公開日：2025-08-31 更新日：2026-03-17
【展示会準備スケジュール完全版】出展計画からアフターフォローまで手順を紹介
この記事の監修者：堀江 和敬 株式会社ストラーツ 代表取締役社長
これまでに多数のイベント・展示会を制作。
日本最大級のIT系のオンライン展示会を主催を経験。
展示会では費用対効果を重視し、名刺獲得からの受注を最大化することを大切にしている。
展示会の成功は当日のパフォーマンスだけでなく、事前の「 準備力」にかかっています。
この記事では、展示会の準備に必要な スケジュールやポイントを、時系列でわかりやすく解説します。 チェックリスト、展示会出展計画書や集客アップのためのSNS等のテンプレートも用意しているので、初めての方でも確実に展示会準備を進められます。
展示会で自社の製品やサービスを効果的に伝えたいなら株式会社ストラーツがおすすめです。
商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。
目次
展示会準備の全体スケジュール【チェックリスト付き】
| 時期 | 主な準備内容 |
| 6か月前～4か月前 | ・出展計画の作成 ・出展申し込みを完了させる |
| 3か月前～2か月前 | ・ブース施工会社の選定 ・事前集客の計画・実施 ・備品のリストアップと準備 ・ノベルティやチラシなど配布物の作成 ・当日スタッフの手配 ・宿泊・交通手配 |
| 1か月前～2週間前 | ・接客マニュアル・トークスクリプトの作成 ・スタッフのトレーニング ・アンケート用紙の作成 ・デモや商談アポ取り |
| 前日 | ・ブースの搬入・設営（マニュアル・図面を持参） ・機材や配布物の最終チェック ・スタッフの配置確認と全体ミーティング ・来場者対応・名刺交換・アンケート回収 ・SNSで当日の様子をリアルタイム発信 |
| 展示会終了後 | ・リード管理表への入力 ・お礼メールや資料送付などの初期フォロー ・商談につながった案件を営業へ引き継ぎ ・社内で振り返り・ミーティング ・成果レポートの作成と関係部署への共有 |
以下は、展示会の準備スケジュールのチェックシートです。登録不要でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
展示会準備は早めにスタートする
展示会準備は、できるだけ早めにスタートさせましょう。次のような理由があります。
| ・ギリギリだと施工依頼が断られたり、直前加算があったりする ・急な追加料金やトラブルを避けられる ・余裕をもって事前告知やノベルティの作成ができる |
事前シミュレーションを行ったり、ToDoリストを作っておいたりすると、当日のトラブルを未然に防げます。
「社内リソースだけで準備できるか不安・・」という方は、展示会ブース制作会社に相談してみるのもおすすめです。以下の記事ではランキング形式でブース制作会社を紹介しています。
6か月〜4ヶ月前 | 出展計画と出展申し込み
6ヶ月〜4ヶ月前は、出展計画を作りつつ、出展の申し込みを完了させるフェーズです。詳しく見ていきましょう。
（1）出展計画の作成
出展計画とは、展示会に出展するにあたって「なぜ出るのか」「何をどう見せるのか」「どうやって成果を出すのか」を明確にし、準備・実行・振り返りまでを戦略的に組み立てる計画のことです。
出展計画では次の8要素を決めましょう。
| 要素 | 内容 |
| 出展目的 | 何のために出展するのか？ （例）リード獲得・認知拡大・商談化・採用など |
| ターゲット | 誰に響かせたいのか？ （例）業種や抱えている課題など来場者属性を明確にする |
| 訴求ポイント | 商品の強みは何か？ （例）競合にない自社ならではの強み |
| 展示内容 | 何をどう展示するのか？ （例）実物の展示に加えて、デモやパネル、映像で訴求する |
| KPI（指標） | 展示会の成功指標は？ （例）名刺獲得数・商談数・ブース入場数など |
| チーム体制 | 何人必要で、誰が何を担当するのか？ 事務局・制作・営業・広報など「準備」と「当日」を含めたチーム体制を決める |
| スケジュール | 準備〜当日〜フォローまでをどのように進めるか？ |
| 予算 | 出展料や制作費、人件費、旅費などを含めた総予算はいくらか？ |
出展計画が成果を左右する
展示会は「ブースを作れば成果が出る」というものではありません。
単なる「準備リスト」や「作業スケジュール」ではなく、目的・ターゲット・訴求内容・予算・体制・KPI（成果指標）などを事前に整理することで、展示会の成果が大きく変わってきます。
計画が甘いと、次のような失敗のリスクが高くなります。
▼展示会の失敗例
| ・誰に何を伝えたいのか曖昧で、伝わらない展示になる ・設営や接客がバラバラで、統一感がない ・準備不足で時間やコストが無駄になる ・出展後に成果が測れず、次回につながらない |
逆に、出展計画がしっかりしていれば、ブースの目的や訴求ポイントがブレず、 来場者に響く展示ができるようになります。
【専門家からのワンポイント】
展示会は “場を作る” ことが目的ではなく、“成果を得る” ための場。だからこそ、目的やターゲット像は全員が同じ絵を描ける状態にして臨むことが重要です。
出展計画のテンプレートも用意していますので、活用してください。
展示会出展計画書テンプレ－トはこちら。
（2）出展の申し込みを完了させる
同時に、イベント出展への申し込みも完了させましょう。
申請期限や利用可能な設備、提出書類などを確認しながら早めに手続きを完了させることで、その後のブース設計や各種手配をスムーズに進めやすくなります。
また、展示会の1か月前～２週間前頃に、当日のブース番号が確定することが多いです。確定次第、ホームページやSNS・メールなどで告知しましょう。
3ヶ月前〜2ヶ月前 | 施工会社選びと各種手配
3ヶ月前〜2ヶ月前では、主にブース施工会の選定と手配業務を行います。他にも、当日多くの人に来てもらうための事前集客、配布物の制作などもこのタイミングで行うのが望ましいです。
（1）ブース施工会社の選定
自社で設計するのが難しい場合は、展示会専門の施工会社に依頼するのがおすすめです。見積もり段階で伝えるべき情報は以下のとおりです。
| ・小間数・開催日程・会場場所 ・希望する演出や展示物の種類 ・予算の上限 ・自社で持ち込む備品（モニター、パネル、パンフなど） |
施工会社によっては 事前に3Dパース（完成予想図）を作成してくれるので、完成イメージを共有しながら進めると安心です。
展示会準備を依頼するなら、「 結果にコミット」する提案力に定評のある株式会社ストラーツがおすすめです。
経験豊富なエキスパートが、 低価格×ハイクオリティを両立。イベントブースの 企画・制作・運営はもちろん、 動画制作・チラシ・ノベルティのデザイン・印刷までワンストップでサポートします。
ブース施工会社は価格だけで選ばず、目的に合った提案力や対応範囲も確認します。来場者にどう見せたいか、どんな動線にしたいかを共有し、デザイン性と実用性の両面から比較検討することが大切です。
（2）事前集客の計画・実施
当日より多くの来場を見込むためにも、ホームページやSNSによる「事前集客」を計画・実施しましょう。事前集客の方法として次のものがあります。
▼事前集客の例
| １）自社Webサイトに特設ページを設置（出展製品・ブース位置・見どころ） ２）メールマガジンで既存顧客に案内（来場予約やノベルティ案内をセットに） ３）SNS（X、LinkedIn、Instagramなど）で定期的に出展情報を発信 ４）過去の展示会名刺リストに案内メール／電話 ５）営業担当からの個別連絡（「ぜひ〇日にお立ち寄りください」） ６）PDFなどで招待状を送付（来場者特典やデモ体験なども記載） |
ただ単に出展を告知するだけでなく、「相手にとってのベネフィット」を伝えることが重要です。特に、「〇時にデモ予定」「ノベルティあり」など “行く理由” を明確に伝えることがポイントです。
（3）備品のリストアップと準備
当日使うアイテムは早めに手配・チェックしておくと、直前のバタつきを避けられます。たとえば、次のような備品があります。
▼備品の例
| ・展示台 ・テーブル、椅子 ・延長コード ・名刺入れ ・ハサミ、テープ ・USBメモリなど |
展示会で必要になりやすい備品をまとめたので、以下をご覧ください。
（4）ノベルティやチラシなど配布物の制作
配布物は、持ち帰った後にも自社を思い出してもらうために欠かせません。ポイントは「情報を詰め込みすぎず、強みが短時間でアピールできる内容」にすること。配布物の例をいくつか紹介します。
▼主な配布物
| ・ノベルティ（自社ロゴが入ったオリジナルグッズ） ・チラシ（開催場所や展示内容をまとめたもの） ・パンフレット（当日の営業資料・持ち帰り資料として活用） |
デザインや印刷など工数がかかるので、必要に応じて外注しましょう。
（5）当日スタッフの手配
出展計画で決めた「チーム体制」をもとに、スタッフを手配します。社内だけでなく、社外スタッフも含めて手配を完了させるのが理想です。当日スタッフの役割として次のものがあります。
| 役割 | 主な業務 |
| 統括マネージャー | 運営全体を見渡し、トラブルやイレギュラー対応の意思決定をする |
| 製品説明担当 | 実演やデモ、詳細説明を行う |
| 商談担当 | 見込み度の高い来場者と席で商談 |
| アンケート・名刺管理担当 | 名刺交換、アンケート記入促進、リード整理 |
| サポート担当 | 在庫・備品補充、資料配布、トラブル対応 |
手配ができたら、当日のシフトも決めましょう。会期中に説明担当だけだと疲れてしまうので、時間ごとに役割を変えられると負担も少なく済みます。
（6）宿泊・交通手配
スタッフの宿泊先・交通手配も、このタイミングで行いましょう。特に宿泊の手配は、特に大規模な展示会の場合には会場付近のホテルを押さえるのが大変になりやすいです。できるだけ早めに予約しましょう。
1ヶ月〜2週間前 | スムーズな運営に向けた準備
展示会1ヶ月〜2週間前は、当日スムーズに運営するためのバックグラウンド業務がメインです。マニュアルやスタッフトレーニング、事前のアポ取りなどを行います。
（1）接客マニュアル・トークスクリプトの作成
営業担当者が自ら接客する場合は、普段の営業活動と同様に臨機応変な対応ができますが、アルバイトや外注スタッフを入れる場合は、説明内容や対応品質をそろえるためのマニュアル・トークスクリプトが必要です。
▼初期トークスクリプト例（外注スタッフ向け）
| 1.「こんにちは！〇〇（会社名）です。〇〇にご興味のある方にご案内しています。」 2.「本日は〇〇を展示しています。〇〇を活用すると△△（メリット）があります。」 3.「実際のデモをご覧いただけます。〇分程度でご説明いたします。」 |
▼マニュアルの要点
| ・製品の特徴・競合との差別化ポイント ・よくある質問とその回答例（FAQ） ・資料やノベルティの渡し方 ・見込み度別の対応方針（A見込み＝30分以内、B見込み以下＝10分以内） ・商談化の判断基準と次のアクションフロー |
1人の来場者に時間をかけすぎないための対応時間ルールも決めておくと効率的です。（例：B見込み以下は10分以内、A見込みは30分以内など）
（2）スタッフのトレーニング
トークスクリプトやマニュアルをもとに、スタッフのトレーニングを実施。特に「製品説明」「接客マナー」「緊急対応」については重点的に教育しましょう。
商品知識の共有だけでなく、展示会特有の接客の流れも練習しておきます。立ち止まっている来場者にどう声をかけるか、どこまで説明するか、見込み度の高い来場者をどう引き継ぐかなどを共有しましょう。
（3）アンケート用紙の作成
自社ブースに来てくれた来場者に回答してもらうアンケートを作成します。会期中に「ヒアリングできなかった人」を取りこぼさないためにもアンケートが重要です。
▼アンケート用紙の作り方
| ・目的の明確化（例：商談獲得、ユーザーニーズを掴むため） ・ターゲットを決める（リードの優先順位をつけやすくするため） ・質問をリストアップ ・質問を絞り込む |
アンケートは、「商談獲得を増やしたい」「ユーザーニーズを掴みたい」といった目的にマッチしています。また、ターゲットを決めることも重要です。
導入時期の質問の対して「決まっている」に◯をつけた人はホットリード、「未定」の人はメールで資料送付など、リードの優先順位をつけやすくなります。
（4）デモや商談のアポ取り
既存の見込み顧客や接点のある企業には、展示会で「話す約束」を事前に入れておくとスムーズです。デモの予約を確保するのも良いでしょう。
▼アポ取りのポイント
| ・展示会で話すメリットを具体的に伝える ・希望日時を複数提示して調整しやすくする ・所要時間の目安を伝えて心理的ハードルを下げる ・アポ獲得後はカレンダー登録やリマインドを行う |
ブースで会う理由や見どころを伝えながら個別に案内し、当日の商談機会を確保しやすい状態をつくりましょう。
前日 | 搬入と最終チェック
展示会の前日では、主に最終チェック業務を行います。当日トラブルやイレギュラーを最小限にするためにも、入念にチェックしましょう。
（1）ブースの搬入・設営
ブースの搬入・設営では、施工会社任せにせず、自社でも仕上がりを確認することが大切です。パネルの見え方や展示物の配置、商談スペースの使いやすさを見ながら、来場者が立ち寄りやすい状態に整えます。
（2）機材や配布物の最終チェック
モニターやPC、デモ機材の動作確認と、パンフレットやノベルティの部数を最終チェック。事前に用意したつもりでも不足や不具合は起こりやすいため、現場で使う前提で細かく確認しておくことが重要です。
（3）スタッフの配置確認と全体ミーティング
当日の接客をスムーズに進めるために、誰がどこに立ち、何を担当するかを明確にしましょう。全体ミーティングでは役割分担、対応フロー、注意点を共有し、現場全体の動きを揃えます。
（4）来場者対応・名刺交換・アンケート回収
当日は、来場者に合わせた案内を行いながら、名刺交換やアンケート回収につなげていきます。単に情報を集めるのではなく、相手の関心や課題感も把握し、展示会後の営業につながる情報を残すことが重要です。
▼標準的な流れの例
| １）声掛け・立ち止まり ２）簡単な製品説明 ３）デモ体験またはパネル・映像案内 ４）名刺交換・アンケート記入 ５）商談席またはフォローアップ案内 |
来場者の中には声をかけられたくない人もいるので、「声かけ」については慎重に行いましょう。展示物の前で悩んでいそうな人に対して「どのようなことでお悩みですか？」と聞く程度で問題ありません。
（5）SNSで当日の様子をリアルタイム発信
展示会当日の様子をSNSでリアルタイム発信することで、まだ来場していない見込み客や既存顧客にも接点をつくれます。
ブースの雰囲気やデモの様子、見どころ、ブース番号などを発信し、会場での来訪を後押しする情報として活用することが大切です。
展示会終了後 | アフターフォロー
展示会は、「終わった後が勝負」と言っても過言ではありません。基本情報や名刺をもとにアプローチし、商談・受注につなげていきます。
（1）リード管理表の入力
展示会終了後、まず最初にやるべきは「リード情報の仕分け」です。名刺やアンケートの内容をもとにリード管理表に入力します。
以下のようにフォーマットを決めておくと、社内での引き継ぎがスムーズになります。
▼リード管理フォーマットの例
| 項目 | 入力例 |
| 会社名 | 株式会社サンプル |
| 氏名／役職 | 佐藤 太郎／情報システム部 部長 |
| メールアドレス | taro.sato@example.co.jp |
| 興味のある製品 | モバイルPOS |
| 検討状況 | A（導入検討中） |
| 次アクション | 7/25 オンライン商談予定 |
| 備考 | デモに強く反応。導入時期：年内希望。 |
交換した名刺は、専用アプリでスキャンするか、手入力でデジタルデータとして管理します。紙のままだと管理や共有がしづらく、対応が遅れる原因にもなります。
また、来場者の温度感を把握するため、リードを 「A（導入意欲が高い）」「B（比較検討中）」「C（情報収集中）」といった3段階で分類します。ランク付けによって、フォローの優先順位を明確にできます。
「次にどう動くか」が未設定のリードには即座にアクション
（2）お礼メールや資料送付などの初期フォロー
展示会後は、すべての来場者に対して「ありがとうございました」の気持ちを込めてお礼メールを送りましょう。
メールの内容は以下を参考にしてみてください。
▼お礼メールの文例（抜粋）
| 〇〇展示会では、弊社ブースにお立ち寄りいただき誠にありがとうございました。 当日ご紹介した製品資料を添付いたしますので、ぜひご覧ください。 また、具体的なご相談や導入の検討については、 下記よりお気軽にお打ち合わせのお申し込みをいただけます。 ▼オンライン面談予約フォーム https://◯◯◯ |
A・Bランクの見込み客には以下を添えると良いでしょう。
| ・展示会で使用した資料のPDF／製品カタログ ・具体的な導入事例や価格プラン ・オンライン面談予約フォーム（カレンダーリンク付き） |
（3）商談につながった案件を営業へ引き継ぎ
商談化の可能性が高い案件は、温度感が下がる前に営業へ引き継ぎましょう。
名刺情報だけでなく、展示会で聞けた課題や関心分野、検討時期まで共有しておくことで、営業担当が具体的な提案につなげやすくなります。
引き継ぎ後、営業担当は来場者の熱が冷める前に、優先度の高い見込み客から商談に進めることが重要です。
▼引き継ぎ後のアプローチ例
| ・Aランク顧客には、営業担当から個別メール or 電話フォロー ・オンライン面談や訪問の打診で次の接点を作る ・すでにニーズが明確な場合は、提案書・見積もりを送付 |
※提案資料は、「展示会で話したポイントを反映」したものにすると効果的です。
（4）社内で振り返り・ミーティング
展示会の 費用対効果（ROI）を明確にするための振り返りも非常に重要です。展示会の成果やフォローアップの動きをレポートにまとめましょう。次回出展の判断材料にもなります。
▼効果測定資料の例
| 項目 | 実績 |
| 来場者数 | 650名 |
| 名刺獲得数 | 280件 |
| 商談化件数 | 48件 |
| 成約見込み | 6件（予定） |
| フォロー完了率 | 95％ |
振り返りミーティングのポイントは以下の通りです。
| ・来場者の反応（展示、デモ、導線など） ・良かったトーク・説明の型 ・ボトルネック（混雑、資料不足など） ・次回改善点（導線設計、ノベルティ、呼び込み方法） |
また、展示会の成果レポートは、社内での共有も忘れずに行いましょう。
良かった点だけでなく改善点も言語化しておくことで、次回の展示会準備や現場運営の質を高めやすくなり、再現性のある改善につながります。
（5）成果レポートの作成と関係部署への共有
成果レポートでは、来場者数や獲得リード数に加え、反応の良かった訴求や商談見込みも整理してまとめます。
関係部署に共有しやすい形で可視化することで、営業連携や次回出展の判断材料として活用しやすくなります。
展示会準備に欠かせない！ブースの設計・施工ポイント
展示会におけるブースは、会社や製品の “顔” となる重要な要素です。
世界観やブランドをうまく表現できていれば、足を止める・話しかける・名刺交換するといった行動につながります。
この章では、成果を上げるためのブース設計と制作準備のポイントを解説します。
（1）小間サイズとレイアウトを決める
展示会ごとに決められた「小間数（こますう）」＝出展スペースの広さに応じて、ブースの形状や配置が決まります。
| 1小間（3×3m） | 最低限の展示に向く。限られたスペースで “見せる工夫” が必要 |
| 2小間以上 | 製品展示、打ち合わせ席、動画コーナーなどを分けやすく、設計の自由度が上がる |
限られたスペースをどう活かすかを考え、「来場者の視線」「動線」「滞在時間」を意識してレイアウトを考えましょう。
（2）色・照明・素材で “第一印象” をデザインする
展示会場には、数十〜数百ものブースが並びます。第一印象で「なんか気になる」と思わせることが勝負の分かれ目です。
| 演出要素 | 効果 | ポイント |
| 色彩 | ブランド印象を定着させる | コーポレートカラーやブランドカラーを使用し、顧客が「見覚えあるな…」と立ち寄りやすく、わかりやすくする |
| 照明 | 展示物に注目を集める | スポットライトや間接照明で立体感・清潔感を演出 |
| 素材 | 世界観・質感を伝える | 木材、金属、布などでナチュラル、高級、スタイリッシュを表現 |
特に照明は “顔” になる重要パーツです。LEDやライトアップの使い方で、来場者の印象を大きく左右できます。
また、展示会ブースのレイアウトについては、以下の記事で詳しく解説しています。
展示会ブースの施工会社への依頼を検討している方は、以下の記事をご覧ください。
まとめ
展示会の準備は、「 いつ・誰が・何をするか」を明確にしながら、早めに着手することが成功のカギです。
とくに、出展計画やブース設計、事前集客、当日のオペレーション、展示会後のフォローまでを一貫して計画することで、費用対効果の高い出展が実現します。
本記事で紹介した チェックリストやテンプレートを活用し、着実に準備を進めていきましょう。
展示会で自社の製品やサービスを効果的に伝えたいなら株式会社ストラーツがおすすめです。
商材の特徴を整理し、来場者に伝わる見せ方やメッセージ設計からブースデザイン・施工、制作物準備、当日運営まで対応。展示会で伝わる展示設計を通じて、出展効果を高めるブースづくりを支援します。
この記事の監修者
堀江 和敬 株式会社ストラーツ 代表取締役社長
これまでに多数のイベント・展示会を制作。展示会では費用対効果を重視し、名刺獲得からの受注を最大化することを大切にしている。
監修者コメント：
展示会は、ただ「見せる」だけではなく、「成果を出す」ために戦略的に準備を進める必要があります。来場者の心を動かし、商談やリード獲得につなげるには、目的に合った設計と表現が欠かせません。ブースの力を信じて、ぜひ価値ある展示会にしていきましょう。
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