埼玉のイベント会社おすすめ26選！予算や強みを紹介|2023年版

この記事では、埼玉エリアに多数あるイベント会社の中から厳選したおすすめのイベント会社を紹介します。
また、問合せ・見積もりを依頼する際のポイント、依頼した場合のイベント実施までの流れも解説します。これらを把握して、目的や条件に合ったイベント会社とイベントをスムーズに進めましょう。

１．埼玉に強いイベント会社26選！

ここでは埼玉県でおすすめのイベント会社を一挙にご紹介します！

２．イベント会社に問合せ・見積もりを依頼する際のポイント

問い合わせや見積もりの依頼はイベント会社とやりとりをする入口です。
ポイントをつかんで、目的・条件に合ったイベント会社を探しましょう。

ここでは、イベント会社に問合せ・見積もりを依頼する際のポイントを3つ紹介します。

①トータル費用を確認

トータル費用を確認するようにしましょう。
基本料金がリーズナブルであっても、追加でオプション料金が必要となる場合があるため、本当に必要な費用はいくらになるのかをチェックします。

依頼内容は会場選定、ディレクター、運営スタッフ、配信スタッフ、音響・照明スタッフ、機材、マニュアル制作、台本制作、キャスティングなどがありますが、すべてを任せるのか、一部を任せるのかを具体的に伝えることでより実際に近い見積もりを出してもらうことができるでしょう。

②複数のイベント会社に相談

複数のイベント会社に問合せ・見積もりを行いましょう。
相見積もりは４～５社程度が目安です。

見積もりを依頼する目的は、実施したいイベントの費用相場を知ること、予算内で依頼可能かを確認することなどが挙げられますが、それだけではありません。
・対応の早さ
・担当者の印象
・話をよく聴てくれるか
・言われたことだけでなくさまざまな提案をしてくれるか
など、大切なイベントを一緒に作り上げていくパートナーとして信頼し安心して任せられるかを判断する機会となります。
イベント会社は金額だけで決めることができないのが難しいところです。
複数のイベント会社とやりとりし、ここに任せたい！と思える会社を探しましょう。

③安い・高いイベント会社はその理由を聞こう

複数のイベント会社に見積もりを依頼すると、同じ内容でも見積もり額はさまざまであることがわかると思います。
安い・高いと感じたイベント会社にはその理由を聞いてみましょう。理由を聞くことで、イベント会社を選ぶ新たな視点をもつ機会になるかもしれません。

もしイベント会社が理由を明確に説明することができなかったり、理由に納得がいかない場合には避けた方が良いでしょう。

予算内に収めることはもちろん大切ですが、その中でも内容に納得できるサービスを提供してくれるイベント会社を選ぶために、なぜ安いのか、なぜ高いのか納得できることが大切です。

３．イベント会社に依頼した場合のイベント実施までの流れ

イベント会社を活用すると、計画づくり・各種手配・会場設営など、イベント開催準備のほとんどを任せることができます。もちろん任せる範囲を相談することも可能です。
多くのノウハウを持っているからこその企画力や、抜けのないプランニング、経験豊富なスタッフによるスムーズな運営が期待できるでしょう。

また、イベント報告書の作成まで依頼すれば、次回のイベントに向けた貴重な記録になります。

以下はイベント会社に依頼した場合の、イベントまでの大まかな流れです。
イベント会社によって細かい部分に違いはありますが、参考になさってください。

【ヒアリング】
イベントの目的・求める効果・予算など、現時点で決まっていることをイベント会社がヒアリングします。

【企画書作成】
クライアントの要望・課題に合わせて効果的なイベントを企画・提案します。

【プランニング】
企画書を元に、イベント会社とクライアントで内容の擦り合わせ、詳細を決定していきます

【各種準備及び手配】
機材や備品、人、ノベルティグッズなどの手配を行います。イベントの宣伝もご依頼があれば行います。

【運営マニュアル作成】
当日のスタッフの動き、タイムスケジュールなどのマニュアルを作成します。

【会場準備】
必要物品の搬入や会場設営、音響等も含めた打ち合わせ及びリハーサルなどを行います

【イベント当日の運営】
来場者の誘導・受付、出演者への案内なども含め、運営マニュアルに従ってイベントを運営します。

【イベント後】
会場の片付けやアンケートの集計、イベント報告書の作成まで行えます。

依頼時期は、イベント実施予定の2～3か月ほど前であれば問題ないでしょう。
ただし、年末や年度始めはイベントが多く会場が埋まってしまう可能性があるため、4か月以上前には依頼した方が安心です。

まとめ

　　１．埼玉県のイベントは埼玉県に強いイベント会社に依頼しよう

　　２．問合せ・見積もりを依頼する際のポイントを活かして、目的に合ったイベント会社を探そう

　　３．イベント会社に依頼した場合のイベント実施までの流れを大まかにつかんでおこう

おわりに

埼玉エリアには、さまざまな社内イベントや地域イベントを実施してくれるイベント会社があります。イベント会社のサービスを活用すると、目的に見合った理想のイベントをスムーズに開催できます。

埼玉エリアのイベントを担当している方は、イベント会社への依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

もし、埼玉県でイベントをエキスパートに依頼して
・適切な会場、アイディアを提案してほしい
・司会進行、有名人のキャスティング、音響・照明・映像などを手配してほしい
・予算内で最大限楽しめるイベントを実施してほしい
などのご希望がある場合、株式会社ストラーツをオススメします。