展示会の運営代行費用はいくら？相場・内訳・営業代行との違いまで徹底解説

展示会を成功させるには、ブースデザインだけでなく、綿密な計画を立てた上での「当日運営」が重要です。
ただし、運営といってもタスクは多く、社内リソースだけでは対応しきれない部分もあります。そこで検討したいのが「運営代行」です。

運営代行では、ブース内の受付や誘導をはじめ、ブースの動線設計やリード回収ルールづくりまで含めて「現場の成果」を支えます。

本記事では、運営代行で任せられる業務範囲やコンパニオン派遣との違い、費用相場、失敗しない外注のコツまで詳しく解説します。

展示会の運営代行を任せつつ、自社の製品やサービスの訴求力を高めるなら株式会社ストラーツがおすすめです。

商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。

展示会の運営代行とは？

展示会の運営代行とは、出展企業に代わって、展示会をスムーズに回すための業務を外部パートナーが担うサービスです。人手不足の解消だけでなく、ブースでの声かけや案内、導線づくり、リード回収の設計まで含めて任せられます。
運営代行をうまく活用できると、担当者の負担を減らしながら、来場者対応の質を一定に保ちやすくなります。

（1）展示会の運営代行で依頼できる業務範囲

運営代行で依頼できる範囲は会社によって異なりますが、代表的な業務を3つ紹介します。

業務名	具体的な内容
事前準備	・運営マニュアル作成 ・役割分担の設計 ・ブース動線の整理 ・トークのたたき台作成など
当日運営	・受付や誘導 ・商材の説明補助 ・タイムキープ ・スタッフ管理 ・現場のイレギュラー対応
アフターフォロー	・リード整理（名刺など） ・簡易レポート作成 ・フォロー施策の提案

運営代行は、単なる「人員手配」だけではなく、ブースで成果を出すための現場設計まで対応するケースが多いです。見積もりを見るときは、どの業務が含まれているかを必ず確認しましょう。

（2）営業代行・コンパニオン派遣との違い

運営代行と近いサービスに、営業代行・コンパニオン派遣があります。ただし目的と役割が違います。

サービス名	特徴
運営代行	展示会全体を回すことが目的。受付や誘導、現場管理など「運営の安定化」と「現場品質の底上げ」を担う
営業代行	商談獲得・アポ取得などが目的。提案・ヒアリング・見込み度判定など、営業行為に踏み込む
コンパニオン派遣	ブースの印象づくりや呼び込み、簡易案内が中心。専門的な商談対応は範囲外になりやすい

▼おすすめの選び方

・簡易案内スタッフだけ補強したい →コンパニオン派遣がおすすめ ・商談獲得にこだわりたい → 営業代行がおすすめ ・現場全体の設計・運営を安定させたい → 運営代行がおすすめ

このように「目的」を切り分けると、選ぶべき外注パートナーも明確になります。

展示会の運営代行費用の相場はいくら？

続いて、展示会の運営代行費用の相場について見ていきましょう。

（1）展示会の運営代行費用の内訳

展示会の運営代行にかかる費用の内訳は次のとおりです。

① 事前準備費

運営マニュアルやブースの動線設計など「事前準備」の代行費用です。ブースの規模や依頼範囲によって金額は異なりますが、数十万円程度（※施工会社に依頼する場合、含まれるケースが多い）を見ておくと安心です。代表的な業務として次のものがあげられます。

▼事前準備費の内訳

・運営マニュアル・役割分担表の作成 ・トークスクリプトの作成 ・ブースの導線・立ち位置の設計 ・リード回収ルールの設計 ・事前MTG、当日の段取り共有

「当日だけお願いする」よりも、事前準備を含めた方が結果的に費用対効果が良くなるケースもあります。ただし、依頼業務が増えるほどコストも上がるため、内製と外注の「見極め」が重要です。

② 当日運営にかかる人件費

当日に稼働するスタッフ全員分の人件費です。人数と稼働日数で増減しやすく、同じ「運営代行」でも体制が違うと費用感が変わります。また、スタッフの担当分野によって費用感も異なります。

▼人件費の目安

・簡易業務スタッフ：15,000円程度／1人・1日 ・営業スタッフ：30,000円程度／1人・1日 ・ブース統括スタッフ：60,000円程度／1人・1日

これら人件費の中に、タイムキープやスタッフ配置の最適化、イレギュラー対応など「当日業務」が含まれます。

受付や誘導などは簡易業務スタッフを、基本的な商品説明や名刺交換などは営業知識のあるスタッフを配置するのが一般的です。

ブース統括になると責任範囲が広くなるので、スタッフの質・単価ともに高くなります。「何人入れるか」だけでなく「どの分野の人材を入れるか」も重要です。

③ イベント終了後のアフターサポート費

展示会の当日運営が終了した後のアフターサポート費です。リードの仕分け・管理業務がメインになります。具体的には次のとおりです。

▼アフターサポート費の内訳

・名刺回収・スキャン運用 ・リードの重複除外、入力、タグ付け ・ホットリード、ミドルリード、コールドリードの優先度付け ・簡易レポート作成（件数、属性、反応、改善点） ・アフターフォロー用リスト化（営業へ引き渡せる形に整える）

展示会終了後、名刺の束がデスクに置かれて終わることがよくあります。これを防ぐには、リードの回収→整理→引き渡しまでを想定し、速やかに動くことが重要です。

リード管理業務を自前で行うのは意外と負担になるので、必要に応じてプロに任せるのがおすすめです。

（2）運営以外の諸費用

ここまで紹介したのは、あくまで「運営」にかかる費用です。上記とは別にブースの施工・装飾や什器レンタル、物品の搬出入も必要となります。
特に「施工」となると高い技術と経験が必要なので、多くの場合「外注」が必要です。

① 出展料

ブースを出展するために、運営側に支払う費用です。イベント会場によって差が大きく、30万円程度で出展できる場合や、数百万円かかる場合までさまざまです。小間数によっても大きく変動します。

総費用の中でもボリュームが大きいので、出展料をベースに「運営代行費用」や「ブース施工費用」をシミュレーションすることが大切です。

② ブースの施工・装飾費用

ブースの施工・装飾では、専門の業者に外注するのが一般的です。ブースの規模による費用相場は次のようになります。

ブース規模	費用相場	ポイント
小規模（1〜5小間）	30〜150万円	面積に制限があるため、設備を必要最小限に抑える。木工壁や造作什器を入れるとコストが上がるため、システム部材を入れるのがおすすめ
中規模（6〜11小間）	180〜500万円	ブース内に商談スペース」デモエリア、動線（入口と出口）」など、複数の機能を持たせやすくなる。コストは一気に上がるため造作とシステムを組み合わせる
大規模（12小間〜）	500万円〜数千万円	単に広いだけでなく、企業の世界観やブランド体験を強く表現する設計になりやすい。面積が大きいので設計の難易度が上がる

ブースの面積はもちろん、造作や什器にこだわるとコストが上がります。自社の世界観を伝えつつも、システムパネル（＝アルミフレームとボードを組み合わせた軽量パネル）を導入するなどコスト削減の工夫をしましょう。

③ 什器レンタル費用

展示台やテーブル、受付カウンターなど「什器」をレンタルする際にかかる費用です。年に1〜2回しか出展しない場合や、展示会ごとにレイアウトやブースサイズを変える場合にはレンタルが向いています。

▼レンタル什器の費用相場

レンタル什器の種類	料金相場（3日間を想定）
テーブル・椅子	テーブル：3,000円程度椅子：1脚あたり数百円〜1,000円程度
展示台	テーブル型やタワー型など一般的なもの：2,000円〜6,000円程度電飾系など特殊なもの：6,000円〜10,000円程度
受付カウンター	5,000円〜10,000円程度
棚	3,000円〜20,000円程度
カタログスタンド	500円〜2,000円程度

什器のレンタル業者に発注する、ブース施工・装飾会社にレンタルも含めて依頼するなどのパターンがあります。各業者の対応範囲やレンタルできる什器の種類を調べた上で、必要なものを選定してください。

④ 物品の搬入搬出・撤去費用

展示物の運搬やブースの設営・撤去などにかかる費用です。ブースの規模や設備の量によって異なりますが、プラス50,000円〜200,000円ほど見ておくと安心でしょう。

ブースの施工会社や什器レンタル会社にそのまま依頼できるケースもあるため、確認してみてください。自分たちで運べるものは自前で、運べないものだけ業者に依頼する、などでコストを削減しましょう。

⑤ 集客費用

当日、多くの来場者を呼び込むための集客費用です。広告宣伝費やプロモーションアイテム・ノベルティの作成費用などが含まれます。事前集客に注力する場合は、既存顧客に告知するための「招待状」の作成・郵送費用なども発生します。

集客の規模によって変動しますが、100,000円〜200,000円は見ておく必要があるでしょう。

展示会ブース出展の総費用シミュレーション

展示会ブースに出展する際のシミュレーションをいくつかご紹介します。一例として紹介するので、イメージを掴むためにお役立てください。

1小間・スタッフ3人で「施工」と「運営」を外注する場合

費用名	料金
出展料	300,000円
ブース施工費	300,000円
人件費	60,000円（1人2万円／1日あたりで計算）
事前準備費	200,000円
アフターサポート費	100,000円
什器の搬入搬出費	50,000円
什器レンタル費	50,000円
集客費用	100,000円
合計	1,060,000円

10小間・スタッフ6人で「施工」と「運営」を外注する場合

費用名	料金
出展料	500,000円
ブース施工費	3,000,000円
人件費	120,000円（1人2万円／1日あたりで計算）
事前準備費	300,000円
アフターサポート費	200,000円
什器の搬入搬出費	100,000円
什器レンタル費	200,000円
集客費用	200,000円
合計	4,620,000円

展示会の運営代行費用を抑える5つのコツ

運営代行の費用を抑えるためのコツを5つ紹介します。

（1）同じ条件で複数社の見積もりをとる

要望に合った運営代行会社を選ぶためには、複数社に見積もりをとってもらう「相見積もり」が基本です。なかでも「同じ条件」で見積もり依頼するのがポイントです。条件の例をいくつかあげてみます。

▼相見積もりの条件の例

・小間数 ・開催日数 ・想定スタッフ人数 ・依頼範囲

これらに加えて、見積もりの内訳も確認しましょう。「人件費は安いが事前準備が含まれていない」「リード整理は別料金」といったケースもあります。
金額だけで判断せず、何が含まれているかを揃えたうえで比較することが大切です。

（2）事前準備をどこまで任せるか見極める

運営マニュアルやブースの動線設計など「事前準備」は、ブースの成果に直結する重要な工程ですが、すべてを外注する必要はありません。どこまで任せるかの見極めが重要です。

▼事前準備費の削減例

・運営マニュアルのたたきだけ作って最終原稿は任せる ・自社の営業担当がトークスクリプトを設計する ・自社でリードの回収ルールを決めて、終了度の回収業務だけ任せ

「ゼロから全部作ってください」よりも、素材を共有する方が見積もりを抑えられるケースも多いです。自社で対応できる部分と、プロに任せたほうが良い部分を切り分けるのがポイントとなります。

（3）目的を明確にして「過剰依頼」を防ぐ

運営代行でよくあるのが、「一応ここもお願いしよう」という過剰依頼です。原因として、目的が曖昧になっていることが考えられます。

▼目的の例

・〇〇人と名刺交換する（＝とにかくリード数重視） ・その場での商談を〇〇件目指す（＝リードよりも商談重視） ・パンフレットを〇〇枚配布する（＝認知拡大を重視）

たとえば、目的が「パンフレットを100枚配布」なら、簡易業務スタッフで十分なので、営業担当は不要です。逆に「商談20件」なら営業に強いスタッフを増やすべきといえます。

このように人材配置を最適化することで、人件費を削減可能です。

「念のため営業スタッフを多めに」「一応フルサポートで」など感覚論で進めると体制が過剰になり、無駄なコストが膨らみます。目的を明確に定めることでコスト削減を図りましょう。

（4）リード回収の範囲を調整する

リード回収費（＝アフターサポート費）も意外と差が出やすい項目です。イベント終了後のリード管理をどこまで任せるかを決め、調整しましょう。

▼リード回収費の削減例

・名刺の優先順位付けは自社で、スキャン・データ化は任せる ・ホットリードへの直接連絡は自社で、ミドル・コールドへの一斉メールは任せる ・自社でリスト作成やレポート作成を行う

展示会後のリード整理は手間がかかりますが、すべてを外注しなくても回せるケースが多いです。自社の体制を踏まえて、外注範囲を最適化することがコスト削減につながります。

（5）ブースに合った人材配置にする

ただ単に「人数を減らす」ことが節約とは限りません。大切なのは、ブース規模や目的に合った人材配置をすることです。

▼人件費削減の例

・簡易業務スタッフを中心に構成し、営業スタッフを最小限に抑える ・統括と営業を1名ずつ自社から出し、それ以外は運営代行の簡易業務スタッフに任せる

たとえば、小規模ブースで営業3名を配置しても、来場者数が少なければ人が余ります。「統括」のポジションも外注するとコストが上がるため、自社でアサインできるのが理想です。

ただ単に人数を削るのではなく、単価と役割のバランスを見直すことが費用最適化の近道といえます。

施工やレンタルも含めたトータルコストで考えることが重要

展示会には運営代行費用だけでなく、施工費用やレンタル料など多くの費用が発生します。これらの諸費用を含めた「トータルコスト」を意識しながら、運営代行費用を設計することが大切です。

たとえば、運営代行費だけを削ろうとした結果、内製割合が増えて、マニュアルやトークスクリプトの質が下がることもあります。その際は、あえて運営代行に予算を使い、施工費用でコストを調整するのが良いでしょう。

什器のレンタル料や搬入搬出費用なども、工夫次第でコストを削減できます。「どこを削って、どこに投資するか」を考えながら全体予算の中で判断することが重要です。

まとめ：運営代行の費用は大きいが、うまく活用すれば展示会の成果とクオリティが一気に高まる

展示会の運営代行費用には人件費と事前準備、アフターサポート費があり、まとめて依頼すれば、それなりに大きなコストがかかります。コストを抑えるためには、出展目的を明確にして過剰依頼を防いだり、人材配置を最適化したりするのが効果的です。

ただし、「運営代行は安ければ良い」といった訳ではありません。コストを削りすぎた結果、当日の接客やアフターフォローに影響を与えることもあるため、「品質アップ」のためにも、ある程度の投資は必要といえます。

展示会の運営代行を任せつつ、自社の製品やサービスの訴求力を高めるなら株式会社ストラーツがおすすめです。

商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。

この記事の監修者