展示会運営マニュアルの必須項目11選｜テンプレート・チェックリストで当日運営を最適化

展示会の準備は思っている以上にタスクが多いです。
ブース装飾や配布物の手配だけでなく、スタッフ配置、導線設計、トークの統一、リード回収、会期後のフォローなど多岐にわたります。

そこで役に立つのが展示会運営マニュアルです。この記事では、テンプレートを交えながら「マニュアルの作り方」をお伝えします。

事前準備のタスクはもちろん、マニュアルの作成手順、ブース規模別のポイントまで網羅的に解説します。

展示会で自社の製品やサービスを効果的に伝えたいなら株式会社ストラーツがおすすめです。

商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。

展示会運営マニュアルは「項目を埋めるだけ」で作れる

展示会運営マニュアルは、テンプレートを使うことで「項目を埋めるだけ」で作れます。テンプレートを交えながら、展示会マニュアルの概要について解説します。

マニュアルによって「抜け漏れ防止」や「成果の再現性アップ」が可能

展示会はタスク量が多いため、口頭共有だけではミスする可能性が高まります。よくあるのが、「ヌケ」「モレ」「重複」です。次のような例が挙げられます。

・だれも「備品の延長コード」を持ってきていない ・受付の運用が人によって違い、名刺回収のルールが崩れる ・「言った、言わない」で当日揉めて、判断が遅れる ・似た作業を別部署が二重に進めてコストが増える

こうしたミスは、気合いで防ぐものではなく、仕組みで潰すものです。そのため、運営マニュアルには「やること」と「判断基準」を明確に示す必要があります。

また、経験が資産化されるのもマニュアルのメリットです。展示会は毎回メンバーが変わったり、担当が異動したりします。

属人的に運営していると、せっかくの学びが次回に残りません。マニュアルがあれば「今回うまくいった動き」「詰まったポイント」を追記するだけで、次回以降も使い回せます。

つまり運営マニュアルは、単なる当日の手順書ではなく、「成果を再現するための型」となるのです。

展示会運営マニュアルは誰が作るべき？

展示会運営マニュアルの作成担当は、基本的には運営リーダー（出展責任者）になります。

ただし、展示会の成果は「現場運営」だけでなく、営業フォローによって決まる部分もあるため、運営リーダーに加えて、営業責任者の合意も必要です。具体的には、次のような項目を話し合いましょう。

・どんなターゲットを獲りにいくのか ・どんなリードを「有効」とするのか ・リードのA・B・C判定の基準はどうするか ・会期後72時間以内のフォローは誰が担うか

また、外注（施工会社・運営代行・派遣スタッフ）が入る場合は、マニュアルの重要度がさらに上がります。外部の人は社内の空気感や暗黙の了解を知らないためです。

共有資料が弱いと、「誘導したい導線と実際の案内が違う」「言ってはいけない範囲まで説明してしまう」など、予定と実際のズレが起こりやすくなります。

だからこそ、マニュアルは「知っている人向け」ではなく、現場で困るであろう人の目線で作るのが鉄則といえます。

【テンプレ付き】展示会運営マニュアルの必須項目11選

展示会運営マニュアルに最低限入れておきたい必須項目を11個に整理しました。テンプレートも載せているので、ぜひ自社の展示会運営マニュアル作成にお役立てください。

（1）開催概要

開催概要では、マニュアルを開いた瞬間に「いつ・どこで・誰が・何をするか」が分かるようにします。入れるべき情報は以下のとおりです。

・会期（日時） ・会場名 ・小間（ブース）番号 ・搬入出ルール（搬入口・時間・車両証など） ・集合時間・解散時間 ・控室の場所 ・緊急連絡先（責任者・主催者など）

▼テンプレートはこちら

・会期：＿＿年＿＿月＿＿日（＿＿）〜＿＿月＿＿日（＿＿） ・会場：＿＿＿＿＿＿＿＿ ・小間番号：＿＿＿＿（ブース名：＿＿＿＿） ・集合：＿＿：＿＿（集合場所：＿＿＿＿） ・解散：＿＿：＿＿（撤収完了目安：＿＿＿＿） ・控室：＿＿＿＿（入室ルール：＿＿＿＿） ・緊急連絡先：責任者＿＿＿＿／主催者＿＿＿＿／施工＿＿＿＿ ・運営代行＿＿＿＿ ・搬入：＿＿：＿＿〜＿＿：＿＿（搬入口：＿＿＿＿） ・搬出：＿＿：＿＿〜＿＿：＿＿（注意：＿＿＿＿） ・注意：喫煙所＿＿＿＿／飲食＿＿＿＿／撮影＿＿＿＿

ここが弱いと、当日「ブースに集合で大丈夫？」「誰に連絡すればいい？」など、直前になって迷いが生まれます。また、1枚で見える状態にしておくとスタッフも理解しやすいです。

（2）小間位置とブースレイアウト

展示会運営マニュアルでは、スタッフが当日の動き方のイメージを掴めるよう「小間位置」と「ブースレイアウト」も記載しましょう。具体的に入れるべき項目は次のとおりです。

・ブース図面（手書きレベルでOK） ・立ち位置を含む導線（集客 → 説明 → 記録の流れ） ・受付や説明、商談スペース、荷物置き場などゾーンの意味 ・カタログ・ノベルティなど位置 ・隣接ブース社名（意外と迷う人が出るため）

▼テンプレートはこちら

・ブース入口付近：来場者から声をかけられた場合の担当者 ・ブース中央：説明担当（2〜3分説明） ・ブース奥：相談・商談スペース（滞在エリア） ・配布物：＿＿＿＿（置き場所を固定） ・ノベルティ：＿＿＿＿（配布ルールも併記）

図があるだけで、当日の詰まりがかなり減ります。完成度も大切ですが、それ以上に「全員が同じイメージを持てること」を意識しましょう。

（3）運営フロー

運営フローとは、来場者が受付をしてから説明を受け、次のアクションを決定するまでの手順のことです。

たとえば、ブースの入口付近でスタッフが短い説明をして、中央エリアに移動してヒアリング、最後に商談日を決めるといった流れをいいます。

▼大まかな運営フローと引き継ぎルール

運営フロー（大まかな流れ） ①受付 → ②必須情報の確認 → ③案内と説明 → ④記録 → ⑤リード判定 → ⑥次アクション決定 → ⑦営業へ引き継ぎ 引き継ぎルール ・必須情報（社名・課題・導入時期）が揃ったら → 説明担当へ渡す ・説明が終わったら → 記録係へ渡す ・記録が入力できたら → ABC判定して営業へ渡す ・次アクションが決まっていない場合 → 引き継ぎNG（戻す）

基本的にはステップごとに担当者も変わるため、誰が・どのタイミングで・何を渡すかを明文化することが重要です。

（4）スタッフ配置図

当日スムーズに動くためにも、「誰がどこに立つのか」と「何のための位置なのか」を明記しておきましょう。

誰がどこに立つかが決まっていないと、入口に人が溜まって導線が詰まり、奥が空いて説明や記録が回らないといった状態になりがちです。

▼テンプレート

ブース位置	ブースの意味	ポイント	担当
入口	受付や声をかけられたときの一次対応	来場者の目的を短く確認し、次の担当につなぐ場所。長く説明しない	〇〇（スタッフ名） 〇〇（スタッフ名） ※混雑時は「奥」の担当者が加わる
中央	説明のメインゾーン	展示物・デモ・資料などで要点を伝える場所。滞留を作りすぎない	〇〇（スタッフ名） 〇〇（スタッフ名）
奥	個別相談、記録、次アクション決定	落ち着いて話せる場所。重要情報の回収や整理をここで完了させる	〇〇（スタッフ名） 〇〇（スタッフ名）

▼スタッフ配置のNG例

・入口に全員が固まる（奥が空く／導線が詰まる） ・奥に人がいない（記録・次アクションが残って成果が薄い） ・説明担当が入口まで出てしまい、中央が機能しない

▼スタッフ配置のOK例

・入口で要件確認 → 中央で説明 → 奥で記録・整理（流れがスムーズ） ・奥に必ず1人置き、情報回収と次アクションを完了できる ・混雑時は入口を増やして回転率を上げ、空き時間は奥を増やして深掘りを重視

（5）業務マニュアル

業務マニュアルは、役割ごとに 「やるべきこと」 を決める書類です。ここが曖昧だと、誰のタスクかわからず、揉め事が起きたり、接客品質が下がったりします。当日の役割を分けて、責任範囲を固定しましょう。

展示会ブースの役割は基本的に「受付」「説明」「記録」「責任者」に分類できます。各ポジションごとに、やるべき業務を明記しましょう。

それぞれの簡単な意味は次のとおりです。兼務もOKですが、「この作業は誰が最後まで責任を持つか」だけは決めておきましょう。

・受付＝入口を詰まらせず、次に流す人 ・説明＝内容を短く正確に伝える人 ・記録＝あとで営業が動ける形に残す人 ・責任者＝全体を統括する人

▼テンプレート

ポジション	タスク
受付	・名刺・QR・記入など受付方法の案内 ・名刺の受領・整理（紛失防止） ・最低限の情報確認 　　・社名 　　・部署／役職課題（ざっくり） 　　・導入時期（今期／来期／未定） ・説明担当への案内 ・資料の手渡し ・ノベルティ配布 ・受付まわりの整頓（ペン・用紙・案内表示・名刺箱）
説明	・受付からの来場者に商品・サービスを説明する ・質問対応（あらかじめ想定質問も用意しておく） ・次アクションの確定（見積もりや資料送付など） ・記録担当への引き継ぎ
記録	・記録フォーマットへ入力 　　・社名／氏名／部署／役職 　　・課題（1行で） 　　・導入時期（今期／来期／未定） 　　・決裁者の関与（あり／なし／不明） 　　・次アクション（必須） ・必須項目の空欄チェック（空欄のまま終わらせない） ・来場者に「A・B・C」の判定を付ける ・名刺の仕分け・保管（ABCでボックス分け） ・当日中に共有先へ登録（シート／CRM） ・重複チェック（既存顧客・既対応）
責任者	・朝礼：役割確認・運営ルール確認・連絡ルート共有 ・混雑状況を見てフォーメーション変更の指示 ・トラブル対応（機材・体調不良・会場連絡など） ・備品・消耗品の不足チェックと手配 ・営業への引き渡し最終チェック ・終礼：問題点回収／A案件の確認／翌アクション確認

記録では、来場者情報の記録フォーマット（入力項目のテンプレート） があると、フォローの精度が高まります。

逆に記録がバラバラだと「名刺はあるのに思い出せない」といった状態になってしまうので要注意です。

▼記録フォーマットの例

① 日時： ② 担当： ③ 会社名： ④ 氏名： ⑤ 連絡先（メール/電話）： ⑥ 興味・反応（何に食いついた？）： ⑦ 次アクション：資料送付 / 電話 / 打合せ提案 / 見積 など ⑧ 期限：温度感：A / B / C

（6）シフト表

シフト表は、展示会を無理なく回すための設計図です。特に当日のブースでは、「休憩の取り方」が曖昧になりやすいため、しっかりとシフトを決めておく必要があります。ポイントは次のとおりです。

・ピーク時間に人を厚くする（昼前後・終盤など） ・休憩の順番・戻り時間まで決める ・兼務前提で代替担当を決める ・最低人数ラインを明文化する（これ以下は危険）

▼テンプレート

時間帯	状況	受付	説明	記録	休憩	メモ
9:00-10:00	準備
10:00-11:00	通常※開場
11:00-12:00	ピーク
12:00-13:00	ピーク
13:00-14:00	通常
14:00-15:00	通常
15:00-16:00	通常
16:00-17:00	終盤ピーク
17:00-18:00	片付け撤収完了

上記はシフトを1時間ごとに区切っていますが、スタッフ数やポジションが多い場合は、30分単位で区切った方が正確です。

（7）タイムテーブル

タイムテーブルは、スタッフの迷いを減らすために重要です。展示会は設営〜開場〜撤収まで時間で動くイベントなので、タイムテーブルがあるだけで当日の動きが安定します。入れるべき内容は以下のとおりです。

・設営開始〜開場までの動き（時系列） ・朝礼と終礼 ・デモやミニセミナーの開始時間・担当・準備物 ・撤収の手順（梱包・返却・配送）を時間で管理 ・終礼（当日の問題点収集・共有）も入れる

▼テンプレート

08:00 集合・入館 08:10 設営チェック（電源／Wi-Fi／資料／ノベルティ） 08:30 朝礼（担当紹介・役割・KPI共有） 10:00 開場 12:00 交代・休憩（A→B→C） 15:00 デモ実施（担当：＿＿／準備：＿＿） 17:00 終礼（課題共有・良かった動きの共有） 17:10 撤収開始（梱包・返却・配送）

なお、朝礼に「当日いる担当者の紹介」を入れると、現場での連携がスムーズになります。また終礼では、スタッフから「今日起きた問題点」を集めるのが効果的です。次回への改善につながります。

（8）来場者FAQと回答例

展示会では、同じような質問を受けることが多いため、「よくある質問」と「回答の型」を揃えておくと当日がスムーズです。よくある質問の例として、次のものがあげられます。

・価格（概算・プラン・課金条件） ・納期（導入までの期間・最短ルート） ・導入条件（必要な環境・対象規模・契約条件） ・サポート体制（問い合わせ窓口・対応時間・範囲）

▼テンプレート

Q：価格はいくらですか？ A：最終的な費用は「利用範囲（〇〇）」と「規模（〇〇）」で変動します。目安としては＿＿＿です。条件をお伺いできれば、その場で概算をご案内できます。 ※根拠として料金表／資料ページ／事例を提示 Q：導入までどのくらいかかりますか？ A：最短で＿＿＿、標準で＿＿＿が多いです。急ぎの場合は＿＿＿を優先すると短縮できます。 ※根拠として過去事例／標準導入フローを提示 Q：うちの業界でも使えますか？ A：同業でいうと＿＿＿のケースで導入いただいています。近い課題があれば当てはめてご提案できます。 ※根拠として事例資料／実績一覧を提示

特に価格や納期、導入条件などは、回答がズレることで来場者の不満につながる可能性があります。「答え方」までしっかりとテンプレートに落とし込むことが重要です。

また、大規模ブースになるとスタッフの入れ替わりも多くなるため、下手な説明をするといらぬ誤解につながる可能性があります。

その場で正確な答えが出せない場合は、無理せず専門の担当者につなげた方が得策です。その際のフローも明確にしておきましょう。

（9）リード判定ルール＆フォロー設計

展示会の成果は、名刺の枚数よりも「商談につながるリードをどれだけ増やせたか」で決まります。そのために重要なのが、リード判定ルール（A/B/C） と フォロー設計です。

ABC判定基準は「当日判断が揃う」形にする

判定ルールは、現場で迷わないように シンプルに設定しましょう。おすすめは「決裁にどのくらい関与しているか？」「導入時期はいつか？」「課題はどのくらい明確か？」の3軸です。

判定	条件（目安）	現場で取るべきアクション
A	・決裁者または強い影響力がある人物 ・導入時期が具体的に決まっている課題が明確である	その場で商談を打診し、日程の仮押さえを行う
B	・導入時期は未定だが検討中である ・決裁者ではないが決裁までの距離が近い ・課題がある程度わかっている（具体的ではない）	2〜3日以内にフォローし、資料送付を行う
C	・情報収集フェーズにある ・決裁までに距離がある（直接的な決定者ではない） ・課題が漠然としている	メルマガやナーチャリング導線につなげる

ここまで決めると、現場で「どのようにフォローすべきかわからない」が減り、スピーディーな対応ができます。

「その場でやること」を先に決める

名刺を集めても、その場のアクションがないと熱が冷めてしまいます。そのため、リードの判定ごとに最低限やる行動を固定しておきましょう。

・A：すぐに商談を打診（候補日を2つ出す） ・B：資料送付＋短いヒアリング（課題の確定） ・C：QRで資料案内＋登録導線

営業への引き渡しルールも決めておく

展示会でよくある失敗が、現場で回収した情報が営業に届かないパターンです。 営業への引き渡しを想定して、「誰が」「いつまでに」「どこへ」「何を渡すか」を決めましょう。

▼引き渡しテンプレート

・渡す相手：営業責任者＿＿＿／担当営業＿＿＿ ・渡すタイミング：当日＿＿時、会期終了後＿＿時間以内 ・渡す方法：CRM入力／スプレッドシート／名刺スキャン ・必須項目：社名／氏名／課題／導入時期／判定（A/B/C）／次アクション

直接名刺でやりとりするなら「名刺BOX＋補足メモ」を準備しておく

名刺交換が中心の運用なら、名刺の仕分けがそのまま成果に直結します。おすすめの方法は次のとおりです。

・A・B・Cで名刺保管BOXを分ける ・すぐ横に補足メモ用紙を置く（名刺1枚につきメモ1枚） ・メモに書く項目を固定する（ 例：課題／導入時期／決裁者有無／次アクション）

これらを準備しておくことで、イベント終了後の整理と営業への引き継ぎがスムーズになります。

終了後のフォローメールは「72時間以内」にする

展示会のフォローはスピードが命です。3日を超えると熱が一気に冷めてしまうので、「72時間以内のフォローメール」を最優先タスクに置くのがおすすめです。

・A：即日（当日〜翌朝まで） ・B：2〜3日以内 ・C：メルマガ・資料導線

また、メールの文面もテンプレート化して、担当者の負担とブレを減らしましょう。

▼フォローメールの簡易テンプレート（BtoB向け）

件名：展示会でのご相談ありがとうございました（＿＿社） 本文：本日はご来場ありがとうございました。お話しいただいた＿＿＿の件、参考資料をお送りします。もしよろしければ10〜15分ほど状況を伺い、最適な進め方をご提案します。 候補日：＿＿＿

（10）備品・持ち物チェックリスト

展示会を円滑に運営するためにも、備品・持ち物のチェックリストも用意しておきましょう。

当日その場で調達できない物ほど優先度が高いので、カテゴリで整理してチェックリスト化します。

備品・持ち物のリスト

カテゴリ	物品
電源・接続系	PC、充電器、延長コード、電源タップ、HDMI、変換アダプタ
設営・工具系	テープ類（養生・両面）、結束バンド、ハサミ、カッター、マーカー
受付・運営に必要なもの	名刺入れ、筆記用具、クリップボード、QRスタンド、予備の紙
消耗品	名刺、資料、ノベルティ、袋、予備バッテリー
緊急系	常備薬、除菌シート、小銭（ロッカー用）、ガムテープ

特に消耗品は、補充ルール（いつ・誰が・どこから）まで書くと運営が安定します。

▼補充ルールのテンプレート

・補充タイミング： ・休憩交代時／昼／残数＿＿を切ったら ・補充担当：＿＿＿ ・置き場所：＿＿＿（在庫は奥／表は最小限）

これらの備品を「誰が持ってくるか」まで決めましょう。ここが空欄だと、当日になって必要なものが足りず、運営に支障をきたしてしまいます。

（11）トラブル・緊急時対応

展示会はリアルタイム、かつオフラインで行われるので、少なからずトラブルが起きます。もちろんトラブルがないのが理想ですが、「万が一」に備えた対応方法もまとめておきましょう。

マニュアルには想定されるトラブル → 連絡順 → 代替案 → 決裁者まで書くと安心です。

想定トラブルを先に列挙する

よくあるトラブルは次のとおりです。

・電源が入らない／ブレーカーが落ちる ・Wi-Fiが不安定／デモが動かない ・混雑で導線が詰まる／列ができる ・スタッフ欠員／体調不良 ・ノベルティ・資料が枯れる ・外部スタッフがルール通りに動けない

連絡フローは「一次対応者 → 責任者 → 外部連絡」で固定

迅速な判断が求められる状況ほど「誰が動くか」が重要なので、連絡順を固定しましょう。

▼緊急時の対応テンプレート

・一次対応者：＿＿＿（現場で止血する） ・責任者：＿＿＿（判断・指示） ・外部連絡：主催者＿＿＿／施工＿＿＿／運営代行＿＿＿

代替案で離脱リスクを抑えられる

機材トラブルによってデモが止まった場合、そのまま放置すると来場者が離脱してしまいます。代替案を1つでも用意しておけば、来場者の離脱を最小限に抑えられます。

・デモ不可 → 資料説明へ切替（3分版トーク） ・混雑 → 相談は予約誘導（名刺＋希望時間を取る） ・欠員 → 入口担当を一時撤退し、説明に集中する

なお、トラブルや緊急時などスピーディーな判断が必要なときは、「誰が最終判断するか」と「判断が必要なシーンの例」も書いておくと安心です。

社外スタッフを入れる場合は「簡易版マニュアル」も作る

外部スタッフや派遣を入れる場合は、内容を 1〜2枚に圧縮した「簡易版マニュアル」の方が理解が早くなります。

目的は教育ではなく、事故を防いで一定品質で動いてもらうことなので、必須ポイントだけを抽出し、マニュアルに盛り込みましょう。

簡易版に入れるべき項目のテンプレート

・当日のタスク（動きの箇条書き） ・NGワード／言っていい範囲（価格・契約・競合比較は断言しないなど） ・誘導先（誰にリードを渡すか） ・休憩・交代ルール ・困ったときの連絡先（責任者） ・交代：◯分ごと／休憩は◯時台

展示会運営マニュアルの作り方

続いて、展示会運営マニュアルの作り方をステップに分けて解説します。

（1）目的・KPI・ターゲットを固める

展示会マニュアルを作る際は、まず以下の3点を固めましょう。

• 何のために行うのか（＝目的）
• 何を指標とするのか（＝KPI）
• 誰に響かせたいのか（＝ターゲット）

項目	例
目的	・認知獲得（まず知ってもらう） ・リード獲得（検討者を増やす） ・商談化（打合せに繋げる） ・既存顧客フォロー（関係維持） ・代理店やパートナーの開拓
KPI	・商談候補数（”A”のリード数） ・次アクション確定数（打合せ／デモ予約 等） ・デモ実施数（説明→体験まで到達） ・フォロー完了率（72時間以内） ・商談化数（イベント終了後◯日以内）
ターゲット	以下の項目を埋めて「ターゲット像」を作る ・業種 ・部門 ・役職 ・抱えている課題 ・導入時期 ・導入ハードル

目的・KPI・ターゲットを最初に固めることで、「何を優先する展示会か」が明確になります。結果として準備のムダが減り、成果につながる運営に近づきます。

（2）全タスク洗い出し→担当割り

展示会準備は抜け漏れが起きやすいので、タスクを分類してから担当を割り振るのがコツです。

準備タスクの「期限」と「確認者」までセットで置くとスムーズに進められます。タスクの洗い出しと担当割りのポイントは以下のとおりです。

タスクは5つのカテゴリーに分類する

カテゴリー	目的	タスク例
制作	ブースで「見せるもの」「配るもの」を揃える	・パネル・壁面デザイン作成 キャッチコピー決定 ・配布資料の作成 ・受付サイン・案内表示の作成 ・デモ用スライド・動画準備 ・ノベルティ発注 ・印刷・校正
物流	必要物を会場へ届け、撤収後に戻す	・搬入方法・時間の確認 ・納品先・荷受手配 ・印刷物の配送手配 ・ダンボール・梱包材準備 ・機材持ち込みリスト作成 ・返送手配（送り状・集荷） ・当日持参物の分担決定
人員	当日立つ人の確保と体制づくり	・参加メンバー確定 ・役割分担の決定 ・シフト表の作成 ・外部スタッフ手配（必要なら） ・FAQの共有
運営	当日が迷わず回る仕組みを作る	・ブース動線の設計 ・スタッフ配置図作成 ・運営フローの確定 ・ヒアリング項目決定 ・記録ルール策定 ・A・B・C判定基準作成 ・名刺BOXの運用 ・トラブル対応マニュアルの作成
フォロー	展示会後に商談・成果へつなげる	・営業への引き継ぎ方法の決定 ・フォローメールのテンプレート作成 ・来場者情報の共有 ・シート作成振り返り観点（改善点）テンプレ化

全タスクを洗い出したら、担当者を割り振ります。加えて、いつまでにやるか（＝期限）と、誰が確認するか（＝承認者）を決めましょう。

外部が関わるなら「組織体制表」も追加する

ブースの施工会社や派遣スタッフ、印刷会社など、社外が関わる場合は「組織体制表」を作るのがおすすめです。それぞれの役割が可視化されることで、当日の確認や判断が早くなります。

▼組織体制表のテンプレート

役割	管轄と担当者	TEL	担当範囲
ブース責任者	社内担当者：〇〇		全体判断、例外対応、当日運営、配置替え、備品管理
受付担当	社内担当者：〇〇		受付・案内、名刺整理
説明担当	社内担当者：〇〇		説明・デモ対応、次アクション設定
記録担当	社内担当者：〇〇		ヒアリング記録、ABC判定、共有
営業フォロー	社内担当者：〇〇		引き継ぎ対応、72時間以内フォロー
施工会社	社外担当者：〇〇		造作・設営撤去、電源周りの工事
印刷会社	社外担当者：〇〇		パネル・資料納品、再印刷
派遣スタッフ	社外：担当者：〇〇		受付・案内のサポート
主催者会場窓口	社外担当者：〇〇		会場ルール、搬入搬出、設備の指示や質問対応

（3）ブース動線と配布物を「現場目線」で固める

当日スムーズに動けるようにするためにも、ブース動線と配布物を「現場目線」でしっかりと固めることが大切です。

ブース動線の考え方

ブースは「3つ」に分けて役割を固定しましょう。

・入口：案内・一次対応（長く止めない） ・中央：説明（短時間で要点を伝える） ・奥：記録・次アクション確定（落ち着いて整理する）

導線が明確だと、案内→説明→記録がスムーズになり、現場の迷いも減ります。デモや体験スペースを設置する場合は、回転率まで設計しておくと良いでしょう。

配布物の考え方

配布物は多いほど良いわけではなく、配りすぎると補充・管理が増えて現場が疲れてしまいます。そのため、「渡す対象」を決めて種類を絞るのが基本です。

・概要1枚：初見向け（短く全体像だけ） ・事例・詳細：検討度が高い人向け（持ち帰り前提） ・導入フローと料金目安：次アクションが出そうな人向け

配布物は単に配るだけでなく、説明の補足資料としても活用できます。「実際に配るシーン」や「来場者が手に取ったときのシーン」を想像しながら資料を作成しましょう。

（4）当日のスタッフの動きを落とし込む

続いて、当日のスタッフの動きを固めていきます。ここでは、現場で迷わないように「役割」と「引き継ぎ」を決めて、言語化するのがポイントです。

受付・説明・記録・責任者の担当範囲を明確にし、「入口」「中央」「奥」の立ち位置と交代ルールまで決めておきましょう。そうすることで、混雑しても体制を崩さずに運用できます。

説明では「トークの型」を統一して接客品質を揃え、記録では「必須項目」が空欄にならないようにします。最後にABC判定と営業への引き渡し方法を決め、当日中に次の動きが確定する流れを作りましょう。

（5）終了後のフォローまでセットで書く（商談化が目的の場合）

商談化を目的としている場合、「当日うまく回った」だけでは成果は残りづらいです。ゴールを見据えた上で、イベント終了後のフォローまでセットで書きましょう。

たとえば、ABCの温度感ごとに「やること」を決め、誰が・いつまでに対応するかを明文化します。特に重要なのが、展示会終了後72時間以内をフォローの期限として最優先タスクに置くことです。

当日中に名刺や記録を整理して営業へ引き継ぎ、テンプレート文面で即対応できる状態にしておけば、追客の遅れや放置を防ぎ、スムーズに商談化につなげられます。

リード獲得につなげるための「トークスクリプト」の設計ポイント

お伝えしたように、展示会ブースには受付後の「説明」のフェーズがあり、そこで商材の説明をします。
その際に重要となるのがトークスクリプト、いわば「トークの型」です。リード獲得につなげるためのトークスクリプトの設計ポイントを解説します。

（1）最初の一言や断られたときなど「案内の型」を作る

最初の一言は、相手が何を求めているのかを把握して、適切な担当へつなぐために重要です。
目的別に案内の型を用意しておくと対応がスムーズになり、説明担当・記録担当への引き継ぎもラクになります。

▼案内の型の例

・要件確認用：「ご関心のテーマだけ伺ってもよろしいですか？担当におつなぎします」 ・課題整理用：「いま一番困っている点は、コスト・工数・品質のどれに近いですか？」 ・デモ案内用：「実際の画面を1〜2分で確認できます。見たいポイントありますか？」

また、断られたときの対応もテンプレート化しておくと、現場の心理負担が減り、トラブル予防にもなります。
ここは特に「誰が案内したか」を明確にするため、担当者名をセットにするのがおすすめです。

例：「承知しました。必要になったら ◯◯（担当名） までお声がけください」

質問（状況把握）→提案（最短の案内） にすると、押しつけ感が出にくく、次のプロセスに渡しやすくなります。

（2）30秒版や3分版など「説明の型」を用意する

展示会の説明は長さがバラバラになりがちなので、最初から時間ごとに「説明の型」を用意するのがおすすめです。
たとえば「30秒版」「3分版」「5分版」の3種類を用意するとします。その場合、以下のようにトークの型を作りましょう。

▼30秒版のスクリプト例

ポイント：何が解決できるか（価値）だけを伝える 例：「◯◯の手間を減らして、△△までを一つにまとめられます」

▼3分版のスクリプト例

ポイント：課題→解決→効果→軽い事例まで伝える 例：「よくある課題は◯◯で、そこを△△で解消します。結果として□□が短縮され、事例では〜」

▼5分版のスクリプト例

ポイント：導入の流れ・費用感・差別化・次アクションまで 例：「導入は1）準備 2）設定 3）運用開始で、費用感は◯◯。他社との違いは△△で、次はデモか打合せがおすすめです」

次アクションの例としては、資料送付やデモ予約、打合せ日程調整、見積相談などがあります。説明が終了したら、最終的にこの中から1つ選ぶようにしましょう。

（3）「担当じゃないので分かりません」を潰すためにFAQを整備

質問が出たのに、担当外のスタッフが答えられないケースも少なくありません。
これを防ぐには、頻出質問を先に集めた「FAQと回答の型」を用意しておくのがおすすめです。回答が揃うだけでなく、無理にその場で断定して誤解を生むリスクも減ります。

・費用（料金体系・課金単位） ・納期（導入までの期間） ・導入条件（必要な環境・契約条件） ・サポート範囲（対応時間・窓口）

加えて、回答できないときの「逃げ方」もテンプレート化しておきます。

例：「正確に確認して、◯日以内にご連絡します（担当：◯◯）」

※ここも 担当者名を入れると、対応が曖昧になりにくいです。

展示会運営マニュアルでよくある失敗と注意点

（1）準備が後手に回り、当日バタつく

展示会は準備物が多く、締切も後ろ倒しになりやすいです。準備が後手に回った結果、当日バタつくケースは少なくありません。

対策としては、「すばやく遅れを発見して潰す仕組みづくり」が効果的です。具体的には、1週間ごとに確認会議を行って進捗を見える化するなどの方法があります。

また、締切は「作業の締切」と「確認の締切」の2つに分けるのが鉄則です。作る側が終わっていても、確認待ちで止まるケースが多いため、承認者の動きまで含めてスケジュールに組み込みましょう。

さらに制作物・人員・物流などの重要タスクは二重チェック前提にし、当日想定のリハーサルを1回は挟むと事故率が下がります。

チェック表（持ち物・設営・運営）とスケジュール一覧を用意して、「当日どう動くか」まで具体化しておくのが安全です。

（2）マニュアルが「読んでも動けない資料」になる

よくあるのが、マニュアルは立派なのに現場で使われないパターンです。原因の多くは、抽象的で行動が書かれていないことにあります。読み手が迷わない形にするには、書き方を 「行動＋条件＋例外」 に揃えるのが効果的です。

たとえば、「その場の雰囲気で案内する」ではなく、「必須情報が揃ったら説明担当へ渡す／揃わない場合は記録担当へ回す」のように、動作が見える言葉に落とします。

また、担当者名だけで書くと変更に弱いので、役割名（受付・説明・記録・責任者）で統一しておくと運用が安定します。

最後に、当日現場で迷わないように、1ページで要点が分かる「当日版の要約」を別途用意しておくと実用性が上がります。

（3）想定外のトラブルで現場が止まる

冒頭でお伝えしたように、展示会にはトラブルがつきものです。特に多いのは、電源・Wi-Fi・機材不調・混雑・欠員といったトラブルです。運営マニュアルでは、これらを先に列挙し、誰が判断して、誰へ連絡するかを固定します。

重要なのは、トラブル時の代替フローを用意することです。たとえば、デモが動かない場合は、資料説明に切り替える、説明時間を短縮して記録優先にする、など「次にやること」を決めておけば現場を止めずに済みます。

また、ブース運営における「優先順位」も決めておきましょう。基本は 安全＞運営＞成果です。機材や混雑だけでなく、災害なども想定して、避難導線・集合場所・体調不良時の対応など、安全確認項目のマニュアルもセットで用意しておくと安心です。

（4）共有不足で当日の動きがバラバラになる

準備が整っていても、現場で動きが揃わないと成果は得られません。当日の動きがバラバラになる原因に「読んでいない」「解釈が違う」などがあげられます。

対策として、1週間前に読み合わせの時間を確保するのが有効です。直接読み合わせることで疑問点をその場で潰せます。

読み合わせで事前に疑問を解消し、当日は「要点だけ」を伝えるのが理想です。そうすることで当日朝の細かい説明を減らし、混乱を防げます。

外部スタッフがいる場合は、事前送付＋当日10分の簡易説明で対応し、分厚い資料を読ませる運用は避けるのが現実的です。

【規模別】展示会運営マニュアルの作成ポイント

小規模（1小間〜5小間）｜マニュアルは「最低限＋兼務前提」で作る

小規模ブースは人数が限られるため、役割を細かく分けるよりも、兼務で回る前提の動き方を決めるのが現実的です。
たとえば、対応が重なる時間帯でも「短く案内して次に渡す」「混雑時の記録は必須項目だけで良い」など最優先事項を決めて、最低限それだけは守れるようにします。

また、小さいブースは来場者とのコミュニケーションも深くなりやすいです。来場者の温度感が高く、その場で商談につながるケースも珍しくありません。
だからこそ、「深掘りする価値がある場面」と「区切る場面」の判断基準をマニュアルに置いておくと、当日の迷いが減ります。

また、規模が大きくないので備品や資料は増やしすぎず、「本当に必要なものだけ確実に持つ」と考えましょう。

中規模（6小間〜11小間）｜マニュアルは「役割分担＋連携設計」を厚くする

中規模になると人員に余裕が出る一方で、「人がいるのに運営がうまく回らない」といった状態が起こりやすいです。
対策としては、ただ単に役割を置くだけでなく、役割同士がどうつながるかをマニュアルで整理することが重要です。

具体的には、窓口や責任者を明確にしつつ、対応が流れる順番（案内→説明→記録→引き継ぎ）を揃えて、現場の判断を減らします。

ピーク時の人員配置や交代の方針もルールとして書いておくとブース運営が安定します。
加えて、連絡手段・判断者・例外時の動きなど、「止まりやすいポイント」を先回りして潰す設計がおすすめです。

大規模（12小間〜）｜マニュアルは「統制」と「トラブル対応」を優先する

大規模ブースは面積が広いため、ゾーンが増え、スタッフも多くなります。その一方で、現場の判断が分散しやすいのが難点です。
マニュアル作成時は、個々の動きを細かく増やすより、全体が同じ基準で動ける統制を優先しましょう。

たとえば、ブース全体を複数のゾーンに分ける場合は、それぞれの役割と導線を細かく書くことで、混雑時の迷いを減らします。
スタッフが増える分、質問への回答内容や判定基準にも差が出やすいため、FAQや判断ルールの作成・共有も密に行いましょう。

トラブルが起きたときの影響範囲も広いので、連絡網や決裁者、代替案なども作り込むことが大切です。

また、規模が大きくなると、事業部別の展示になるケースもあるため、全体像が一目で分かるように、ゾーン同士のつながりを簡易的に図示しておくと説明・引き継ぎがスムーズになります。

展示会運営マニュアルのよくある質問（FAQ）

最後に、展示会運営マニュアルを作成する際の「よくある質問」を紹介します。

Q. PDFで配るべき？パワポ/スプレッドシート併用？

当日スタッフ向けは、スマホで見やすい「PDF」がおすすめです。

進行管理やタスク更新はスプレッドシートが向いており、配置図や導線など「見せて共有したい図」はパワーポイントが向きます。用途別に使い分けるのが最適解です。

小規模のブースであれば、ストックルームに事前に貼っている、置いてあると安心でしょう。

Q. 予算が少ないときはどこから作り込む？

ブースの動線や役割などの「運営設計」を優先しましょう。出展の目的・目標も一緒に書くと運営を統一しやすいです。

また、装飾は「見せたい一点」に絞り、展示物を精査します。配布物は最小限にし、QR資料でカバーすると考えて大丈夫です。

Q. スタッフのモチベーションを落とさない工夫は？

成果の基準（KPI）を共有すると、スタッフのモチベーションや納得感も出やすくなります。

役割は固定しすぎず、適度に交代することで疲労を分散させましょう。

良かった対応や学びはその場で共有し、改善を回すのが効果的です。朝礼・終礼で要点を言語化すると次に活きます。

Q. 外注先（施工/運営代行）を選ぶポイントは？

価格だけで選ばず、対応範囲と窓口が一本化されているかを確認します。目的に沿った提案をしてくれるか、納期は問題ないか、なども要チェックです。見積もりは条件を揃え、追加費用の発生条件まで確認しましょう。

まとめ｜展示会運営マニュアルは「当日運営」ではなく成果の仕組みを作るもの

展示会運営マニュアルは、当日の手順書というより、「ヌケ」や「モレ」を潰し、成果を再現する仕組みです。テンプレートを使えば、開催概要やレイアウト、運営フロー、役割分担などを「埋めるだけ」で整えられます。

特に重要なのは、誰が・いつ・何を判断し、どのように動くべきか明文化することです。外部スタッフが入る場合は要点を1〜2枚に圧縮した簡易版も用意し、イベント終了後のフォローまでセットで設計すれば、現場の迷いが減り商談化まで滑らかにつながります。

展示会で自社の製品やサービスを効果的に伝えたいなら株式会社ストラーツがおすすめです。

商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。

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