学会運営・事務局でおすすめの会社25選！予算や特徴|2024年版

学会の準備には制作物や翻訳、登壇者への連絡、来場者管理、当日の進行管理など多岐にわたり、普段の業務をしながら、学会の準備ができるか不安に感じる方も多いでしょう。

そこで今回は学会の運営事務局におすすめの代行会社を25社紹介します。
学会の運営を代行会社に依頼するメリットについても紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

１．学会の運営・事務局におすすめの会社25選！

ここでは、学会の運営・事務局におすすめの会社25社を、厳選してご紹介します。

①株式会社ストラーツ

引用：https://strarts-event.com/

株式会社ストラーツは低単価で高クオリティの学会運営を行うイベント会社です。
実績豊富なプロの担当者が多く在籍しているため、運営のクオリティが担保されています。

また、お客様の予算に応じて提案してくれるため、主催者にとっては安心して任せることができます。
さらに必要最低限の人員・機材スペックと台数で対応してくれるため、経費を抑えたいと考えている方にもおすすめです。

コロナ禍以降は、リアル開催だけでなくオンライン開催も検討する学会が増えていますが、ストラーツは官公庁の行事ライブ配信（参加者：30,000人）を担当するなどオンライン開催の実績も豊富です。
学会には細々とした作業が多数ありますが、チャットツールを使うなどをして、スピーディーなレスポンスや対応をしています

ほかにも学会によっては会員懇親会や表彰式などの対応も必要となってきますが、ストラーツは周年イベントや懇親会の運営実績も豊富なため、幅広く対応可能です。
具体的にどのような提案や予算で開催できるか気になる方は、公式サイトから無料で問い合わせができるので、ぜひ相談してみましょう。

【株式会社ストラーツをおすすめするポイント】
✓実績豊富なイベントのプロが運営するため高品質なサービスを受けられる
✓費用対効果が高い学会運営ができる
✓リアル・オンライン・ハイブリッドなど様々な形式に対応できる

問合せ先	https://strarts-event.com/
予算感	配信セミナー：250,000万円～ 会場セミナー（参加者70名程度）：600,000円～ 周年イベント（参加者150名程度）：900,000円～
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、内定式、入社式、映像制作、オンライン配信、企業のカンファレンスイベント、周年イベント、記念パーティー、キックオフイベント、社員総会、交流会・懇親会
所在地	〒107-0062　東京都港区南青山3-8-40 青山センタービル2F

②日本コンベンションサービス株式会社

引用：https://www.convention.co.jp/

日本コンベンションサービスは1967年に国内で初めてコンベンション運営を専門として創業した会社です。日本最大規模の医学会である日本医学会総会の運営を民間で初めて代行した会社でもあるため、学会運営の実績はトップクラスです。

また、コンベンション運営に必要な映像機材、通訳・翻訳、人員などはすべて自社とグループ会社で手配できる点も大きな強みです。
さまざまな学会の運営経験があるため、安定したサービスを展開しています。

【日本コンベンションサービス株式会社をおすすめするポイント】
✓学会運営のパイオニア
✓1万人以上の大規模学会の運営実績が豊富
✓映像機材、アルバイト、通訳・翻訳など自社・グループ会社で手配できる

問合せ先	問合せURL：https://www.convention.co.jp/contact/convention/
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、企業イベント、周年イベント、市民公開講座など
所在地	〒100-0013　東京都千代田区霞が関1-4-2　大同生命霞が関ビル18階

③株式会社コングレ

引用：https://www.congre.com/

株式会社コングレは、学会運営ではTOPクラスの実績を誇っている会社です。
関連会社は、ITソリューションに特化した『マイス・ワン』やグランフロント大阪の北館にある施設『コングレコンベンションセンター』の運営も行っています。

関連会やと連携して会場手配から参加登録システムや学会アプリなどのITソリューションまで幅広く対応できます。
大規模学会の実績が豊富なため、どの学会でも安心して依頼できる運営会社です。

【株式会社コングレをおすすめするポイント】
✓数多くの学会運営を担当した実績がある
✓ITソリューションに特化した関連会社を持っている

問合せ先	問合せURL：https://www.congre.com/contact/convention/ 電話番号：03-3510-3711
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、企業イベント、展示会など
所在地	〒103-8276　東京都中央区日本橋3-10-5 オンワードパークビルディング

④株式会社 コンベンション リンケージ

引用：https://www.c-linkage.co.jp/ja/index.html

学会の運営実績が豊富な会社で、国内外あわせて67拠点と全国各地に活動拠点をもっています。
また、コンベンション施設の民間経営を国内で初めて行った企業でもあり、施設運営も多くの地域で行っています。

コストパフォーマンスも良いため、実績もありつつ予算をなるべく抑えたい方におすすめの運営会社です。

【株式会社 コンベンション リンケージをおすすめするポイント】
✓コストパフォーマンスを重視している
✓コンベンション施設の運営も行っているため連携の可能
✓全国に拠点を多く持っている

問合せ先	問合せURL：https://www.c-linkage.co.jp/ja/contact.html 電話番号：03-3263-8686
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、舞台芸術、大型スポーツイベントなど
所在地	〒102-0075　東京都千代田区三番町2

⑤株式会社JTBコミュニケーションデザイン

引用：https://www.jtbcom.co.jp/

株式会社JTBコミュニケーションデザインは、JTBのネットワークを活用し、宿泊やエクスカーション手配に強みを持っています。
オンライン開催ができるシステムは自社内の開発で、低価格でありながら参加登録から配信まで一元管理できます。

さらに、JTBが開発した『AMARYS』は、参加登録や宿泊予約などあらゆる参加受付に対応した優秀なシステムで、とても使い勝手がよくどの学会でも対応可能です。

JTBグループの連携を受けたい方に特におすすめします。

【株式会社JTBコミュニケーションデザインをおすすめするポイント】
✓大手旅行会社のJTBグループに所属している
✓JTBグループのため宿泊や海外対応などの実績が豊富
✓参加登録や宿泊手配ができる優秀なシステムを持っている

問合せ先	問合せURL：https://www.jtbcom.co.jp/contact/ 電話番号：03-5657-0600 （平日： 9:00～18:00）
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、周年イベント、プロモーション活動など
所在地	〒105-8335東京都港区芝3-23-1 セレスティン芝三井ビルディング 12階

⑥株式会社メッド

引用：https://www.med-group.co.jp/

岡山県に拠点をおく株式会社メッドは、学会運営・事務局のほかにも企業セミナーやレセプション、表彰式など対応ができる運営会社です。
学会運営では全国学会から地方会まで幅広く対応でき、自社内で必要な映像機材も保有しています。

また、独自の演題登録システムを使用できるため、学会では有名な演題登録システムである『UMIN』が使えない学会では貴重な存在です。

【株式会社メッドをおすすめするポイント】
✓必要な映像機材を自社で保有している
✓独自の演題登録システムを使用できる

問合せ先	問合せURL：https://www.med-group.co.jp/med-web/contact/ 電話番号：086-463-5344
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、企業研修、表彰式など
所在地	〒701-0114　岡山県倉敷市松島1075-3

⑦株式会社コンベックス

引用：https://www.convex.co.jp/

株式会社コンベックスは1976年に創業以来、学会運営・事務局に携わる老舗会社です。
大規模から小規模まで幅広く対応でき、2016年には6,000名以上が参加する脳神経外科領域の重要な学会運営も担当した実績もあります。

また、学会事務局代行も請け負っており、委員会や役員へのサポートも連携できスムーズに準備を進められます。
会社としても学会運営の歴史が長いため安心して利用したい方におすすめです。

【株式会社コンベックスをおすすめするポイント】
✓創業1976年の歴史があり安定感がある
✓学会事務局の請負代行もしているため連携できる

問合せ先	問合せURL：https://www.convex.co.jp/contact/ 電話番号：03-3505-3355
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、式典、コンサート、展示会など
所在地	〒106-0041　東京都港区麻布台1-11-9　BPRプレイス神谷町7階

⑧株式会社ドゥ･コンベンション

引用：https://www.doc-japan.com/index.html

株式会社ドゥ･コンベンションは脳神経外科と整形外科領域の学会運営・事務局が豊富な会社です。
特に整形外科領域では脊椎関連の学会運営が多いのが特徴的です。

いずれの領域も実際に医療機器を触ってレクチャーを受けられるハンズオンセミナーが多いため、さまざまな開催形式にも対応できます。

【株式会社ドゥ･コンベンションをおすすめするポイント】
✓5,000名以下の学会運営の実績が豊富
✓脳神経外科・整形外科領域の学会運営の実績が多い

問合せ先	問合せURL：https://www.doc-japan.com/contact/ 電話番号：03-5289-7717
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局
所在地	〒101-0063　東京都千代田区神田淡路町2-23 アクセスお茶の水ビル5階

⑨株式会社 エー・イー企画

引用：https://www.aeplan.co.jp/

株式会社エー・イー企画は、広告代理店もかねた学会運営会社です。
主に、バイオテクノロジー・ライフサイエンス分野での大学と企業の協力プロジェクトにも力を入れています。

学会運営の一部だけを依頼することも可能で、当日の学会運営や事前参加登録の受付業務、ホームページ作成のみなど面倒な部分だけでも引き受けてくれます。
学会運営の一部を依頼したいと考えている場合はおすすめです。

【株式会社 エー・イー企画をおすすめするポイント】
✓広告代理店も兼ねたコンベンション運営会社
✓学会運営の一部のみ依頼できる

問合せ先	問合せURL：https://www2.aeplan.co.jp/reception_form/ 電話番号：03-3230-2744
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、展示会、セミナー・シンポジウムなどの運営
所在地	〒101-0003　東京都千代田区一ツ橋2-4-4　一ツ橋別館4階

⑩株式会社 オフィス・テイクワン

引用：https://www.cs-oto.com/index

株式会社オフィス・テイクワンは、愛知県に本社をおく学会運営会社です。
本社は愛知県ですが、全国の学会に対応可能で、企画立案から依頼することも可能です。

また、自社内でディレクターのほかにデザイナーやサポートスタッフも抱えており、品質が担保されています。

【株式会社 オフィス・テイクワンをおすすめするポイント】
✓自社内でディレクターやデザイナー、サポートスタッフを抱えている
✓愛知県に本社があるため中部地方の開催には強い

問合せ先	e-mail：info@cs-oto.com 電話番号：052-508-8510
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局
所在地	〒461-0005　愛知県名古屋市東区東桜1-10-9 栄プラザビル4B

⑪株式会社プロアクティブ

引用：https://www.pac.ne.jp/

株式会社プロアクティブは、学会運営・事務局やセミナーの運営が得意な会社です。

特にシステム関係に大きな強みを持っており、例えばオンライン・ライブ配信サイト、参加登録システム、演題登録・査読機能など多岐にわたるシステムが用意されています。
それぞれの質も高く、某大手旅行代理店の宿泊予約・参加登録システムはプロアクティブが開発したものを利用しているほどです。

システム関係を利用したいと考えている場合におすすめです。

【株式会社プロアクティブをおすすめするポイント】
✓某大手旅行代理店も利用する宿泊予約と参加登録システムを保有している
✓オンライン・ライブ配信サイトを保有している

問合せ先	問合せURL：https://dx-mice.jp/EZEntry/inquiry/Entry/Agree 電話番号：078-332-2505（平日：9:30～18:00）
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、企業セミナー、展示会など
所在地	〒650-0034　兵庫県神戸市中央区京町83三宮センチュリービル3階

⑫株式会社ネクステージ

引用：https://www.nex-tage.com/

株式会社ネクステージは、石川県を中心に学会や展示会の運営などを行う会社です。
石川県の地元企業やコンベンションビューローとの結びつきも強く、石川県での開催ではほかの運営会社から共同運営を依頼されるほどです。

特に2017年に開催された日本循環器学会では、会場運営を担当し、金沢駅前の10施設を利用して合計15,000名の参加を可能にしました。

石川県での開催に関しての実績が豊富なため、石川県で開催される場合は特におすすめです。

【株式会社ネクステージをおすすめするポイント】
✓本社が石川県にあり、地元企業との結びつきが強い
✓石川県での開催実績が豊富

問合せ先	問合せURL：https://www.nex-tage.com/inquiry/ 電話番号：076-216ｰ7000
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、展示会
所在地	〒920-0059、石川県金沢市示野町南45番地

⑬株式会社日本旅行

引用：https://www.nta.co.jp/houjin/convention/

株式会社日本旅行は旅行業務で有名ですが、学会運営・事務局も行っており、旅行業務でのネットワークと創業110年以上続くノウハウが武器です。
旅行業務から印刷、学会運営・事務局の準備までワンストップサービスを展開しています。

さらに、『イベント業務管理士』の資格を持つスタッフが在籍しているため、さまざまなニーズに対応できる点もポイントです。

【株式会社日本旅行をおすすめするポイント】
✓旅行業務と連携できる
✓イベント業務管理士の資格を持つスタッフが在籍している

問合せ先	e-mail：koumu_houjin@nta.co.jp 電話番号：03-5369-4533（平日：9:45～17:45）
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局
所在地	〒160-0017　東京都新宿区左門町16-1 四谷TNビル4階

⑭株式会社ピーシーオーワークス

引用：http://www.pcoworks.jp/

株式会社ピーシーオーワークスの『ピーシーオー』は学会運営などの業務を担当するPCO（Professional Congress Organizer）から由来しています。
国内外を問わずイベントやセミナーの企画から実施までのトータルサポートを請け負うプロの集団です。

様々なコンベンションを成功に導いています。

【株式会社ピーシーオーワークスをおすすめするポイント】
✓PCO業務に携わっている担当者がいる
✓小規模～中規模学会の運営実績が豊富

問合せ先	e-mail：inquiry@pcoworks.jp電話番号：03-3291-3636
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、企業イベント、展示会プロデュースなど
所在地	〒101-0048　東京都千代田区神田司町2-4-2 神田アーバンビル2階

⑮株式会社MAコンベンションコンサルティング

引用：https://www.macc.jp/

株式会社MAコンベンションコンサルティングは創業の1989年から学会運営・事務局に携わっています。

ICカード機能を利用して参加費の支払処理や専門医単位取得のためのセミナー入退室チェックなどの機能も依頼できます。
特に専門医単位取得の要件には受講するセッションを最初から最後まで視聴したかを厳密に管理する学会もあります。

専門医単位の取得が必要な学会であればICカードはおすすめの機能です。

【株式会社MAコンベンションコンサルティングをおすすめするポイント】
✓創業1989年と老舗会社であり安心感がある
✓ICカードで参加支払およびセミナー入退室チェックができる

問合せ先	e-mail：info@macc.jp 電話番号：03-5275-1191
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議運営など
所在地	〒102-0083　東京都千代田区麹町4-7 麹町パークサイドビル402

⑯株式会社 アイ・エス・エス

引用：https://www.issjp.com/

株式会社 アイ・エス・エスは1966年に日本で初めて同時通訳者を育成するスクールを設立して以来、国際学会や国際会議の運営・事務局で活躍しています。
スタッフの9割が英語を使った業務も可能なため、国際学会もしくは海外演者を呼びたい場合にはおすすめです。

また、東証上場企業のグループ会社でもあるため、四半期ごとに経営内容が公開されます。
定期的に経営状況がわかるため、透明性があり安心してサービスを利用できます。

【株式会社 アイ・エス・エスをおすすめするポイント】
✓顧客満足度No.1を獲得した実績がある
✓スタッフの9割が英語業務も対応できる
✓東証上場企業のグループ会社のため透明性がある

問合せ先	問合せURL：https://www.issjp.com/inquiry/form 電話番号：03-6369-9995
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、企業イベント、式典、展示会、見本市、スポーツイベントなど
所在地	〒108-0073　東京都港区三田3-13-12 三田MTビル8階

⑰株式会社 サンプラネット

引用：https://www.sunplanet.co.jp/mcv/

株式会社サンプラネットは、5社の共同株式移転によって統括持株会社として設立され、現在までに60以上の学会に携わっています。

また大手製薬メーカーであるエーザイ株式会社が株式を100％保有しているため、安定した経営状況も安心材料です。

【株式会社 サンプラネットをおすすめするポイント】
✓60以上の学会に携わっている
✓大手製薬メーカーのエーザイ株式会社が株式を100％保有

問合せ先	問合せURL：https://form.run/@sunplanet-mcv-form 電話番号：03-5940-2610
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、企業イベント、市民公開講座など
所在地	〒112-0012　東京都文京区大塚3-5-10 住友成泉小石川ビル6階

⑱株式会社インターグループ

引用：https://www.intergroup.co.jp/

株式会社インターグループは、1985年に日本初の国際バイオテクノロジー会議・見本市である『バイオジャパン』を創案企画するなど国際会議に力を入れています。

通訳者養成機関を保有しているため、海外演者との連絡や調整などの対応も可能です。
また、オンライン配信用のスタジオを全国3拠点に保有しておりWeb開催でも安心して準備できます。

【株式会社インターグループをおすすめするポイント】
✓通訳者養成機関を保有しているため海外講演者との連絡や調整などが可能
✓全国3拠点にオンライン配信スタジオがある

問合せ先	問合せURL：https://www.intergroup.co.jp/contact 電話番号：大阪 06-6372-3987　東京　03-5549-6901（平日 9:00〜17:30）
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、見本市など
所在地	〒105-0001　東京都港区虎ノ門2-2-5 共同通信会館4階

⑲有限会社 あゆみコーポレーション

引用：https://a-youme.jp/

有限会社あゆみコーポレーションは、小規模から大規模学会まで幅広く対応できる運営会社です。

また、学会運営に関係するさまざまなシステムを自社開発しており要望に合わせてカスタマイズすることも可能です。

ほかにもシステムが分かれやすい演題登録や参加登録、動画配信システムなどのWebシステムも一元化できるため、主催者だけでなく、参加者にとってもわかりやすくなる点は大きなメリットです。

【有限会社 あゆみコーポレーションをおすすめするポイント】
✓100名規模の研修会から10,000名規模の学会まで実績が豊富
✓システムを自社開発しているのでカスタマイズできる
✓演題登録や参加登録、動画配信システムなどWebシステムの一元化ができる

問合せ先	問合せURL：https://a-youme.jp/cvt/form.php 電話番号：06-6441-4918
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局
所在地	〒550-0001　大阪府大阪市西区土佐堀1丁目4-8 日栄ビル703A

⑳株式会社ウィアライブ

引用：https://www.ouialive.co.jp/

株式会社ウィアライブは、小規模から7,000名規模の学会を運営した実績があります。

天災やトラブルに備えて、1年以上も前から徹底したリスクマネジメントで不測の事態を想定して備えてくれるため、会期当日に何かしらのトラブルが起きても、安心して運営を任せられます。

【株式会社ウィアライブをおすすめするポイント】
✓バーチャル企業展示の企画制作ができる
✓1年以上前の準備段階から徹底したリスクマネジメント

問合せ先	問合せURL：https://www.ouialive.co.jp/contact-convention/ 電話番号：03-6771-7049
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局
所在地	〒104-0061　東京都中央区銀座1-22-11 銀座大竹ビジデンス2階

㉑ACプランニング

引用：https://www.acplan.jp/

ACプランニングは、京都市に本社をかまえる学会の運営会社です。
1997年に1,700名も参加する国際学会の運営を行って以降、国際会議や国内学会の運営を主に行っています。

毎年運営事務局を担当している地方会があるなど、リピーターもいるほどです。学会運営の企画立案から当日運営までトータルサポートしてくれます。

【ACプランニングをおすすめするポイント】
✓企画立案から当日運営までトータルサポートしてくれる
✓1,700名が参加する国際会議にも対応可能

問合せ先	e-mail：webmaster@acplan.jp 電話番号：075-611-2008
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議
所在地	〒612-8369　京都府京都市伏見区村上町406

㉒株式会社 春恒社

引用：https://www.shunkosha.com/

株式会社 春恒社は、学会運営のほかに学会本体の事務局を代行するサービスの実績もあります。

約60団体の事務局業務を請け負っており、学会開催時の委員会や会員受付などの知識も豊富なため、当日運営もスムーズに進められます。
委員会は開催時間や部屋の大きさなど、学会ごとにさまざまな規定があるため、その知識が豊富な点は主催者側にとって大きなメリットです。

【株式会社 春恒社をおすすめするポイント】
✓学会本体の事務局を代行するサービスの実績もある
✓出版・印刷サービスがあるため、抄録集の校正や印刷まで対応できる

問合せ先	問合せURL：https://www.sasj.net/contact/policy.cgi?shunkosha 電話番号：03-6273-8201
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、セミナー、講習会など
所在地	〒169-0072　東京都新宿区大久保2-4-12 新宿ラムダックスビル

㉓株式会社共立プラニング

引用：http://www.kyoritz-p.co.jp/

株式会社共立プラニングは、長野市にあるイベント企画会社です。
学会運営のほかにも、トライアスロン大会の運営や、トヨタ・ユーグループTVCMの作成など多岐にわたり企画する実力があります。

さまざまなイベント関係の実績があるため、普段の学会とは少し違う提案を受けたい場合におすすめです。

【株式会社共立プラニングをおすすめするポイント】
✓学会以外のイベントの企画作成も提案ができる
✓医学会以外にも実績が豊富なため普段と違う提案が受けられる

問合せ先	問合せURL：http://www.kyoritz-p.co.jp/contact/ 電話番号：026-238-8877
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、展示会、スポーツ・文化イベント、シンポジウム、企業セミナーなど
所在地	〒380-0813　長野県長野市鶴賀緑町1618-6

㉔株式会社プランドゥ・ジャパン

引用：https://plando.co.jp/

株式会社プランドゥ・ジャパンは、日本旅行グループの会社であり、創業から30年も続くイベントプロデュース会社です。
学会やイベント運営にあわせて作られた独自の参加受付システムを持っているため、受付から費用決算まで一元管理できます。

日本旅行グループのネットワークと30年のイベント実績が豊富にあるため、安心して運営したい方は、ぜひ選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。

【株式会社プランドゥ・ジャパンをおすすめするポイント】
✓独自の参加受付システムを持っている
✓日本旅行グループ会社のため幅広いネットワークがある

問合せ先	問合せURL：https://plando.co.jp/news/inquiry/ 電話番号：03-5470-4401
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、展示会、企業セミナー、地域活性化イベント、周年記念イベントなど
所在地	〒105-0012　東京都港区芝大門2-3-6　大門アーバニスト401

㉕一般社団法人アカデミアサポート

引用：http://www.academiasupport.org/index.html

一般社団法人アカデミアサポートは、一般社団法人での運営を行っています。

アジア太平洋肝臓学会（APASL）の運営事務局を長年担当している実績があり、国際会議にも対応が可能です。
海外からの著名な先生をお招きする場合などにおすすめします。

【一般社団法人アカデミアサポートをおすすめするポイント】
✓国際学会の運営実績がある
✓海外招待者がいる学会サポートなどがあれば対応を一任できる

問合せ先	e-mail：office@academiasupport.org 電話番号：03-5312-7686
予算感	要問合せ
対応可能なイベント例	学会運営・事務局、国際会議、国内会議、研修会、セミナーなど
所在地	〒160-0022　東京都新宿区新宿1-24-7-920

２．学会運営・事務局を委託するメリットと代行会社の選定ポイント

ここでは運営を委託することによる主催者側のメリットと、代行会社を選定するポイントをご紹介します。

①学会運営・事務局を委託するメリット

学会事務局や当日の運営を代行会社に依頼するメリットは以下の通りです。

・主催者側の負担が大幅に減る
・情報の一元管理により効率が上がる
・事前準備・当日運営の進行がスムーズ

運営会社に依頼する最大のメリットは主催者側の負担が減ることでしょう。
学会事務局としてやるべき業務は書き出すとキリが無いため、その準備には膨大な時間を割くことになります。
一方、学会運営のプロであれば、豊富な実績とノウハウをもとに事務局運営も当日の進行もスムーズな対応が期待でき、開催者は必要な準備・注力したい部分のみに注力可能です。

また、代行会社に事務局運営も任せることで、情報を一元管理でき案内や問い合わせ対応などの効率が上がります。
例えば、演者と司会の情報管理だけでも、それぞれの講演時間や発表・質疑応答時間、発表会場などをまとめる必要があります。
情報が整理されると主催者側もわかりやすくなるため、効率よく事前準備や当日運営ができます。

以上の点が、学会事務局や当日の運営をプロに任せるメリットです。

②学会運営・事務局の代行会社を選定するポイント

学会運営・事務局の代行会社を選ぶ際のポイントは以下の通りです。

・学会事務局や当日の運営の経験が豊富であること
・主催者とのコミュニケーションを密にとってくれる、丁寧に要望を聞き取った上で提案してくれる
・学会開催に必要なスキル（エントリーシステム、映像技術、音響など）等が十分であること

学会は、関係者・参加者数が膨大で、内容はかなり専門的なため、代行会社はそれらに対応できるだけの力があり、また、参加者がエントリーするためのシステムや場合によっては通訳システム、さらに音響や映像技術なども使いこなせる必要があります。

そしてもちろん、要望に合わせてそれらをコーディネートしていけるだけのコミュニケーション力、提案力、実行力が不可欠です。

学会の運営は、主催者の想いを大切に汲み取った上で、形にしていくことができる代行会社に依頼することが重要です。
代行会社のこれまでの経験をよく吟味し、学会運営や事務局を安心して任せることができるだけのスキルや仕事の丁寧さなどが十分であるかをよく確認し、選定しましょう。

まとめ

　　１．学会の開催は、豊富な経験とノウハウをもつプロへ頼むのがおすすめ

　　２．学会運営をプロの会社に依頼するか迷ったら、費用とメリットをよく比較しよう

　　３．学会運営をプロの会社に委託すると、企画や準備から当日の運営までまとめて任せられるので主催者に余裕が生まれる

おわりに

今回は学会の運営会社の特徴と代行するメリットについて紹介しました。

学会の運営は頻繁に行うものではなく、ましてや主催者となるのも年に1度もしくは一生に1度経験するかどうかかもしれません。
もし学会の運営に不安を感じているのであれば、まずは気になった会社に問い合わせをすることから始めるのがおすすめです。
各社の見積や提案などを見ると、学会のイメージも湧いてくることでしょう。

また、学会の運営をプロへ依頼することを検討する際、
・スキルの高いエキスパートのアイデアを聞きたい
・予算内で最大限の提案をしてほしい
・クオリティを保ちながら余計なコストはカットしたい
などのご希望がある場合のご相談は、株式会社ストラーツをオススメします。