展示会のやり方を完全解説｜初担当でも失敗しない準備・当日の進め方

展示会の準備はタスクが多いため、初担当だと「何から着手すべきか」「いつまでに何を決めるべきか」で迷いがちです。

本記事では、展示会ブースの目標設計から什器・業者選定、3ヶ月前〜当日までのスケジュール、当日の回し方、終了後のフォローまでを完全解説します。抜け漏れを防ぎ、成果につながる出展を実現するためにも、ぜひこの記事を参考にしてください。

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展示会のやり方①：事前準備

（1）目標を決める

展示会の準備でもっとも大切といえるのが「目標」を決めることです。展示会への出展には、出展料・什器・制作物・人員など、社内のリソースが必要なので、稟議や決裁を通す段階で「そもそも何を目指すのか」が前提として求められます。

目標が曖昧なままだと、準備が進むにつれて「資料は何種類いる？」「商談席は何席？」「ノベルティは必要？」のような判断のブレが出てきます。手間が増えることで、スケジュールや費用にもズレが生じてしまうのです。

目標の例として次のものがあげられます。

• 新規商談を創出して、売上機会を作る
• 決裁者または導入関与者との接点を増やす
• 新サービスの反応を取り、訴求の勝ち筋を特定する
• 競合が強い市場で、存在感を作る

目標の大枠を決めたら、「達成したい数字」まで落とし込みましょう。たとえば、「新規商談を〇〇件創出して、売上△△万円の向上を目指す」などです。

（2）目的を1つに絞る

目標が「展示会そのものが目指すもの」だとして、目的は「当日に何を達成したいか」です。展示会はやれることが多い分、全部取りにいく設計になりやすいです。しかし、現場は意外と忙しく、全部やろうとすると中途半端になります。そのため、目的は1つに絞るのが鉄則です。

目的の例

• 接客や商談スペースに人材やコストを投下して、その場で商談機会を作る
• ブースのデザインや来場者の体験にこだわり、認知を広げる（リード数は二の次）

あれもこれも重要な状態だと、什器が増えたり、動線がごちゃついたりします。目的を1つに絞ることで、運営のムダを削ぎ落とせるのです。

（3）最低限の什器セットを押さえる

「そもそも何を借りればブースとして成立するのか分からない」という担当者もいるでしょう。最低限必要な什器セットは次のとおりです。

• 受付カウンター：名刺・資料・簡単な案内の拠点になる
• 展示台（1〜2台）：製品・資料・デモ機材の置き場
• 商談セット（テーブル＋椅子）：ヒアリングするために重要
• バックパネルやバナーなどのサイン：遠目で「何の会社か」を伝えるために必要

この4つをもとにブースの骨格を作ってから、目的に合わせて必要なものだけ足していくイメージです。

（4）業者を選ぶ

展示会への出展では、多くの場合「ブース施工業者」や「什器レンタル業者」への手配が必要です。業者選びでは「任せる範囲」を基準に決めるのがポイントです。

たとえば、デザインや設営が内製化できている場合は、什器レンタル業者のみの利用で十分でしょう。一方で、デザインから設営、撤去まで全プロセスを任せたい場合は、ブース施工業者へのワンストップ依頼になります。

「どこまで任せるか」を決めると、見積もりの比較もしやすくなります。ただし、業者によって強みや対応範囲も異なるので、入念なリサーチが必須です。「レンタルもできるブース施工業者」もあるので、公式ページや問い合わせで確認しておきましょう。

展示会のやり方②：スケジュール

続いて、「スケジュール」の切り口から展示会のやり方を解説します。

（1）3ヶ月前：土台づくり

3ヶ月前は、展示会準備の「土台」を固めるフェーズです。ここが曖昧だと、後工程で什器やレイアウトを何度もやり直すことになり、スケジュールも費用もズレ込みやすくなります。逆に言えば、この時期に土台を作っておけば、1〜2ヶ月前の手配が一気にラクになります。

• 出展決定・小間サイズ確定
• 目的（商談・デモ等）を決める
• 出展する商材の選定
• 予算の枠決め
• デザイン参考のために競合の写真収集（過去開催SNS・展示会レポ）
• 施工orレンタル会社へ見積もり依頼

小間サイズや目的、出展商材、予算が決まると、ブースの型や什器の点数がスムーズに決められます。競合の写真は「センス」ではなく、遠目の見え方や情報量の基準を作るために集めましょう。

見積もりは金額確定というより、現実的な構成に落とすために早めに当たりをつけるイメージです。条件を揃えて依頼しておくと、比較と意思決定が一気にラクになります。

（2）2ヶ月前：ブースや什器を具体化する

2ヶ月前は、ブースの機能や什器などを決める時期です。

• ブースの「型」を決定（商談中心／展示中心／デモ中心）
• 什器構成のたたき作成
• サインの方向性を決める（サイズ感や制作方法など）
• 見積もりの比較・交渉を進めて、発注先を決める
• 電源（電気容量も）・モニターなどの必要条件を洗い出す

ブースの型が決まると、レイアウトや人の動きが連動して固まり、手戻りが減ります。サインについても、この段階で方向性と制作手段まで決めておくと安心です。

見積もりは条件を揃えて比較し、発注先を絞り込むことで1ヶ月前の手配がスムーズになります。電源やモニターの要件も先に洗い出しておくと、当日のトラブルや追加費用を避けやすくなります。

（3）1ヶ月前：手配や申請がメイン

1ヶ月前は、発注と申請を完了させる月です。什器やサイン、会場への提出物、スタッフ関連の手配・申請がメインとなります。

• 什器の確定・発注（数量・サイズ・色）
• サイン制作（内製or外注を判断して制作開始）
• 搬入出条件の確認（時間・車両・通行証）
• 会場への提出物・申請を完了
• スタッフ関連の手配

什器とサインを確定させると、ブースの見え方と当日の動線がようやく固定できます。

あわせて搬入出条件と会場提出物（申請）を片付けておくと、直前のトラブルや追加費用を避けやすくなります。スタッフの連絡体制までこのタイミングで固めておきましょう。できるだけ多くの項目を確定させることで、直前のバタつきを回避できます。

（4）2週間前：当日の運用を固める

2週間前は、「当日どう回すか」を決め切る時期です。配布物や役割分担、トークスクリプトの作成などがメインとなります。

• 配布物・ノベルティの最終確定
• 名刺管理（リード管理）方法の統一
• 当日の役割分担を決める
• トークスクリプトを作る
• よく聞かれる質問の回答を用意
• 運営シミュレーション（リハーサル）の実施

配布物は増やすほど散らかりやすいので、渡すものを絞って置き場所と補充ルールまで固めましょう。名刺やリードの記録方法を統一すると、翌日のフォローが速くなり成果に直結します。

役割分担とトークの型を共有しておけば、担当者ごとの説明ブレが減って混雑時でも回ります。また、運営シミュレーションによって「当日の流れ」を予習し、問題点があれば改善しておきましょう。

（5）直前〜当日：抜け漏れを潰して、現場で増やさない

直前は新しいことを足すより、当日ミスを起こさない状態を作るための期間です。チェック業務がメインとなります。

• 忘れ物のチェック
• 搬入計画の最終確認
• サイン・制作物の最終確認
• 電源・通信の最終テスト
• リード記録の準備

忘れ物チェックは、現場で困るもの（電源・工具・筆記具など）を中心に、必需品を1箱にまとめて管理するのがおすすめです。

搬入計画では、時間・導線・立ち会い担当まで最終確認しましょう。サインや制作物は「サイズ・掲示方法・付属品」まで含めて揃っているか確認し、電源・通信は事前に実機でテストしておくのが安全です。最後にリード記録の方法（記入項目と担当）を整えておくと、イベント終了後のフォローまでスムーズになります。

現時点で、当日まで1ヶ月を切っている場合

1ヶ月を切ると、すべてを完璧にやるのは難しいです。そのため、完璧を目指すより 「やらないこと」を決めてスピードとミス防止を優先しましょう。削っても良いこと、削らない方が良いことは次のとおりです。

削っても良いこと

• 造作のこだわり：デザインに時間がかかり、費用も膨らみやすい
• 什器のこだわり： 選定に時間を使うほど、発注が遅れて詰みやすい
• 大量の装飾：物が増えるほど当日の設営・運用が崩れる

削らない方が良いこと

• 目的の決定：目的が決まらないと、什器も導線も会話も決まらない
• サイン：特にバックパネルのデザインは「安っぽさ回避」と「立ち止まり」に直結する
• 搬入出の条件確認：車両条件や時間指定の抜けは、当日トラブルになりやすい
• 商談席の確保：立ち話だけだと、次アクションが取りづらい

造作や什器、装飾の「こだわり」は時間もコストも膨らみやすく、直前の発注遅れ＝トラブルの原因になりがちなので削って問題ありません。

一方で、目的やサイン（特にバックパネル）、搬入出条件の確認、商談席の確保は、ブースの成果と当日の安定運用に直結するため削らないのが得策です。

展示会のやり方③：当日の進め方

続いて、展示会当日の進め方について、ステップを分けて解説します。

（1）設営〜開場直前

ブースの動線やスタッフ配置の確認

開場前に最優先でやるべきことは、スタート後にブースが自然に回る形を完成させることです。ブースを「入口」「中央」「奥」「裏」に分けて、備品やスタッフを正しく配置できているか確認します。

• 入口：来場者が入りやすいようオープンに※スタッフは配置しない
• 中央：展示台・モニターをメインに、来た人に説明する場所
• 奥：確度の高まった人を商談席スペースに誘導し、詳しくヒアリング
• バックスペース：ダンボール・予備資料を置く場所

この「入口→中央→奥」の形ができるだけで、来場者は自然に流れ、担当者の動きもバラつきません。逆にこの形がないと、入口で説明が始まって詰まったり、商談したいのに席が空かなかったりします。ダンボールや予備資料が見えると生活感が出てしまうので、必ずバックスペースにしまっておきましょう。

ブース内の整理整頓

見た目で損をすると、そもそも立ち止まってもらえません。「安っぽさ」や「生活感」をなくすためにも、最低限ここだけはチェックしましょう。

• 床にダンボールが見えてないか
• 机の上が散らかってないか
• 椅子の位置がバラバラではないか

ブースが整理整頓されていると、来場者からの好感度アップにつながります。

成功条件の最終チェック

まもなく開場が迫っているので、改めて「成功条件」をチェックしましょう。たとえば、「デモ申し込み◯件」「商談席の着席◯件」などです。リーダーを中心に、スタッフ全員で達成したい数字をすり合わせましょう。

成功条件が曖昧だと、現場で「とりあえず名刺だけ」に流れやすくなります。成功条件が多すぎると成果がブレるので、メインの条件を1つ設定し、補助として追加で1つ添えるのがコツです。

混雑・トラブル時の意思決定

いざ展示会が始まると来場者対応に追われるので、混雑やトラブルが起きたときの対応を再度チェックしておきましょう。たとえば、次のような項目です。

• 混雑時のスタッフ配置と短縮ルールを共有する
• 機材不備や配布物不足、人が抜けるなど「想定トラブル」を確認する
• イレギュラー時の意思決定ルールを揃える（迷ったら回転率を優先するなど）

混雑やトラブルが起こると、焦ってその場でルールを作ってしまいがちです。そのため、どのようなトラブルが想定され、起こったときに何を基準に判断すべきかを明確にしておきましょう。

（2）イベント中

ブース動線を「3ステップ」で考える

イベント中は、来場者に無理に働きかけるのではなく、興味を持ってもらえたら説明する、といった流れにするのが自然です。ブース動線は以下の3ステップで考えましょう。

• ステップA：入口（来場者が自然に入れる雰囲気づくり）
• ステップB：中央（興味を持った人に30秒で伝えて仕分ける）
• ステップC：奥（ヒアリングして次アクションを取る）

声をかけられたくない来場者も多いので、入口にはスタッフを配置しないのが得策です。入口は「入りやすい雰囲気づくり」を意識し、ブースの中に入ったら短い説明、さらに確度が高まったらヒアリング、の流れを意識しましょう。

忙しいときは対応レベルを下げる

入口対応がない分、混雑は「中央」と「奥」に集中します。ブースの中央と奥でどのように接客・時間配分するか見極めることが重要です。

• レベル1（混んでいない）：中央で30秒説明 → 商談 → 次アクション確定
• レベル2（やや混んでいる）：中央で30秒説明 → 次アクション仮押さえ（後日デモ候補日だけ）
• レベル3（かなり混んでいる）：中央で要点だけ提示（資料／QR）→ 簡単なリード記録だけ残す

混雑時にフル対応を続けると中央が詰まり、奥の商談も回らなくなります。レベル2・3に落としてでも、中央の滞留を作らず、奥を詰まらせない方が結果的に成果が残りやすいです。

（3）片付け〜撤収

閉場30分前から「撤収モード」に切り替える

終了ギリギリまで全力で対応すると、撤収に焦ってミスが起こりやすいです。たとえば、レンタル品を傷つける、必要な書類を捨ててしまうなどの失敗例があげられます。そのため「閉場30分前」を目安に、少しずつ撤収モードへ切り替えましょう。

• 資料は少しずつ減らしておく（散らかり防止）
• 商談は短めにする（次アクションだけは取りたい）
• 忘れ物チェックを始める

最後の30分は「成果を積む」より、「ミスを起こさず終える」ことを優先しましょう。

撤収作業とチェック

展示会が閉場したら、本格的な撤収作業とチェック業務を進めましょう。撤収でチェックすべき項目は以下のとおりです。

• 自社備品・デモ機などの回収
• ケーブル類の回収
• ゴミ・廃棄物の処理
• テープはがし、汚れ・破損のチェック
• 名刺・メモ・書類をまとめる
• 業者と合流し、施工物・レンタル什器の返却指示を受ける

撤収作業では、持ち帰るもの・捨てるもの・返すものを正しく仕分けることが大切です。

展示会のやり方④：アフターフォローと振り返り

展示会は当日だけでなく、終了後のアフターフォローや振り返りも重要です。これらを行うことで、商談化率を高めたり、次の展示会の改善につながります。

（1）翌日〜3日以内にやること

翌日までにやるべきことは「お礼メール」「資料送付」「温度感の分類」の3つです。

リードを温度感で分類

まずは、名刺や基本情報を書いてくれた来場者（＝リード）を温度感で分類しましょう。リードは大まかに3つに分類できます。

• ホットリード：今すぐ動く可能性が高い層
• ミドルリード：課題は明確だが「今すぐ」ではない層
• コールドリード：情報収集がメインの層

この分類があるだけで、「誰を優先して追うべきか」が明確になり、ムダな追いかけが減ります。

お礼メール＋資料送付

まずは、ブースに来てくれた人に対して「お礼メール」を送りましょう。翌日までに1通送るだけで、印象が大きく変わります。メールは長文である必要はありません。

• 展示会ブースに来てくれたお礼
• どんな相談だったか（会話の1行要約）
• 商品・サービスに関する資料

この3点が入っていれば十分です。逆に丁寧すぎて長くなると読みにくくなり、離脱につながります。資料については、リードごとに使い分けるのが理想です。料金を詳しく知りたい層には「料金特化型」の資料を、事例を知りたい層には「事例集」など。多くの資料を送りすぎても敬遠されるため、できるだけ絞り込みましょう。

温度感ごとにプラスαの提案

お礼メールに加えて、温度感ごとにプラスαでアプローチしましょう。たとえば次のとおりです。

• ホットリード：商談日を提案・確定（メールだけでなく電話も効果的）
• ミドルリード：デモや気軽な打ち合わせを提案
• コールドリード：メルマガやコンテンツなど育成レーンに誘導する

ホットリードは確度が高いため、熱が冷めないうちに商談日を提案しましょう。ミドルリードについては、メールにてデモや気軽な打ち合わせを提案するのが効果的です。

コールドリードは情報収集がメインなので、メルマガやコンテンツに誘導し、リードナーチャリング（＝育成）につなげましょう。

（2）次回のための振り返り

展示会は2回目、3回目と長期的に行う企業が多いです。そのため、次回につながる振り返りをしておきましょう。振り返りは抽象的にせず、現場で起きたことベースで整理することが重要です。振り返り項目の例をいくつか紹介します。

• 什器は足りたか、多すぎなかったか
• スタッフや設備配置などブースの動線はスムーズだったか
• 役割分担に問題はなかったか
• 最終的にコストはいくらかかったか（予定と実際の差）
• 起きたトラブルの内容と、その対応は適切だったか

次回につながる振り返りは、「良かった・悪かった」で終わらせず、現場で起きた事実をベースに改善点に落とし込むのがポイントです。しっかりと振り返りを行うことで、準備の優先順位と当日の運用が明確になります。

結果として、ムダな出費や混乱を減らしつつ、商談や次アクションにつながる確率を高められます。

展示会の出展費用は？

続いて、展示会の出展費用の内訳や、規模ごとのコストについて解説します。

（1）展示会の「出展」で発生する費用の内訳

費用項目	内容	備考
出展料	展示スペース代	1小間あたり20〜50万円程度が目安
ブース施工・装飾費	壁・床・造作・設営撤去など	1小間あたり100万円程度を見ておくと安心
什器レンタル費	テーブル・椅子・受付カウンター等	例：テーブル・展示台 3,500円〜、受付カウンター 3,300円〜、椅子 110円〜（期間・仕様で幅）
搬入搬出・設営撤去費	運搬＋設営作業の人件費	別途になりやすいので要確認
電気・照明・ネット	電源引込、スポットライト等	会場指定業者になるケースもあり、工事費が乗る
グラフィック制作	パネルやバナーなど	「安っぽさ回避」に直結するので優先度は高め

（2）施工会社に依頼する場合の費用相場

展示会ブースを施工会社に依頼する場合、費用は小間数（ブース規模）と造作の範囲（どこまで作り込むか）で大きく変わります。ここでは出展規模ごとの大まかな目安として、よく使われる相場感を整理します。

規模	想定	費用相場
小規模ブース	1〜5小間	30〜100万円
中規模ブース	6〜11小間	100万円〜500万円程度
大規模ブース	12小間以上	500万円〜数千万円以上

ブース規模が大きくなるほど上がりやすく、同じ規模でも作り込みの度合いで幅が出ます。コストを抑えたい場合は、デザインや施工を内製化して「什器だけレンタル」といった選択肢もあります。ただし、ブース設営のノウハウとリソースが必要となるため、初めて出展する場合は施工会社への依頼が現実的です。

規模別のレンジ感を目安にしつつ、「どこまで任せるか」を揃えた上で見積もりを取るのが良いでしょう。

まとめ：展示会は当日の頑張りよりも「事前準備」や「スケジュール設定」が重要

展示会は、当日の頑張りだけで成果を得るのは難しいです。そのため、何を達成したいのかを先に言語化し、やること・やらないことを決めた上で準備を進めることが重要といえます。

ブースの動線や役割、ルールを揃えておくことで、当日に混雑やトラブルが起きても安定した運用が可能です。終了後のフォローと振り返りまで含めて設計すると成果が出やすく、次回の出展にもつながります。

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この記事の監修者