わせ対応がトラブルなく進められるように、念入りにシミュレーションしておきましょう。

アバター操作が必要なオンライン展示会の場合は、開催してからアバターの動かし方を確認していると時間をロスしてしまうので、こちらも可能ならチェックしておきたい点です。

④オンライン展示会参加

オンライン展示会では、プッシュ型の展示会は難しいと言われています。

ですが、オンライン展示会によっては、参加者リストを使ってダイレクトにメールを送り、Web商談などに呼び込むことも可能です。事前に機能を確認して、時間の許す限り、商談のチャンスを伺いましょう。

⑤オンライン展示会参加後

オンライン展示会参加後は、参加者の興味度が薄れないうちに営業を行います。アンケート結果や来場者の行動データを元に、適したアプローチをします。

２．オンライン展示会を単独開催するときのやり方

オンライン展示会を開催するときは、民間企業が開発するオンライン展示会用のプラットフォームを利用するのが一般的となっています。費用はかかるものの、そちらのほうがクオリティの高い展示会が、手間なく開催できるからです。

以下、プラットフォームを利用するケースに絞って、基本的な流れをご紹介します。

①オンライン展示会のイメージを練る

オンライン展示会を単独開催する場合は、とりわけ何を目的に行うのか、どのくらいの期間開催するのか、その間どのように管理・運営するのかを決めるのがポイントになります。

目的は潜在顧客の発掘や見込み顧客の獲得などがあげられますが、いずれにしても数値化しておくのが理想です。予算やどういったコンテンツが必要なのかも決めやすくなります。

開催期間については、期間が長ければ、顧客の流入も期待できるでしょう。

ただし、長期間開催すれば、プラットフォームの利用料金が増えるだけでなく、人的コストもかさみます。また限定感が薄れ、利用するプラットフォームによっては、通常のWebサイトとの違いが見えにくくなります。

一方で、あまりに短期間だと、そもそも顧客がやってこないという可能性もあります。

オンライン展示会開催によって得たい成果、コストとのバランスを考えながら決めるのが大切です。

②オンライン展示会プラットフォームの選定基準を決める

イメージを練ることができたら、プラットフォームを選定します。

提供している企業のWebサイトを見たり、実際に問い合わせをしたりしながら、次のことをチェックしてみましょう。

• プラットフォームの型はどれか
• どんな機能・サービスがあるのか
• 費用はいくらか

プラットフォームの型を先に確認してから、機能を見て、良さそうと思ったら実際に問い合わせて費用を聞く、という流れです。

（1）プラットフォームの型はどれか

現在提供されているプラットフォームは、Webサイトに似たLP型や、3D空間を活用したVR型などいくつかの型にわけられます。

LP型はUIに優れていて参加者にストレスを与えにくいメリットがありますが、持ち前の集客力に結果が左右されやすいのがデメリット。

VR型はまるでリアルな展示会に参加しているようなワクワク感を演出できますが、参加者が操作に困らないようにサポートする必要があります。

こうした特徴からLP型に向いている企業、VR型に向いている企業があるため、最初にプラットフォームを確認するのが重要となります。

（2）どんな機能・サービスがあるのか

そのオンライン展示会プラットフォームには、どんな機能・サービスがあるのか見てみましょう。

多くのオンライン展示会のプラットフォームには、PDF資料の配布、動画配信、オンラインチャットやWeb商談機能、オンライン名刺交換などが基本的な機能としてあります。各社のプラットフォームの違いが見えにくい場合は、それ以外の機能に着目するいいでしょう。

一方、サービスについてはまちまちなので、集客に役立つメール配信をしてくれるところもあれば、ウェビナーに必要な動画撮影用のスタジオを貸し出すサービスを行っているところもあります。「うちだったらどのように使うのか」といったシミュレートをするのがおすすめです。

（3）費用はいくらか

オンライン展示会のプラットフォームは、内容によって費用が変わります。Webサイトに金額が掲載されている場合でも、プラットフォームを提供している企業にイメージやほしい機能を伝えて、正確な見積もりを出してもらうようにしましょう。

（4）おすすめのオンライン展示会プラットフォーム

単独開催用プラットフォームでおすすめなのは、WEB EXPO Master、DX EXhibition STANDARD、セールスメディアの3つです。

③オンライン展示会開催の準備

プラットフォームまで選定したら、オンライン展示会の開催に向けて、必要なコンテンツを揃えましょう。

予算との兼ね合いもありますが、制作に自信がない場合は、クラウドワークスやLancersで外注先を探すなどして、クオリティが高いものをできるかぎり用意すると成功に近づきます。

また、集客にも力を入れましょう。既存顧客にはダイレクトメールや直接営業、新規顧客にはプレスリリース、SNS、LP、Web広告などを使って開催の告知を行います。

顧客にアプローチするときは、つい製品の魅力や展示会の特徴を伝えがちですが、参加することでどんな良いことがあるのか（ベネフィット）に重点を置くのが大切です。

④オンライン展示会開催

展示会開催中は、やはりどのような顧客がどのくらい来ているのか、そしてどのような成果につながっているのか成果を逐一チェックするのが重要です。

現状の数値と残りの開催期間・目標の数値を照らし合わせて、進捗が芳しくないのであれば早めに対策を打ちましょう。

顧客があまり来ないのであれば広告を出稿する、配布した資料から問い合わせにつながっていないのであれば中身を差し替える、など思い切った対応すると結果も変わってくるはずです。

⑤オンライン展示会開催後

オンライン展示会開催後は、参加者が書いてくれたアンケート結果や実際の成果を元に、営業をかけます。

参加者によっては、すぐに取引したいところもあれば、一方で慎重に検討しているところもあるため、企業の興味度にあわせた対応をするのがポイントです。

３．オンライン展示会を主催するときのやり方

オンライン展示会を主催するときは、準備の負担やクオリティの面から、ほかの企業が提供しているオンライン展示会のプラットフォームを利用します。

やり方とポイントを、以下で詳しくご紹介します。

①オンライン展示会のイメージを練る

オンライン展示会を主催する場合は、何を目的として行うのか、どのくらいの期間開催するのか、管理・運営をどうするのかに加えて、どの程度の規模感にするのか、一般展示以外にどのようなイベントを行うのかを考えます。

目的は、業界の動向を見ながら、各企業が持っているニーズやクリアすべき課題に応じて決めるといいでしょう。

開催期間は、こちらが主催するため基本的には自由です。2～3日間という事例もあれば、数ヶ月にわたって開催されている事例も見られます。

開催期間を広めに設定すれば、出展企業も参加者も集めやすくなるでしょう。一方で、費用負担が大きくなりやすい、イベント特有の限定感も薄れがちになりやすいことに注意が必要です。

また、オンライン展示会を主催するときは、規模感もあわせて決めておきましょう。プラットフォームの中には、小規模のオンライン展示会に向いているものもあれば、逆に大規模のオンライン展示会のほうが費用対効果が高いものもあります。

オンライン展示会のイメージを練るときは、同業界のオンライン展示会がどのようなプラットフォームを利用しているのか、どんな催しを行っているのか見るのもおすすめです。

②オンライン展示会のプラットフォームを選定する

イメージを固めたら、オンライン展示会のプラットフォームを選定します。次のポイントをチェックするといいでしょう。

• 想定している規模感に適したプラットフォームか
• プラットフォームの型はどれか
• どんな機能・サービスがあるのか
• 費用はいくらか

オンライン展示会を主催するときは、規模感から絞り込み、型と機能をチェック、その上で費用を問い合わせると、比較的早く希望に沿ったものが見つかります。

（1）想定している規模感に適したプラットフォームか

前述したように、プラットフォームの中には、出展企業が100社を超えるような大規模な展示会に適したもの、2～10社程度の小規模な展示会に適しているものもあります。

（2）プラットフォームの方はどれか

プラットフォームには、Webサイトに似たLP型や、バーチャル空間を利用したVR型があります。

（3）どんな機能・サービスがあるのか

機能やサービスのチェック基準は、PDF資料の配布、動画配信、Web商談機能など、どのプラットフォームにもある機能以外に何があるのかに注目しましょう。

また、オンライン展示会が成功するかどうかは、主催企業が出展企業をどれだけサポートするかにかかってきます。出展企業の集客を手助けするようなサービスはあるか、参加者の行動はどこまで解析できるのかなどもチェックしてみてください。

（4）費用はいくらか

費用は、各社ともに規模感によって大きく異なります。プラットフォームの提供企業に、「◯社集めて開催しようと思っている」「◯◯という機能・サービスを利用したい」と直接伝えて、具体的な金額を出してもらうほうが失敗しにくくなります。

（5）おすすめのオンライン展示会プラットフォーム

オンライン展示会プラットフォームを選んでいる余裕がない、初めてなので奇をてらうのではなくスタンダードな展示会を開きたい、といった場合は「Event BASE」がおすすめです。

「Event BASE」は、株式会社ストラーツが提供しているLP型のオンライン展示会プラットフォームです。

小規模から大規模まで、あらゆる規模の展示会に対応することが可能（単独開催もOK）。また、必要な情報を設定画面に入力するだけで、早ければ10日後には開催できるのも特徴です。よければご利用をご検討ください。

④オンライン展示会開催の準備

プラットフォームを選定したら、出展企業を募ります。Web広告やダイレクトメール以外に、SNSやプレスリリース配信もおすすめです。

どんな展示会なのか、いつ開催されるのか、参加要件には何があるのか、出展費用はいくらなのかといった基本情報に加えて、出展することでどのようなメリットがあるのか（どのくらいのリード獲得ができるのかなど）を提示すると、出展企業にそのオンライン展示会の魅力が伝わりやすくなります。

オンライン展示会が対象としている顧客への告知も忘れずに行いましょう。

オンライン展示会の基本情報に加えて、出展企業数、出展企業名、一般展示のほかに催されるイベントの内容などを掲載すると、顧客も参加することで得られるベネフィットがイメージしやすくなります。

⑤オンライン展示会開催

オンライン展示会開催中は、出展企業のサポートに徹します。

オンライン展示会のプラットフォームには、参加者の行動データを収集する機能が搭載されているので、そのデータを逐一チェックし、場合によっては出展企業にデータを送るといった具合です。

出展企業からの問い合わせ対応や、何らかのトラブルが発生したときの対応を迅速に行うのも、主催企業の大切な役割でしょう。

また、開催の様子をSNSを使ってリアルタイム報告し、まだ参加していない企業に参加を促す主催企業も見られます。

⑥オンライン展示会開催後

オンライン展示会開催後は、来場者や出展企業にアンケートを配信し、満足度をチェックしましょう。

また来場者の行動データを分析をするとともに、その情報を出展企業に漏れなく送るようにします。

４．オンライン展示会プラットフォームの問い合わせは株式会社ストラーツへ

本記事でご紹介したオンライン展示会のやり方は、あくまで基本的なものです。実際は企業の状況や製品・サービスの特徴などによって変わってくるので、ご参考にしつつ、必要な部分を補っていただければと思います。

ただ、初めての場合は、それでもご判断に迷う場合があるかもしれません。特に開催する立場になる場合は、決めなければならないことも増えます。

もしお困りの際には、一度、株式会社ストラーツへご相談ください。
ストラーツでは、単独から大規模開催まで対応しているオンライン展示会のプラットフォーム「Event BASE」を提供するだけでなく、集客やイベントの運営支援も行っています。お気軽にお問い合わせいただければ幸いです。