展示会企画の進め方！成功する具体例とアイデア【テンプレート付き】

展示会は大きな投資が必要なビジネスイベントであり、成功させるには企画段階からの戦略が欠かせません。
本記事では、 展示会企画書の作成方法や、成果を出すための企画アイデアとブース設計、具体的な準備スケジュールなど、展示会企画を成功させるためのノウハウを多くの具体例とともに解説しています。登録不要でダウンロードできる 企画書テンプレートや、準備チェックリストもぜひご活用ください。

展示会ブースの企画づくりにコミットするなら株式会社ストラーツがおすすめです。

商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。

１．展示会企画書の基本項目と作成ポイント｜企画書テンプレート付き！

展示会企画書とは、 出展の可否や予算承認を得るための提案資料です。展示会は多額のコストがかかるため、担当者の判断だけでは進められません。 会社として投資する価値があるかどうかを示し、経営層に「この展示会に投資する意義がある」と判断させる説得力が重要です。

なぜ出展するのか？	・出展目的の明確化 ・新規リード獲得、認知度向上、採用など
どのような成果が期待できるのか？	・KPI（名刺交換数や商談数など） ・ROI＝投資対効果

ここでは、説得力のある展示会企画書作成のためのポイントを、詳しく解説します。

また、以下は「展示会企画書テンプレート」です。本記事の第１～２章を参考にしながら作成するとスムーズに進められます。
（※登録不要でダウンロード可能です。）

（1）出展目的とゴール設定｜30の具体例

展示会企画書を作成するための基礎となる、出展目的とゴール設定について解説します。

①展示会の出展目的｜そのまま使える出展目的例20選！

展示会出展を成功させる第一歩は、 出展の目的を明確にすることです。
新規顧客の開拓、既存顧客との関係強化、ブランド認知度向上、採用活動など、目的によって企画の方向性は大きく変わります。

展示会の目的は、さまざまなものが考えられます。
迷ったら、以下を参考に検討してみてください。

▼展示会企画書作成で　そのまま使える出展目的例20選！

1. 新規リードの獲得：名刺交換数や問合せ件数の増加 2. 既存顧客のロイヤリティ強化：継続取引・アップセル提案 3. ブランド認知度の拡大：来場者アンケートやSNS反響で測定 4. 新製品・サービスの市場投入効果測定：初期反応のデータ収集 5. 市場動向・競合情報の収集：展示会来場者・他社ブース調査 6. 販売パートナー・代理店の新規開拓 7. 具体的な商談機会の創出：展示会期間中の商談件数目標 8. 採用広報の強化：業界志望人材へのアプローチ 9. 企業信頼性の訴求：大規模展示会出展による安心感 10. 投資家・金融機関へのアピール：資金調達・協業促進 11. 海外展開の足がかり：海外来場者との接点づくり 12. 協業・提携機会の創出：他社とのコラボ・共同開発 13. 社会的価値の発信：環境配慮・SDGs関連の取り組み 14. 技術力・開発力の訴求：実機デモ・試作品公開 15. デジタル導線の強化：Webサイト・SNSへの誘導数増加 16. 資料請求・カタログ配布によるリード母数拡大 17. 既存製品の再訴求・アップデート認知 18. 業界内でのプレゼンス向上：協会・団体・競合への存在感 19. 業界内ネットワークの拡大：キーパーソンとの接点獲得 20.メディア露出の獲得：取材・記事掲載によるPR効果

②展示会のゴール設定｜【展示会目的別】そのまま使えるKPI例10選！

KPI（重要業績評価指標）とは、展示会の目的達成度を数値で測るための指標です。
名刺交換数や商談件数など、具体的な数値目標をゴールとして設定することで、成果を客観的に評価できるようになります。

展示会の企画書作成では、説得力アップのため、目的に合ったKPIの設定が欠かせません。

▼【展示会目的別】そのまま使えるKPI例10選！

おおまかな目的	KPI例	説明
新規顧客獲得	名刺交換数	新規リード数を測る最も基本的な指標
	商談件数	会場内や展示会後の具体的な商談数
	見積依頼数	展示会をきっかけに送付した見積件数
	成約件数／受注金額	展示会を起点とした売上への貢献度
	新規パートナー候補との接点数	代理店・協業先との商談数
認知度・広報	資料請求数／カタログ配布数	商品・サービスの理解促進度合い
	セミナー・デモ参加人数	集客力と関心度を測る指標
	Webサイト流入数／SNSフォロワー増加数	展示会からデジタル導線への誘導効果
	アンケート回収数	来場者の反応を数値化する指標
	メディア掲載件数	取材や記事化などの広報効果

これらのKPIを事前に設定しておくことで、展示会後の成果を数値で振り返りやすくなります。さらに、次回以降の企画の際も役立てることもできます。

（2）ターゲット顧客像の明確化

展示会企画を成功させるには、 出展目的からターゲット像を明確にすることが大切です。
例えば「新規リード獲得」が目的であれば、購買意欲の高い担当者層を狙う必要がありますし、「認知度向上」が目的なら、業界全体に広く認知してもらえるような役職・層を意識する必要があります。

ターゲットを明確にすることで、ブースデザインやキャッチコピー、配布物、接客方法など、あらゆる施策に一貫性が生まれます。
多くの展示会では、来場者が首から下げているネームホルダーや入場証に、 来場区分（出展社・一般来場者・VIP・メディアなど）ごとの色分けがされているケースがあります。

事前にターゲット像を整理しておくことで、当日その色分けを見ただけで優先的に声をかけるべき層を判断でき、限られた時間の中で効率的なアプローチが可能になります。展示会当日の動きを想定した準備としても非常に有効です。

メッセージが明確であることで、来場者に強く印象づけ、リード獲得数や商談化率、成約率といった成果の向上が期待できます。

ターゲット顧客像は以下の観点で整理すると明確になります。

項目	例
業種・業界	製造業、IT企業、医療機関など
企業規模	大企業／中小企業／スタートアップ
役職・職種	経営層、購買担当、技術者など
抱えている課題やニーズ	コスト削減、効率化、新技術導入など

これらを整理することで、展示会で伝えるメッセージや提供する体験がターゲットに直結し、商談化率の向上につながります。

（3）コンセプトを検討

展示会企画における コンセプト（テーマ・メッセージ）は、目的とターゲットを具体的に表現するものです。

出展目的やターゲットが明確になっていても、それが来場者に伝わらなければ成果にはつながりません。そこで重要になるのが「コンセプト」です。

例えば、コンセプトは以下のように考えます。

目的	ターゲット	テーマの考え方と例
新規リード獲得	製造業の購買担当者	・ターゲットが最も関心を持つテーマは「コスト削減」や「効率化」 ・単なる説明よりも「実際に体験」できるコンテンツが購買担当者の関心を引きやすい 例）「コスト削減を実現する最新技術を体験」
認知度向上	業界全体	・個別のニーズを深掘りするよりも、共通して「面白い」「未来的」と感じられるメッセージが有効 ・短時間で「気になる」と思わせるには、キャッチーでわかりやすいテーマが必要 例）「未来の業界をつくる革新的なソリューション」

このように、コンセプトを設定することで、ブースデザインやキャッチコピー、配布物、スタッフの声かけまで一貫性を持たせることができます。

「コンセプト作り」とは、目的×ターゲットを来場者に響く言葉に翻訳する作業と言えます。

（4）出展規模と予算の概算

展示会企画書では、 出展規模と予算感から ROI（＝投資対効果）の目安を提示し、上司や経営層が判断しやすくすることも重要です。

出展規模は、ブース面積や小間数だけでなく、 装飾のグレードや体験コンテンツの有無によっても大きく変わります。たとえば、同じ9㎡（3×3m）のブースでも、壁面装飾・大型モニター・商談スペースを加えるかどうかで印象も費用も数十万円単位で異なります。

予算の目安は以下の通りです。

規模	面積	費用目安	予算配分例
1小間	約9㎡	50〜100万円	– ブース施工・装飾：25〜50万円 – 人件費（交通費・宿泊費含む）：10〜20万円 – 配布物・ノベルティ：5〜10万円  – 広告宣伝費（招待状・Web告知）：5〜10万円  – その他（電気・備品など）：5万円前後
2小間	約18㎡	150〜250万円	– ブース施工・装飾：80〜120万円  – 人件費：30〜50万円  – 配布物・ノベルティ：15〜25万円  – 広告宣伝費：15〜25万円  – その他：10万円前後
4小間	約36㎡	300〜500万円	– ブース施工・装飾：150〜250万円  – 人件費：60〜100万円  – 配布物・ノベルティ：30〜50万円  – 広告宣伝費：30〜60万円  – その他：20万円前後

企画書段階では、細かい内訳までは不要です。「出展規模（小間数・面積）」「想定費用の幅」「予算配分のイメージ」を概算で示します。

また、 規模が大きくなると「施工費＋人件費」の割合が大きくなり、合計で数百万円規模になるのが一般的です。

次の記事では、ブース制作会社をランキング形式で紹介しています。費用や選び方についても詳しく解説しているので、ぜひお役立てください。

【2026年版】展示会ブース制作会社ランキング20選！費用も解説

（5）大まかなスケジュールを示す

企画書段階では、 準備から開催後までの大まかな流れを示しておくことが重要です。これにより、上司や経営層が「計画性がある企画だ」と判断しやすくなります。

展示会準備の一般的なスケジュールは以下の通りです。

時期	主なタスク
6か月前〜3か月前	出展目的・ターゲットの整理、予算検討、出展申込、ブース企画の方向性決定
3か月前〜2か月前	ブースデザイン検討・施工会社選定、制作物（パンフレット・ノベルティ）企画
2か月前〜1か月前	事前集客施策（招待状、メール、Web告知）、スタッフアサイン・研修準備
直前（1か月以内）	ブース施工確認、搬入計画、配布物・備品手配、スタッフ研修
開催当日	来場者対応、商談実施、リード獲得
開催後〜1か月	リード管理、フォロー連絡、成果レポート作成

２．承認される展示会企画書にする３つのコツ

展示会企画書は、上司や経営層に「投資する価値がある」と判断してもらうための資料です。そのためには、ただ情報を並べるのではなく、 短時間で理解しやすく、数字で説得できる構成が欠かせません。

そこで、ここでは承認を得やすくするための具体的な3つの工夫を紹介します。

（1）数字と根拠を示す

企画書では、 「期待できる成果」を数値で示すことが最も効果的です。

さらに 「過去出展時の実績」や「業界平均値」といった根拠データを添えることで、企画の信頼性が増し、投資判断がしやすくなります。

▼根拠に基づく期待できる成果の提示例

・「総投資300万円に対し、名刺150件・商談30件・受注3件を想定。粗利360万円、ROI＋20%。 　根拠は前回実績＋施策差分（小間数拡大、予約制デモ、事前メール3,000件）によるKPI改善です。」 ・「リスクを織り込んだワーストでもROI −20%に留まる一方、ベストで＋60%。 　判断材料として3シナリオを提示します。」

（2）わかりやすさ重視｜1枚目にサマリー（要約）を置く

経営層は細部まで読み込む時間が限られています。
最初の1枚に企画の目的・ゴール・予算・期待効果をまとめたサマリー（要約）を置くことで、全体像を一目で理解できます。そのうえで詳細を読み進めてもらえるので、承認のスピードも上がります。

▼サマリー例

○○EXPO 2025 出展企画サマリー 開催日：2025年11月6日〜8日　会場：東京ビッグサイト 目的 新規受注の創出（粗利ベースで投資回収＋20%を目標） ターゲット 製造業の購買・設備担当（従業員300名以上の企業） 期待効果（KPI） ・名刺獲得数：150件 ・商談数：30件 ・受注数：3件想定 ・粗利：360万円 ・ROI：＋20% 投資額と配分（概算） 総投資：300万円 ブース施工・装飾費：150万円 ・人件費・交通費：60万円 ・制作物（パンフ・ノベルティ）：30万円 ・広告宣伝費：30万円 ・その他（電気・備品など）：30万円 主要施策（前回からの差分） ・小間数を2→4小間に拡大し、視認性と滞在時間を強化 ・予約制デモを導入し、商談化率を向上 ・事前メール配信（リスト3,000件）＋SNS＋広告で集客強化 本件についてご承認をお願いいたします。 ※発注期限：2025年9月20日

（3）図解・表を多用し直感的に理解できる企画書

展示会企画書の本文は、文字ばかりであると理解しにくく説得力に欠けます。

例えば、 KPI比較グラフを作成したり、 予算配分は円グラフ、スケジュールは表、来場者ターゲットは図解など、視覚的に整理することで、内容が直感的に伝わります。

▼KPI比較グラフの例

特に経営層は「ぱっと見て理解できる資料」を好むため、図解や表の活用は承認率を高めるポイントです。

また、展示会の企画なら、「 結果にコミット」する提案力に定評のある株式会社ストラーツがおすすめです。
経験豊富なエキスパートが、 低価格×ハイクオリティを両立。展示会の 企画・制作・設営・運営はもちろん、 動画制作・チラシ・ノベルティのデザイン・印刷までワンストップでサポートします。

３．展示会で成果を出すための企画アイデア

展示会で成果をあげるには、 来場者を呼び込み、商談につなげ、確実に次のアクションへと進める仕掛けが必要です。
ここでは、実際の展示会企画でよく活用されるアイデアと、成功につながる戦略的な動線設計について紹介します。

（1）来場者を集める仕掛け

展示会の企画は、来場者を集められるものであることが重要です。
ここでは、体験型コンテンツとノベルティを活用した仕掛けについて解説します。

①体験型コンテンツ

来場者が「自分で触れる」「体感できる」仕掛けは記憶に残りやすく、滞在時間も長くなります。

目的に合ったコンテンツを企画することで、成果につながりやすくなります。

▼目的とコンテンツの組み合わせ例

目的	コンテンツ例	主要KPI
新規リード獲得	予約制デモ／タッチ&トライ	名刺・予約数／商談化率
認知度向上	3分デモ＋大型ビジュアル	立ち寄り数／滞在時間／SNS反響
技術力訴求	実機分解・比較実験	技術質問数／デモ完走率
パートナー開拓	協業ユースケース体験	共同打合せ設定数
採用	ミニ課題体験・現場VR	応募登録数／面談設定数

②ノベルティ｜７つの業界別42のアイデア例

ノベルティは、 ブランド想起を強化する重要なツールです。
来場者がオフィスや現場に持ち帰り、 日常的に使用するアイテムであれば、自社名やロゴが繰り返し目に入り、社内での共有や口コミにもつながります。

また、 それ自体が立ち寄る理由となるようなノベルティであれば、来場者の足を止め、自然に会話や名刺交換のきっかけを生むことが期待できます。

以下は業界別のおすすめノベルティ例です。

業界	ノベルティ例	ポイント
IT・SaaS系	・USBメモリ ・セキュリティキー ・ケーブル類 ・マルチポートアダプタ	デジタルワークに直結し利用頻度が高い。 ブランド想起に直結。
製造業・産業機器系	・作業用グローブ ・セーフティゴーグル ・メジャー ・水平器 ・ポケット工具 ・耐油ボールペン ・工場用メモ帳 ・マルチツール	工場や現場で繰り返し使われ、ロゴ入りで“実用品兼広告塔”になる。
コンサル・サービス業	・高品質ノート ・付箋セット ・ビジネス多機能ペン ・革調カードケース ・資料ファイル ・デスク用ミニカレンダー	商談やオフィスで日常的に使われ、無意識にブランド想起につながる。
医療・ヘルスケア系	・携帯用アルコールスプレー ・マスクケース ・携帯手洗いジェル ・聴診器モチーフボールペン ・ポケット応急キット	感染対策や現場で役立ち、医療従事者から高評価を得やすい。
建設・不動産・インフラ系	・反射バンド ・LEDライト ・防水メモ帳 ・現場用ポーチ ・方位磁石 ・キーホルダー ・折りたたみメジャー	屋外・現場で活躍しやすく、実用性が高いノベルティ。
金融・士業（会計・法務など）	・電卓付きボールペン ・デスクオーガナイザー ・高級名刺ケース ・ブックカバー ・資料ホルダー	信頼感・堅実さを象徴する品が好まれ、商談時に話題にもつながる。
教育・研修・人材系	・USB付きレーザーポインター ・タイマー付き文房具 ・学習用ノート ・チェックシート集 ・研修資料入りクリアファイル	実務や学習に直結し、利用率が高い。研修や教育と親和性が強い。

ノベルティはモノだけでなく「業界動向レポート」や「最新トレンド資料」などの情報提供型コンテンツも効果的です。知見を持ち帰って社内共有できる資料は、来場者からの信頼感を高め、後日の商談にもつながりやすくなります。

また、ノベルティの配布方法は「条件を工夫する」ことも重要です。
例えば 「名刺交換をしてくれた方」や「アンケートに回答してくれた方」に限定してノベルティを渡すようにすれば、リード情報と引き換えにすることができます。

来場者にとっても「行動する理由」となり、自然な流れで会話や商談のきっかけを生み出す効果があります。

（2）商談につなげる動線設計

展示会のブースは、 来場者が自然に奥へ進みたくなるレイアウトにすることが重要です。

例えば、入口でアイキャッチにより興味を引き、中央で体験コンテンツを用意し、奥に落ち着いた商談スペースを設ければ、 関心 → 体験 → 打ち合わせの流れをスムーズに作り出し、効率的に商談へ導くことができます。

▼商談につなげるための動線のポイント

動線	ポイント
【入口】 集客ゾーン 　 ↓ 来場者の足を止める	・大型パネル＋キャッチコピー 例：「導入コストを30％削減する新技術」など、数字や効果を強調 ・動きのあるアイキャッチ LEDビジョンでデモ動画を流す、実際に稼働する小型機材を置くなど、遠目でも目立たせる ・来場者参加型のサインボード 「業界の課題ランキング」や「投票コーナー」を設置し、通りすがりの人を巻き込む
【中央】 体験ゾーン 　 ↓ 体験・理解を深める	・実機デモ・ハンズオン体験 来場者が自分で触れる端末や機材を配置 ・短時間でわかるデモコーナー 「3分でできるコスト削減診断」「5分で使い勝手を体感」など、所要時間を明示 ・デジタルサイネージ＋QR誘導 サービスの特徴を映像で流しつつ、QRコードから資料請求やデモ予約へ誘導
【奥】 商談ゾーン 　 ↓ 商談深い対話	・半個室の商談スペース 遮音パネルや植物で区切り、落ち着いて話せる空間に ・成功事例ボードや導入企業一覧 壁面に「導入実績◯◯社」や「成功ストーリー」を掲示し、安心感を与える ・資料・価格表コーナー 机上に製品資料や価格シートを置き、すぐに具体的な会話へ移れる導線に

一覧表のようにゾーンごとに役割を明確にすることで、来場者は自然にブース内を移動し、段階的に理解を深めながら商談へ進みやすくなります。特にBtoB展示会では、 導線設計＝商談率向上のカギとなります。

４．展示会企画の進め方｜準備から当日・事後フォローまでのスケジュール【ダウンロードできるチェックリスト付き】

展示会の企画書が通ったら、確実に実行するためのスケジュールを作成します。
ここでは、一般的な展示会における全体スケジュールを5つのフェーズに分けて解説します。

時期と概要	詳細
6か月前〜3か月前 テーマ決定ブース企画	・展示会テーマ・出展コンセプトの確定 出展目的とターゲットをもとに、全体のテーマやメッセージを決定 ・ブース企画の方向性検討 小間数、レイアウト、体験コンテンツの有無を検討（ブースの大枠を決定） ・出展申込・社内承認 主催者への出展申込や社内の承認を完了させる
3か月前〜2か月前 制作会社選定 デザイン確定	・ブース施工会社・制作会社の選定 複数社から見積を取り、比較検討して発注先を決定 ・ブースデザインの確定 レイアウト、カラー、装飾物、モニターや什器の配置を設計（コンセプトの具現化） ・制作物の企画 パンフレット、カタログ、ノベルティ、動画コンテンツなどを制作開始
2か月前〜1か月前 事前集客広報施策	・招待状・DM・メール配信 既存顧客や見込み顧客に案内を送付 ・Webサイト・SNSでの告知 展示会特設ページを作成し、SNSでも定期的に発信 ・メディアへの広報活動 プレスリリースや業界誌への情報提供も有効 ・スタッフアサイン・研修準備 接客担当、デモ担当、バックオフィス担当など役割を決定
直前〜当日 運営準備 スタッフ研修	・搬入・設営確認 施工会社と連携してブースの設営を完了 ・備品・配布物の最終確認 パンフレット、ノベルティ、名刺管理ツール、PC・モニターなどを準備 ・スタッフ研修・ロールプレイ 声かけの仕方、商談へのつなげ方を実践形式で確認 ・当日の運営 来場者対応、デモ実施、名刺交換、アンケート回収
開催後〜1か月後 リード管理 商談化フォロー	・名刺・リード情報の整理 CRMやExcelに登録し、属性や温度感を分類 ・フォロー施策の実施 展示会直後にサンクスメールを配信し、早期に商談を打診 ・成果レポート作成 名刺数、商談数、受注数、ROIをまとめ、経営層に報告 ・ナレッジ化 うまくいった点・改善点をまとめ、次回展示会への改善につなげる

展示会企画は「準備→当日→事後フォロー」の流れが揃って初めて成果につながります。
スケジュールを明確にしておくことで、抜け漏れなくタスクを進められ、社内の関係者も動きやすくなります。

特に 事前集客と事後フォローは成果を大きく左右するため、必ず計画に組み込むことが重要です。

以下は、「展示会実行計画チェックリスト」です。準備～終了後まで漏れなく実行するために、ぜひご活用ください。
※登録なしでダウンロードできます。

まとめ

展示会企画は、目的を明確化し、成果を数値で示すことで初めて社内承認を得られます。そして、ターゲットに基づくコンセプトやブース設計、効果的な集客施策、事後フォローを組み合わせることでROIを最大化できます。
本記事で紹介した企画書テンプレートやチェックリストを活用し、成果を最大化できる出展を目指しましょう。

また、展示会ブースの企画づくりにコミットするなら株式会社ストラーツがおすすめです。

商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。

この記事の監修者